||
Краткое описание проекта

Томский государственный университет в рамках программы перевода всех информационных систем на платформу «1С:Предприятие 8» построил систему электронного документооборота. Она построена на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». Система была интегрирована с учётными системами «1С:Университет» и «1С:Зарплата и управление персоналом». В результате ускорились процессы обработки документов, повысилась прозрачность учета документов и задач, сократилось время на работу с документами, у руководителей появилась возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.

Национальный исследовательский Томский государственный университет
Заказчик

Национальный исследовательский Томский государственный университет был открыт в 1888 г. Университет находится в Томске (23 факультета) и имеет филиал в Новосибирске. В структуру университета также входят 38 центров довузовской подготовки и профориентации в различных областях и республиках Сибири и Казахстана, где ежегодно обучается около 2000 человек. В университете работает 5500 человек.

1
Цели и задачи проекта

Бизнес-цели:

  • обеспечение управляемости и прозрачности процессов;
  • усиление контроля исполнительской дисциплины;
  • автоматизация процесса согласования документов;
  • обеспечение централизованного хранения документации.

Для достижения поставленных целей требовалось решить следующие задачи:

  • адаптировать программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения» под конкретные нужды компании;
  • настроить интеграцию между учётными системами и системой электронного документооборота;
  • создать единую точку ввода информации;
  • организовать возможность отслеживать ход процессов;
  • разграничение прав доступа средствами типового функционала с детализацией настройки (матрица прав).
2
Ситуация до старта проекта

Ранее документооборот в Томском государственном университете осуществлялся в традиционном бумажном виде. Проблемы, с которыми приходилось сталкиваться сотрудникам организации, достаточно типичны и знакомы многим предприятиям, в которых нет системы электронного документооборота. Во-первых, документы «терялись» на кафедрах. Во-вторых, для согласования документов инициаторам приходилось «бегать» по ответственным лицам. На это тратилось рабочее время сотрудников, кроме того затягивались сроки процесса. В-третьих, на поиск нужных документов уходило много времени.

На тот момент была запущена программа перевода информационных систем Томского государственного университета на платформу «1С:Предприятие 8». Она предусматривала внедрение следующих систем:

  • «1С:Университет» (ядро, объединяющее все информационные системы в единое целое);
  • «1С:Зарплата и управление персоналом» (решение задач кадрового учёта и управления персоналом);
  • «Персонал Софт:Кадровый конкурс и кадровый резерв», на платформе «1С:Предприятие» (обеспечение дополнительных возможностей автоматизации ключевых процессов управления персоналом).

Для решения этих проблем ректоратом было принято решение о необходимости перехода на систему электронного документооборота. Требовалось создать единую точку ввода информации. И документы учебной сферы, и управленческие документы нуждались в учёте и согласовании. Иначе пользователи были бы вынуждены работать в нескольких системах. В августе 2014 года стартовал проект по внедрению «1С:Документооборот государственного учреждения».

3
Архитектура решения и масштаб проекта

С выбором системы электронного документооборота определились быстро — был выбран программный продукт фирмы «1С» — «1С:Документооборот государственного учреждения».

Построенная в рамках проекта система была бесшовно интегрирована с имеющейся системой, построенной на базе продуктов «1С:Университет» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Бесшовная интеграция используется для обмена данными между системами:

  • «1С:Университет» и «1С:Документооборот» (обработка приказов по личному составу студентов);
  • «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот» (обработка приказов по личному составу, приказов о направлении сотрудников в командировку).
Бесшовная интеграция кадровых документов обеспечивает удобный для пользователя процесс обработки документов.

Справочники НСИ, такие как подразделения, должности, пользователи, корреспонденты едины для информационных систем «1С:Университет», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Документооборот». Единой точкой ввода для справочников является система «1С:Университет».

В рамках проекта было автоматизировано 500 рабочих мест. Одновременно в системе может работать 50 человек, плюс 20 пользователей в веб-клиенте.

4
Особенности и уникальность проекта

Внедрение системы «1С:Документооборот государственного учреждения» стало одним из проектов масштабной программы перевода информационных систем Томского государственного университета на платформу «1С:Предприятие 8».

5
Результаты проекта

Построена система электронного документооборота во всех подразделениях Томского государственного университета.

Бизнес-результаты:

  • ускорились процессы обработки документов (согласование и другие);
  • повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов);
  • сократилось время на работу с документами, у руководителей появилась возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.

ИТ-результаты:

  • обеспечены простота и удобство сопровождения системы электронного документооборота;
  • использование единой платформы «1С:Предприятие» привело к снижению затрат на администрирование и обслуживание систем;
  • открытый код систем гарантирует широкие возможности по масштабированию и развитию функциональности системы.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
500
Исполнитель
1С-КПД
Август 2014 — Май 2015
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
14 Июня 2017
Сертификация «1С:Профессионал» по программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3)

С 14 июля 2017 года тестирование «1С:Профессионал» по программе «1С:Управление торговлей 8» будет проводиться по редакции 11.3.

01 Июня 2017
Внешэкономбанк и фирма «1С» договорились о совместных действиях по поддержке ИТ-экспорта

На Петербургском международном экономическом форуме 1 июня 2017 года Председатель Внешэкономбанка Сергей Горьков и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев подписали соглашение о сотрудничестве.