Группа компаний «Исток-Аудио» построила систему проектного учета с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП"
Отрасль : Машиностроение, приборостроение. Торговля.
Исполнитель: ГРУППА КОМПАНИЙ РАЦИОНАЛЬ
Функциональная область: Управление документами и контентом. Управление проектами и портфелями проектов.
02.04.2018 - 17.12.2018
Центральный федеральный округ РФ
В Группе компаний «Исток-Аудио» построили информационную систему по управлению проектной деятельностью на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Созданная система доказала свою эффективность, позволив оперативно управлять информацией по доходности и рентабельности предприятия в разрезе проектов. Благодаря автоматизации повысилась точность отнесения затрат и расчета себестоимости по проектам на 20%, а производительность труда выросла на 30%.
Группа компаний «Исток-Аудио» — мировой лидер в области разработки, производства и реализации современных технических средств реабилитации для людей с ограниченными возможностями здоровья. За 25 лет работы выпущено более 1 000 000 слуховых аппаратов, ассортимент постоянно расширяется.
Цель проекта: создать единую информационную систему по управлению проектами предприятия.
Исходя из этого были поставлены следующие основные задачи:
- систематизировать учет по проектам с нужной степенью детализации;
- обеспечить учет и управление ресурсами на проекте.
Группа компаний «Исток-Аудио» постоянно развивает технологию производства, увеличивает его объем и создает конкурентный продукт. Текущая системы автоматизации не обеспечивала требуемого уровня качества и удобства ведения учета в разрезе проектов:
- Отсутствие возможности календарного планирования ресурсов на проекте.
- Отсутствие контроля статуса выполнения проектов с фактическими трудозатратами.
- Отсутствие возможности анализировать загрузку своих специалистов.
В начале 2018 года руководство компании поставило задачу создать инструмент для решения оперативных задач проектного управления, календарного планирования проектов и эффективного управления ресурсами организации.
Корпоративная система управления проектами реализована на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство.
- Планирование проектов.
- Регистрация и согласовывание проектов.
- Составление план-графиков работ по проектам.
- Назначение ответственных и контроль выполнения задач по проектам.
- Регистрация проектных встреч.
- Учет отпусков и/или других мероприятий.
- Учет рабочего времени сотрудников.
В общей сложности в системе автоматизировано 60 рабочих мест.
.jpg)
Общая схема процессов внутреннего проектного учета
Уникальность проекта заключается в том, что на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» реализован как типовой функционал (учет и хранение документов, учет договоров, контролю исполнения поручений), так и специфические процессы проектного учета и управления ресурсами на проекте. Разработаны специальные модули «Внутренний проектный учет» и «Учет отсутствия сотрудников».
Наряду с типовыми формами плана проекта, разработана новая форма для проведения проектных встреч, что позволяет анализировать завершенные и требующие внимание задачи, отмечать выполнение задач. Все просроченные, подошедшие и выполненные проектные задачи разделены цветовой схемой для удобного восприятия информации.
Реализован групповой запуск проектных задач на согласование по созданным шаблонам процессов, что позволило сократить трудозатраты и повысить исполнительскую дисциплину. Добавлены статусы жизненного цикла проекта.
Добавлена возможность комментировать существующие проектные задачи. Комментарии сохраняются в дереве проекта, но не участвуют в расчете плана проекта и печатных формах. Помимо проектных задачи в форме проектной встречи разработан механизм отдельных поручений, не нарушающий общую структуру проекта, но добавляющий новые возможности администрирования проектов.
Доработаны механизмы уведомлений — в плане проекта можно непосредственно отметить важные задачи, по которым должны приходить уведомления пользователям. Это сделано для того, чтобы уменьшить поток уведомлений и позволить пользователям сконцентрироваться на наиболее важных задачах.
Использование нового модуля «Учет отсутствия сотрудников» повысило точность учёта рабочего времени сотрудников.
Ключевые итоги проекта:
- Обеспечен учет и управление ресурсами на проекте за счет возможности долгосрочного и оперативного ресурсного планирования.
- Организовано оперативное получение достоверной информации по доходности и рентабельности предприятия в разрезе проектов.
Созданная система доказала свою эффективность, позволив оперативно управлять информацией по доходности и рентабельности предприятия в разрезе проектов. Благодаря автоматизации на повысилась точность отнесения затрат и расчета себестоимости по проектам на 20%, а производительность труда выросла на 30%.
В результате проекта внедрения была создана информационная система по управлению проектной деятельностью, полностью отвечающая требованиям ГК «Исток-Аудио».