В компании «КМГ Инжиниринг» (КазМунайГаз) построили единую информационную систему управленческого и регламентированного учета

Рабочих мест: 1206
Отрасль : Химия, нефтехимия.
Исполнитель: ТОО «КМГ-Кумколь»
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление логистикой и складом.
02.12.2018 - 31.07.2020
Республика Казахстан

Краткое описание проекта

В компании «КМГ Инжиниринг» (КазМунайГаз) построили единую информационную систему управленческого и регламентированного учета на базе решения«1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана». В результате увеличена производительность бизнес-процессов, значительно сокращены сроки выгрузки финансовой отчетности в материнскую компанию, гарантировано хранение сканированных первичных документов в «1С:ERP Управление предприятием», обеспечена возможность подписания необходимых документов посредством ЭЦП, что позволяет работать в удаленном режиме.

Заказчик

ТОО «КМГ Инжиниринг» (КазМунайГаз) — динамично-развивающаяся компания, выполняющая широкий комплекс научных исследований от планирования разведки и разработки до проектирования и обустройства нефтегазовых месторождений группы КМГ. Численность работников компании — более 1000 человек. Структура компании — головной офис и филиалы.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

повысить эффективность взаимодействия подразделений компании;
обеспечить внутренний контроль деятельности подразделений;
минимизировать трудозатраты на ведение учета;
обеспечить своевременное формирование управленческой отчетности;
повысить качество информации.

Задачи проекта: создать единую информационную систему производственного, управленческого и регламентированного учёта, а именно:

автоматизировать процессы управленческого учета (бюджетирование, закупки, обучение, управление договорами);
автоматизировать процессы расширенного функционала кадрового администрирования и управления персоналом;
автоматизировать сбор и формирование необходимой отчетности;
унифицировать и стандартизировать учет в головном офисе и филиалах для дальнейшей централизации некоторых бизнес-процессов;
формировать и поддерживать единые справочники, назначать их владельцев, ввести регламенты их управления, интегрировать с внешними источниками по необходимости;
оптимизировать внутренние процессы согласования и утверждения регламентных процедур;
вести управленческую отчетность для руководства на инструментах бизнес-аналитики.

Ситуация до старта проекта

До начала проекта в компании существовало несколько различных систем, которые были слабо связаны друг с другом: бухгалтерия, управление персоналом, система раздельного учета по проектам, система документооборота. Разрозненность систем не позволяла слаженно оперировать данными финансово-хозяйственной деятельности, поэтому одной из главных задач было объединение их на одной платформе.

Система бухгалтерского учета технически не позволяла использовать новейшие серверные технологии, производить модернизацию и изменения, что приводило к увеличению ручных операций. Отсутствовал полноценный объединенный контур управленческого и производственного участка, функционал бюджетирования и мониторинг финансового состояния и взаиморасчетов, оперативный контроль закупок. Основная часть бизнес-процессов была не формализована.

Актуальной была и задача признания выручки учета МСФО 15 «Выручка по договорам с покупателями» с учетом специфики компании и внутреннего бизнес-процесса.

Процесс выгрузки данных бухгалтерского учета через систему индивидуальной и консолидированной финансовой отчетности (СИКФО) в финансовую отчетность материнской компании КМГ был весьма длительным.

В совокупности вышеперечисленные факторы привели к необходимости внедрения новой информационной системы.

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система управленческого и регламентированного учета реализована на базе программы «1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана», как наиболее полно покрывающей потребность в автоматизации основных блоков оперативного, производственного и финансово-хозяйственного учета. Структура внедренной системы на рисунке 1.

Рисунок 1. Структура внедренной системы

На сегодняшний день «1С:ERP Управление предприятием 2 для Казахстана» интегрирована с:

банк-клиентом, порталом электронных счетов-фактур и налоговыми системами;
порталом закупок Самрук Казына sk.kz;
корпоративной системой КМГ;
корпоративной почтой;
доменом (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Схема интеграции

На стадии реализации находится интеграция с Power Bi – визуализацией управленческой отчетности, ЕКС Bitrix 24 – порталом института, а также интеграция с электронной биржей труда – enbek.kz.

Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта состоит в том, что система включает в себя автоматизацию и кастомизацию под специфику компании следующих блоков:

Регламентированный бухгалтерский учет:

изменен бизнес-процесс ввода первичной бухгалтерской документации: администратор создает документ, бухгалтер заполняет необходимые данные и отражает в учете;
внедрен модуль подписания, согласования и утверждения документов с помощью электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП);
автоматизированы исходные данные для расчета оценочного кредитного убытка путем классификации дебиторской и кредиторской задолженности по срокам образования и срокам оплаты;
автоматизирован бизнес-процесс модуля «Казначейство»;
обеспечено электронное хранение первичных документов;
автоматизированы отчеты.

Кадровое администрирование и управление персоналом:

автоматизирован учет графиков отпусков сотрудников с автоматической рассылкой уведомлений и персональным управлением заявками на отпуск, согласованием и подписанием посредством ЭЦП;
согласование и подписание кадровых приказов, табелей учета рабочего времени, трудовых договоров, дополнительных соглашений осуществляется посредством ЭЦП;
автоматизирован учет служебных записок на командирование с возможностью подписания, согласования и утверждения сотрудниками ЭЦП подписью;
автоматизирован учет контроля предоставления материальной помощи для оздоровления к отпуску, новым сотрудникам — по истечении первого года работы, а также обязательное планирование 14 дней отпуска;
карточка сотрудника содержит дополнения: публикации, партийность, учет по выпускникам «Болашак», награды, обучение, внутреннее тренерство, наставничество;
единые шаблоны отчетности (статистических и КМГ), а также приказов, трудового договора, дополнительных соглашений, которые ведутся на 2 языках.

Бюджетирование:

создана единая модель планирования производственной программы и бюджета;
автоматизированные статьи расходов бюджета;
внедрена возможность планирования расходов бюджета;
автоматизирована корректировка бюджета;
введена история данных, версионность бюджетов;
внедрен мониторинг бюджетных статей от планирования до отражения по бухгалтерскому учету;
доступны оперативные сведения по исполнению плановых показателей;
введено индивидуальное табелирование производственного персонала (в том числе через мобильное приложение);
создана возможность анализа загруженности производственного персонала и планирования рабочего времени;
доступен мониторинг статуса исполнения договоров/проектов;
оперативная выгрузка отчетности и визуализация основных показателей бюджета на стратегический дашборд.

Закупки:

возможны формирование/корректировка планов закупок в рамках утвержденного бюджета;
доступна интеграция планов закупок ERP с порталом закупок АО «Самрук-Қазына»;
создан план-фактный анализ исполнения плана закупок;
автоматизированы отчеты.

Управление договорами:

отлажена регистрация договоров, соглашений, меморандумов, субподрядных договоров;
автоматизирована привязка доп. соглашений, заказ-нарядов, соглашений о расторжениях к договору, а также субподрядных договоров к доходным договорам;
проводится контроль общей суммы заказ-нарядов в рамках суммы договоров;
доступна рассылка уведомления администраторов договоров по почте о необходимости предоставления контрагентами обеспечений исполнения договора/возврата аванса и отчета о местном содержании;
отлажена интеграция с планом закупок товаров, работ, услуг;
возможна выгрузка реестра договоров согласно заданным критериям;
доступна опция изменения суммы или срока действия договора при регистрации доп. соглашения, согласно которому изменяется сумма или срок действия договора.

Склад и социальная поддержка

автоматизирован учет товарно-материальных ценностей по местам хранения;
автоматизирован процесс передачи ТМЦ и ОС в эксплуатацию;
создан инструмент анализа оборачиваемости товаров на складе;
проведена инвентаризация ОС на основе штрихкодирования;
доступен мониторинг социальных выплат;
автоматизирован процесс взаимодействия с бухгалтерией;
созданы печатные и отчетные формы.

Результаты проекта

Выгоды от проекта внедрения:

увеличена производительность бизнес-процессов за счет использования единой системы, стандартной функциональности и методологии;
значительно сокращены сроки выгрузки финансовой отчетности в материнскую компанию;
гарантировано хранение сканированных первичных документов в «1С:ERP Управление предприятием»;
обеспечена возможность подписания необходимых документов посредством ЭЦП, что позволяет работать в удаленном режиме.

Эффекты проекта:

Значительно оптимизированы расходы (финансовые, временные, человеческие) за счет:

унификации и стандартизации автоматизируемых процессов, единой методологии, подходов и инфраструктуры;
исключения дублирования работ;
сокращения времени на обработку и получение информации;
объединения разрозненных систем в единую платформу;
управленческая отчетность онлайн, стратегические дашборды.

В результате внедрения:

на 75 % снизился срок формирования финансовой отчетности;
на 30 % снизился срок формирования налоговой отчетности;
на 61 % снизился срок формирования статистической отчетности;
на 15 % сократились трудозатраты в подразделениях;
на 12 % сократились производственные издержки;
на 12 % уменьшились операционные и административные расходы;
на 13 % снизились сроки исполнения оказания услуг;
на 13 % снизилась себестоимость продукции / услуг.

Планируемый ожидаемый эффект после одного года эксплуатации:

на 30 % сократятся трудозатраты по формированию бизнес-плана;
на 40 % ускорится получение управленческой отчетности;
на 50 % ускорится получение регламентированной отчетности;
на 15 % увеличится рост оборачиваемости складских запасов.

Отзыв заказчика

Багитжан Кайрбаев

Заместитель генерального директора по экономике и корпоративному управлению ТОО «КМГ Инжиниринг» (КазМунайГаз)

Одной из причин внедрения проекта «1С:ERP Управление предприятием 2» было завершение вендором выпуска необходимых обновлений предыдущей учетной системы. Автоматизация на основе 1C:ERP позволила построить комплексную информационную систему управления предприятием, повысить прозрачность бизнес-процессов и обеспечить принятие эффективных управленческих решений. На сегодняшний день нам удалось рассмотреть все конкурентные преимущества внедрения ERP, данная система лучше масштабируется, от этого показатели производительности выше, чем результаты прежней системы.