||
Краткое описание проекта

Проект по созданию системы электронного документооборота в компании «Oil Construction Company» был одним из первых проектов в Республике Казахстан, выполненных на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана». Главный акцент предприятие сделало на постепенном переходе с бумажного документооборота на электронный. Проект охватил семь территориально-распределенных структурных единиц компании. Построенная система, позволила минимизировать ручной труд, автоматизировать документооборот, повысить производительность труда и качество контроля исполнительской дисциплины. Основные результаты проекта — сокращение времени согласования основных распорядительных документов и служебных записок в 20 раз и сокращение времени поиска документов более, чем 25 раз.

"Oil Construction Company"
Заказчик

Компания «Oil Construction Company» выполняет большой комплекс строительно-монтажных работ, начиная с нулевого цикла и заканчивая сдачей объекта в эксплуатацию, в нефтепромысловых объектах Республики Казахстан. Предприятие образовано на основе объединения трёх крупных предприятий акционерного общества «Мангистаумунайгаз». На сегодняшний день в компании трудятся 1880 чел, эксплуатируется более 450 ед. техники, что выводит её в число крупнейших организаций строительного профиля в Мангистауской области.

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот;
  • сократить длительность согласования документов подразделениями компании;
  • организовать совместную работу представителей различных подразделений с внутренней документацией предприятия;
  • сократить долю ручного труда при работе с документами и снизить влияния человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).

Задачи проекта:

  • создать единое корпоративное информационное пространство для работы с документами на базе «1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана»;
  • ввести единые стандарты работы с документами;
  • заменить бумажный документооборот электронным.
2
Ситуация до старта проекта

До начала проекта в компании документы хранились в бумажном варианте, а также на локальных компьютерах. Согласование документов сотрудниками различных структурных единиц организации и выдача поручений сосуществлялись в ручном режиме или посредством электронной почты. Отследить движение документов было очень затруднительно. Документы могли быть потеряны в потоке входящей, исходящей и внутренней документации. Новое руководство компании «Oil Construction Company» эта ситуация не устраивала, поэтому была поставлена задача найти более технологичные и эффективные методы коммуникации.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Для построения системы электронного документооборота в компании «Oil Construction Company» был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана». Автоматизированы следующие участки:

  • входящая и исходящая корреспонденция;
  • организационно-распорядительные документы;
  • номенклатура дел;
  • служебные записки;
  • контроль исполнения.

При подписании электронных документов используется электронно-цифровая подпись. При этом используются элетронно-цифровые подписи, выдаваемые публичным удостоверяющим центром - государственной корпорацией «Правительство для граждан».

Предприятие имеет довольно сложную территориально-распределённую структуру, в проекте задействованы следующие структурные единицы:

  • центральный офис в г.Актау;
  • Каламкасское строительно-монтажное управление;
  • Жетыбайское строительно-монтажное управление;
  • Актауское строительно-монтажный участок;
  • управление транспорта и специальной техники;
  • база производственного обеспечения;
  • участок электро-монтажных работ.

Поэтому для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к ЭДО посредством локальной сети, удалённые пользователи с хорошим каналом связи подключаются к ЭДО посредством веб-браузера, а удалённые пользователи со слабым каналом связи подключаются к ЭДО с помощью мобильного приложения «1С:Документооборот» ред 2.1. Архитектура системы представлена на рисунке.

Ris-!!.jpg

Рис. Техническая архитектура системы электронного документооборота компании «Oil Construction Company»

Всего было автоматизировано 370 рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

Проект был одним из первых проектов в Республике Казахстан, выполненных на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана». К специфическим особенностям проекта можно отнести сложность деятельности организации (множество видов деятельности) и территориальную распределенность структурных единиц.

Также в рамках проекта были разработаны специализированные формы, которые позволяют упростить процесс освоения программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» даже для тех пользователей, которые никогда не работали в информационных системах «1С:Предприятие 8». Формы и шаблоны видов документов позволяют за минимальное количество кликов осуществить запуск документа в обработку.

5
Результаты проекта

Рост скорости согласования документов

х 20

Ускорение поиска документов

х 25

Компания «Oil Construction Company» автоматизировала процессы учёта и регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также контроля исполнения поручений. Построена система электронного документооборота в компании. Система, позволила минимизировать ручной труд, сократить расходы на документооборот, повысить производительность труда и качество контроля исполнительской дисциплины.

Основные количественные результаты проекта — сокращение времени согласования распорядительных документов и служебных записок в 20 раз и ускорение поиска необходимых документов более, чем в 25 раз.

«Внедрение СЭД на базе «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» даёт нам уверенность в том, что мы используем самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке, — резюмирует Канат Сейдахметов, директор группы по информационным технологиям «Oil Construction Company». — Использование такого управленческого инструмента позволяет нам осуществлять полный контроль над задачами организации и исполнительской дисциплиной сотрудников. Подобная автоматизация ускоряет принятие управленческих решений, упрощает разработку и согласований документов, позволяет перейти на новый уровень коммуникаций в организации, а также обеспечивает централизованной и надежное хранение всей информации компании».

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
370
Ноябрь 2017 — Апрель 2018
Казахстан
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Директор группы по информационным технологиям «Oil Construction Company»
Канат Сейдахметов
Внедрение СЭД на базе «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» даёт нам уверенность в том, что мы используем самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке. Использование такого управленческого инструмента позволяет нам осуществлять полный контроль над задачами организации и исполнительской дисциплиной сотрудников. Подобная автоматизация ускоряет принятие управленческих решений, упрощает разработку и согласований документов, позволяет перейти на новый уровень коммуникаций в организации, а также обеспечивает централизованной и надежное хранение всей информации компании.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
21 Июня 2018
Новый продут «1С:Общий центр обслуживания. Центральная бухгалтерия КОРП»

Программный продукт предназначен для развёртывания в облачной инфраструктуре 1cFresh для обеспечения деятельности централизованных бухгалтерий, учреждённых органами исполнительной власти и местного самоуправления для осуществления функции бухгалтерского обслуживания и формирования отчётности государственных и муниципальных учреждений.

18 Июня 2018
Новый продукт — «Аксиома:XBRL»

Программный продукт «Аксиома:XBRL» представляет собой конфигурацию для работы с таксономией ЦБ РФ и формирования отчётности в формате XBRL. Он предназначен для подготовки отчётности и передачи отчётных данных некредитных финансовых организаций (НФО) в Банк России.