В торговой сети «Аникс» построили систему диспетчеризации транспорта и управления логистикой на базе «1С:TMS Логистика. Управление перевозками». Ключевой особенностью проекта было то, что необходимо было произвести переход на систему без остановки процесса управления транспортом и отправки рейсов, иначе это могло бы привести к существенным потерям в розничной сети. В результате выполнения проекта предприятие получило инструмент, позволяющий обрабатывать до 5000 заявок на доставку в день и решать, как текущие, так и перспективные задачи управления и развития.
Торговая сеть «Аникс» (ООО «Прайд-А») — это торгово-производственное предприятие, которое включает в себя широкую розничную сеть (несколько сотен магазинов), 6 крупных распределительных центров и производство полуфабрикатов. Территория присутствия компании — 26 районов Алтайского края и Республики Алтай.
Цели проекта:
- снять риски по остановке системы;
- обеспечить возможность доработки системы в соответствии с задачами автоматизации бизнес-процессов.
Задачи проекта:
- перейти на новое ПО без остановки процесса доставки;
- интегрировать новое ПО в текущую информационную систему предприятия (порядка 30 различных видов и протоколов обмена);
- оптимизировать отраслевой учет (учет оборота паллет, фиксация данных кросс-докинга и данных по челночным перевозкам);
- создать инструменты для расчета стоимости рейсов и оценки эффективности различных способов доставки;
- создать специализированные автоматизированные рабочих места и удобные пользовательских интерфейсы для работы с указанным выше функционалом и с учетом большого количества данных (до 5000 заявок на доставку) и требованиям к скорости выполнения операций (секунды).
Корпоративная информационная система учета торговой сети «Аникс» на момент старта проекта состояла из большого количества разрозненных систем и блоков, которые сложились по принципу лоскутной автоматизации. Многие системы разрабатывались и внедрялись как независимые, однако с ростом компании потребовалась их постепенная интеграция в общее информационное пространство и способы этой интеграции были на каждом шаге очень разнообразными и технически неоптимальными (например, между двумя системами часть данных могла передаваться через текстовые файлы, часть через сообщения электронной почты, часть через прямые SQL запросы).
Для целей автоматизации функций транспортной логистики использовалась система собственной разработки (внутреннее название «Диспетчерская») на базе языка программирования Delphi и СУБД MySQL. Разработка этой системы началась более 15 лет назад и изначально предполагала не очень сложный функционал, но за 15 лет он очень сильно вырос, хотя и строился на основе, заложенной в начале 2000-х годов.
В итоге к началу проекта сложилась ситуация, которая показала ряд ограничений и проблем, критичных для дальнейшего развития компании и ее общей информационной системы:
- отсутствие компетентных специалистов на рынке региона (Алтайский край), способных поддерживать и дорабатывать данную программу;
- устаревшая платформа и архитектура, которые не позволяют применять современные технические средства (смартфоны, доступ через браузер) и типовые возможности интеграции с другими современными продуктами;
- сложившиеся особенности архитектуры программы не дают возможности создавать дополнительный функционал, необходимый для развития компании и оптимизации бизнес-процессов. Многие необходимые изменения потребуют полного пересмотра внутренней архитектуры, что равноценно разработке нового продукта с нуля.
Кроме того, в процессе обсуждения и выбора продукта на замену, с текущей поддержкой системы начала складываться критическая ситуация в связи с тем, что ключевой специалист предупредила о том, что не сможет продолжить работу и в ближайшей перспективе уходит в декретный отпуск, а в дальнейшем хотела бы сменить специализацию на «1С».
Система диспетчеризации транспорта и управления логистикой построена на базе решения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками». После анализа типовых возможностей стало понятно, что несмотря на то, что продукт не обладает всем необходимым функционалом, а многие модули находятся еще в стадии разработки вендором, однако его вполне можно взять в качестве базиса, на котором будут реализованы все необходимые функции.
В данный момент на предприятии параллельно проходит проект замены учетных систем на базе «1С:Предприятие 7.7» и «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» на единую систему управленческого учета на базе «1С:ERP Управление предприятием 2». В связи с этим, а также по причине сложившейся критической ситуации с поддержкой, было принято решение в рамках процесса перехода на новый программный продукт выделить две фазы:
- Проектная: замена системы с полным повторением (но с техническим перепроектированием) текущего функционала и сохранением текущей архитектуры интеграции, единоразовый и резкий переход на новый программный продукт.
- Процессная: непрерывная доработка и внедрение нового функционала и оптимизация схемы интеграции с учетом внедрения «1С: ERP Управление предприятием 2» в уже внедренном программном продукте.
Обе фазы предполагают существенную доработку типового функционала решения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками», так как на предприятии очень много уникальных бизнес-процессов и требований, которые уже автоматизированы в рамках старой системы. Но первая фаза более критичная, так как при переходе ничего не должно остановиться, весь функционал должен быть готов и проверен, все интеграции должны быть реализованы и отлажены. Постепенный переход на новый продукт невозможен как по техническим, так и по организационным причинам.
В рамках второй фазы возможен итерационный подход и постепенная реализация нового функционала.
После реализации первой фазы (проектной), структура учетной системы предприятия включает:
- «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» для планирования доставок и учета рейсов.
- Систему учета распределительных центров и оптовой торговли на базе «1С:Предприятие 7.7» (в настоящее время идет переход на «1С:ERP Управление предприятием 2»).
- Систему управленческого учета на базе «1С:Бухгалтерия 3 КОРП».
- Систему учета транспорта собственной транспортной компании «БТС».
- WMS-систему (систему управления складом).
- Систему учета розничной торговли собственной торговой сети на базе «1С:Предприятие 8».
- Систему учета розничной торговли собственной франчайзинговой сети на базе «1С:Предприятие 7.7».
В ходе проектной фазы автоматизированы следующие функции:
- Диспетчеризация грузоперевозок.
- Расчет и аналитика транспортных затрат.
- Учет возвратной тары.
- Ревизия документооборота (маршрутные листы, алкогольные ТТН).
- Подключение торгового оборудования.
Переход был выполнен одномоментно, также был исключен ручной перенос данных, данные из старой системы в новую были перенесены автоматически.
Схема архитектуры системы на момент окончания проекта
Ключевая особенность проекта — очень глубокая переработка типового продукта «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» под особенности бизнес-процессов предприятия. В частности было принято решение доработать функционал рабочих мест диспетчеров и аналитиков. При принятии такого решения было учтено, что система не используется для сдачи какой-либо отчетности, не требует регулярных обновлений с точки зрения изменения законодательства и используется компанией для решения исключительно внутренних задач.
После анализа типовых возможностей и интерфейсов стало понятно, что они сильно уступают старому решению собственной разработки как по функциональности, так и по удобству. Применяемые в старом решении подходы к отображению информации и инструментам ее обработке позволяли диспетчерам принимать решения и выполнять большинство операций в кратчайшее время. Этот подход был повторен и при адаптации типового решения.
Рабочее место диспетчера было разработано в процессе реализации проекта фактически заново и является полностью нетиповым. Оно позволяет одновременно оперировать информацией о текущих рейсах, их составе и маршруте, заданиях на перевозку, ожидающих заявках к распределению.
В исходной системе заказчика было два отдельных рабочих места для различных типов доставки (для валовой доставки и для палетной доставки), однако при проектировании новой системы было предложено совместить их и сделать одно универсальное с расширенным функционалом, но без потери удобства использования.
Также проведена автоматизация работы аналитиков службы логистики. Для них была разработана подсистема тарификации рейсов — на момент внедрения эта подсистема отсутствовала в типовом решении и только планировалась к разработке. Были созданы инструменты гибкого внесения тарифов за работу транспорта и экспедиторов, автоматизированы механизмы расчета суммы транспортных затрат по рейсу и распределения затрат по торговым точкам с двумя алгоритмами — для валовой доставки по весу и для палетной доставки по палетоместам.
В рамках выполнения проекта потребовалась разработка дополнительной подсистемы для формирования актов выполненных работ, в ней были созданы печатные формы актов и счетов на оплату.
Кроме основных рабочих мест в системе были созданы дополнительные АРМы и интерфейсы:
Рабочее место для диспетчеров транспортной компании, входящей в холдинг:
- просмотр заявок на транспортное средство, выгрузка заявок в базу транспортной компании «БТС»;
- функционал для предоставления списков свободного транспорта.
- Рабочее место работника склада:
- рабочее место для внесения факта подготовки палет, печати паспортов палет, формирование печатных форм «Нарезка по складам» и «Задание на смену»;
- автоматический расчет планового количества паллет по габаритным характеристикам груза;
- реализована возможность внесения паллет на точку доставки для алкогольного склада, группировка клиентов по точке доставке;
- Автоматизация работы бухгалтеров-ревизоров:
- создано рабочее место для проверки маршрутных листов, загрузка подтверждений факта доставки товара из розничных точек, настройка сканеров штрих-кода;
- реализовано рабочее место для проверки алкогольных накладных и разделов «Б» справки на алкогольную продукцию;
- создан отчет по должникам — долги экспедиторов, долги магазинов;
- разработано рабочее место для отправки электронной почты по задолженностям в розничные магазины.
Проект внедрения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» прошел без простоев предприятия. Получены следующие результаты:
- Сняты ограничения по реализации новых рабочих мест. В новую учетную систему полностью переведена работа всех диспетчеров (проведено тщательное тестирование места диспетчера, как самого «узкого»).
- Реализована сложная система интеграции с корпоративными системами, закрывающая имеющиеся учетные задачи предприятия, и имеющая потенциал развития.
- Оптимизирована работа с возвратной тарой. Ранее ввод палет происходил в 3 различных системы, сейчас — один раз в одну систему.
- Для повышения скорости обработки данных по доставке и отображения их в корпоративной учетной системе проведено объединение рабочих мест для работы с палетной и валовой доставкой.
