||
Краткое описание проекта

Группа компаний «С7» по­стро­и­ла под­си­сте­му упра­вле­ния и мо­ни­то­рин­га за­ку­по­чной де­я­тель­но­стью на ба­зе «1С:Документооборот 8 КОРП». Она охва­ты­ва­ет все ком­па­нии, вхо­дя­щие в гру­п­пу ком­па­ний «С7» (18 юри­ди­чес­ких лиц и 34 го­ро­да). Ра­зра­бо­тан ме­ха­низм, по­зво­ля­ю­щий при ми­ни­маль­ном учас­тии поль­зо­ва­те­лей за­пу­скать про­цес­сы за­куп­ки. Си­сте­ма по­зво­ля­ет пла­ни­ро­вать за­ку­по­чные про­це­ду­ры и кон­тро­ли­ро­вать то­чное со­о­твет­ствие сро­ков про­хо­жде­ния за­ку­по­чных про­це­дур уста­но­влен­ным ре­гла­мен­там. Ре­а­ли­зо­ван принцип ма­кси­маль­но­го со­хра­не­ния ти­по­вой си­сте­мы «1С:Документооборот».

«Сибирь» (S7 Airlines)
Заказчик

Авиакомпания «Сибирь» (бренд S7 Airlines) — одна из ста­рей­ших ави­а­ком­па­ний РФ, обла­да­ю­щая ши­ро­кой се­тью вну­трен­них мар­шру­тов, вы­стро­ен­ной на ба­зе ави­а­тран­спор­тных узлов в Москве и Новосибирске. Флот со­сто­ит из 60 во­здуш­ных су­дов. В 2015 го­ду услу­га­ми ави­а­ком­па­ний, вхо­дя­щих в «Группу компаний S7», во­споль­зо­ва­лись 10,6 млн. пас­са­жи­ров.

1
Цели и задачи проекта

Цель проекта — создание подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности на базе работающей в компании системы электронного документооборота «1С:Документооборот 8 КОРП».

Задачи проекта:

  • обеспечение документооборота в части календарного планирования закупочной деятельности и проведения закупочных процедур в соответствии с утверждёнными регламентами («Положение о закупках»);
  • организация хранения, систематизации и защиты данных по закупочным процедурам;
  • обеспечение процессов электронного согласования участниками закупочной деятельности приглашений и протоколов решений, а также процесса согласования годовых планов закупок;
  • автоматизация обработки приглашений и предложений к участию в закупочной процедуре;
  • обеспечение прозрачности каждой закупочной процедуры (фиксация всех документов в ходе закупочной процедуры, списка и контактов участников, предложений участников, результатов голосования в процессе закупочной процедуры и т. д.);
  • информационная поддержка контроля и аудита закупочной деятельности.
2
Ситуация до старта проекта

Ранее в компании были внедрены несколько СЭД разных вендоров, что приводило к сложностям в работе с документами. В результате возникла необходимость создать единую информационную среду для обработки и хранения документов и исполнения задач. В качестве единой системы электронного документоборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот», как наиболее полно отвечающий следующим критериям:

  • готовое решение, максимально отвечающее требованиям компании по бизнес-функционалу;
  • наличие в штате высококвалифицированных специалистов по платформе «1С:Предприятие»;
  • возможность адаптации без привлечения сторонних компаний;
  • разумная стоимость.

Система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» запущена в эксплуатацию с 2013 года. Были автоматизированы следующие участки делопроизводства:

  • регистрация и обработка входящих и исходящих документов;
  • обработка организационно-распорядительных и регламентирующих документов;
  • учёт и обработка договоров;
  • обработка счетов, налоговых запросов;
  • работа с претензиями.

Для организации проекта создания системы электронного документооборота потребовался ряд методических решений: разработана схема организации работы с документами в юридической службе, схема жизненного цикла договоров и подготовлен проект нового «Положения о договорной работе». Эти методологические работы проводились как силами привлечённых специалистов, так и сотрудниками авиакомпании. Внедрение системы электронного документооборота осуществлялось силами ИТ-службы компании.

Выступление Виталия Лахтина, руководителя проектов «С7 Информационные технологии», на DOCFLOW2015. Доклад: «1С:Документооборот в „Группе компаний С7”»

В 2014 году встал вопрос о расширении функций системы электронного документооборота на другие процессы компании, в частности, возникла необходимость автоматизации закупочных процедур.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Сегодня система электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП» используется во всех предприятиях группы компаний «С7» (18 юридических лиц) и охватывает 34 города (от Пекина до Франкфурта). В системе работает порядка 1000 сотрудников, ежемесячно проходит 9000 электронных документов.

Подсистема управления и мониторинга закупочной деятельностью создана на основе «1С:Документооборот КОРП». Подсистема масштабирована на все компании, входящие в группу компаний «С7» (18 юридических лиц и 34 города). Количество пользователей, работающих в подсистеме управления и мониторинга закупочной деятельностью, составляет 230 человек.

4
Особенности и уникальность проекта

Смоделированы все бизнес-процессы закупочных процедур, проходящие в группе компаний «С7». Разработан механизм, позволяющий при минимальном участии пользователей запускать процессы закупки, автоматически формировать почтовый ящик закупочных процедур, проводить согласование всех документов, участвующих в закупочной процедуре, рассылать уведомления о проведении закупочной процедуры участникам, проводить голосование за выбор победителя тендера, получения и автоматической загрузки поступивших на почту предложений участников процедуры в качестве входящих документов с автоопределением корреспондента. Также был реализован механизм закрытия файлов поступивших предложений от любых пользователей системы до времени начала обсуждения предложений.

При этом соблюдался принцип максимального сохранения типовой конфигурации «1С:Документооборот», поэтому изменения системного кода были минимальны.

5
Результаты проекта

Группа компаний «С7» построила подсистему управления и мониторинга закупочной деятельностью. Она обеспечивает:

  • эффективное планирование закупочных процедур;
  • точное соответствие сроков прохождения закупочных процедур установленным регламентам;
  • прозрачность каждой закупочной процедуры;
  • повышение эффективности процессов закупочной деятельности;
  • хранение и защиту данных по закупочным процедурам.

Компания получила дополнительный инструмент для контроля исполнительской дисциплины (в системе видно, кто задерживает решение или срывает сроки).

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
230
Исполнитель
1С-КПД
Функциональная область
Управление закупками (МТО)
Октябрь 2014 — Октябрь 2014
Все регионы РФ
Азия
Центральная и Восточная Европа
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Руководитель направления группы проектного управления «С7 Информационные технологии»
Виталий Лахтин
Применение подсистемы автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности обеспечивает прозрачность каждой закупочной процедуры: в системе «1С:Документооборот» фиксируются все документы в ходе закупочной процедуры, список и контакты участников, предложения участников, результаты голосования в процессе осуществления закупочной процедуры.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
10 Апреля 2018
Новое в версии 8.3.12 платформы «1С:Предприятие»

Вышла новая версия 8.3.12 платформы «1С:Предприятие». Мобильный клиент, расширенный интерактив и другие новые возможности.

28 Марта 2018
Вышла новая версия защищённого программного комплекса «1С:Предприятие 8.3z»

Выпущена новая версия Защищённого программного комплекса «1С:Предприятие 8.3z» — программного средства общего назначения со встроенными средствами защиты от несанкционированного доступа к информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.