В угледобывающей компании «Колмар» внедрили подсистему информационно-справочных документов электронного документооборота


Рабочих мест: 200
Отрасль : Добывающая промышленность.
Исполнитель: 1С-КПД
Функциональная область: Управление документами и контентом.
01.08.2022 - 26.01.2023
Федеральный масштаб

||
Краткое описание проекта

Угледобывающая компания «Колмар» усовершенствовала единое информационное пространство по процессам административного документооборота. В компании внедрили подсистему информационно-справочных документов (ИСД) электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Успешная реализация проекта помогла оптимизировать скорость документооборота на всех этапах жизненного цикла, снизила риски потери документов и ошибок в процессах, также позволила перейти на полноценный безбумажный электронный документооборот.

Заказчик

Угледобывающая компания «Колмар» основана в 2003 году и ведет основную деятельность на территории Республики Саха (Якутия). Основным направлением деятельности является освоение запасов каменно-угольных месторождений Южной Якутии. В составе компании добычные и перерабатывающие предприятия, сбытовые и логистические структуры.

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта: развитие единого информационного пространства по процессам административного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений за счет решения следующих задач:

  • систематизация и унификация технологии работы с документами;
  • автоматизация процессов обработки документов;
  • повышение исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
  • использование УКЭП, ПЭП;
  • контроль и управление доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
  • ускорение процедур регистрации, согласования и исполнения документов;
  • организация доступа к документам/задачам всем заинтересованным лицам;
  • сокращение времени поиска документов;
  • снижение затрат на обеспечение документооборота и делопроизводства.
Ситуация до старта проекта

На момент начала реализации проекта, были выявлены следующие основные проблемы, которые необходимо было устранить:

  • долгий поиск требуемых документов;
  • отсутствие централизованного хранилища;
  • утрата документов;
  • большая длительность согласования;
  • финансовые расходы на печать/копирование документов.
Архитектура решения и масштаб проекта

Подсистема информационно-справочных документов (ИСД) электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот».

Архитектура системы является централизованной, т.е. серверная часть системы располагается в центральном офисе заказчика. Пользователи подключаются к серверу через локальную сеть Заказчика. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться интернет и другие каналы связи, организуемые заказчиком.

Kolmar_Shema.jpg

Схема архитектуры

Автоматизированы следующие функции:

  • авторегистрация,
  • автоподписание документа автором,
  • автоматическое создание формы визуализации документа со штампами ЭП,
  • автоматическое направление задач и многое другое.

Система состоит из следующих блоков :

  1. Бизнес-процессы.
  2. Формы визуализации.
  3. НСИ.

Система интегрирована со специальными компонентами, которые отвечают за конвертацию в PDF и наложение штампов подписи ЭП. Таже настроена интеграция по НСИ с учетной системой компании.

Особенности и уникальность проекта
  1. Сокращение, нормализация и унификация маршрутов движения документов за счет скриптов и условий маршрутизации (с 40 до 5 видов).
  2. Дополнительные вкладки «Доп. согласующие/ознакамливающиеся» в форме документа.
  3. Использование динамической роли маршрутизации.
  4. Уникальные автоподстановки и доп. условия на языке 1С.
  5. Использование автозаполняемых шаблонов.
  6. Большое количество юридических лиц — 8.
  7. Большое количество маршрутов движения на входе в проект — 40.
  8. Разница в часовых поясах — 6 часов.
  9. Множество нюансов, связанных с производством.
Результаты проекта

После реализации проекта проекта повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в компаниях, входящих в УК «Колмар».
Автоматизация процессов обработки документов способствовала:

  • повышению исполнительской дисциплины вследствие автоматизации процессов постановки задач и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
  • улучшению контроля и управления доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
  • ускорению процедур регистрации, согласования и исполнения документов;
  • сокращению времени поиска документов;
  • снижению затрат на обеспечение документооборота и делопроизводства;
  • оптимизации скорости документооборота — выросла эффективность информационного и документационного обеспечения управления компанией, повысилось качество и оперативность принятия решений (от создания проекта организационно-распорядительного документа до подписания и регистрации его в СЭД, оперативного доведения до сведения работников порученийруководства и их исполнения, до передачи в архив);
  • оптимизации и автоматизации документооборота на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;
  • переходу на полноценный (безбумажный) электронный документооборот.

Количественные результаты проекта:

  • процедуры регистрации, согласования и исполнения документов ускорились в 2 раза (на 100%);
  • время поиска документов сократилось в 2 раза (на 100%).
Отзыв заказчика

Полина Харитонова

Аналитик угледобывающей компании «Колмар»

После внедрения подсистемы информационно-справочных документов базе «1С:Документооборот» повысилась исполнительская дисциплина, улучшился контроль и управление доступом к документам, ускорились процедуры с документами, сократилось время поиска необходимых документов, снизились затраты на обеспечение документооборота и делопроизводства. Также наша компания перешла на полноценный электронный документооборот.