В Российской самолетостроительной корпорации «МиГ» разработали и ввели в эксплуатацию систему электронного документооборота и учета исполнения договорных обязательств
Отрасль : Машиностроение, приборостроение. Другие организации.
Исполнитель: Центр "ФОРВАРД"
Функциональная область: Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление документами и контентом.
24.05.2017 - 28.09.2018
Федеральный масштаб
В Российской самолетостроительной корпорации «МиГ» разработали и ввели в эксплуатацию систему электронного документооборота и учета исполнения договорных обязательств на базе решения «1С:Документооборот». Система стала основой единого информационного пространства компании. В ней осуществляются платежи по договорам, ведется учет исполнения договорных обязательств в части отражения плана поставки и плана оплаты. Реализована возможность не только делегировать все права пользователя или права на определенные области делегирования, но и возможность выполнять настройку делегирования процессов и задач по видам документов. В результате на 30% оптимизированы трудозатраты, а контроль исполнения поручений стал эффективнее на 90%.
Акционерное общество «Российская самолетостроительная корпорация «МиГ» — предприятие полного цикла, объединяющее все аспекты конструирования, изготовления, поддержания и ремонта самолетов марки «МиГ». Первый отечественный производитель авиационной техники, объединивший в рамках единой юридической структуры профильные организации, обеспечивающие все элементы жизненного цикла производимых летательных аппаратов.
Цели проекта:
- Сократить потери времени на создание, согласование, поиск и получение необходимых документов.
- Сократить издержки на печать бумажных носителей.
- Обеспечить защищенную работу с документами, содержащими коммерческую тайну и документами для служебного пользования.
Задачи проекта:
- Создать централизованную систему работы с электронными документами
- Унифицировать, централизовать и оптимизировать работу с договорными документами, процессы согласования и работы с договорными документами, контроля за исполнением договорных обязательств.
- Стандартизировать и оптимизировать процессы документооборота.
- Автоматизировать процессы регистрации, согласования, исполнения и контроля поручений согласно документов: поступающие, отправляемые и внутренние документы, протоколы, приказы, распоряжения.
- Повысить качество управления рабочими процессами за счет введения единых регламентов и норм работы с электронными документами, унификации процессов согласования и исполнения документов.
- Создать и вести централизованный корпоративный электронный архив документов.
- Обеспечить многопользовательскую работу над документами — создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов.
- Стандартизировать шаблоны всех видов документов.
До старта проекта структурные подразделения ОАО РСК «МИГ», входящие в организационный объем проекта, использовали морально устаревшую систему документооборота стороннего производителя. Кроме того, исполнение поручений и внутренняя дисциплина никак не контролировались.
Задачи сотрудникам ставились в устной форме, письменно либо по электронной почте. По поставленной задаче не всегда можно было понять в рамках каких контрактов она исполняется, не было возможности просмотра и доступа к связанным документам.
Учет договорных обязательств исполнителипо договору вели в ручном режиме с использованием средств Microsoft Office. Исполнение по государственным контрактам также отслеживалось в ручном режиме. Договорные документы, исполняемые в рамках одного государственного контракта, были разрозненны и никак не учитывались.
стема электронного документооборота и учета исполнения договорных обязательств построена на базе решения «1С:Документооборот». В нее входят следующие подсистемы:
- Работа с входящими, исходящими и внутренними документами (ОРД, служебные записки и др.).
- Контроль исполнения поручений.
- Управление мероприятиями (протоколами совещаний).
- Согласование договорных документов.
- Учет исполнения договорных обязательств.
- Казначейство.
В системе осуществляются платежи по договорам, ведется учет исполнения договорных обязательств в части отражения плана поставки и плана оплаты.
В корпоративной сети передачи данных развернуты следующие среды:
- Продуктивная.
- Разработки и тестирования.
- Мониторинга и контроль качества.
Продуктивная среда предназначена для работы пользователей в системах электронного документооборота и учета исполнения договорных обязательств, отладки на этапе опытно-промышленной эксплуатации, анализа проблем производительности и контроля текущего состояния систем.
На кластере серверов «1С:Предприятия 8» располагаются следующие базы:
- «1С:Документооборот» — ECM;
- «1С:ERP Управление предприятием 2» — ERP.
Для организации резервирования серверов лицензирования, в целевую архитектуру добавлены два сервера. В общей сложности обеспечивается отказоустойчивое подключение 1850 пользователей. К серверам лицензирования подключаются системы продукционной среды (SED и ERP), системы среды тестирования и разработки, среды мониторинга и контроля качества, а также прочие системы «1С» АО «РСК «МиГ».
Аппаратная архитектура системы
Масштаб проекта:
- В системе зарегистрировано 3 800 пользователей.
- Два внедренных решения 1С (ДО и ERP) и 4 функциональных блока (подсистемы).
- Более 1 200 обученных ключевых пользователей.
- Мигрировано более 400 000 исторических документов.
- Обработанных запросов в день до 400.
- В течение 1,5 мес. обработано более 12 000.
- Потрачено 35 000 человеко-часов.
Уникальность данного проекта заключается в том, что:
- В системе реализована возможность не только делегировать все права пользователя или права на определенные области делегирования, но и возможность выполнять настройку делегирования процессов и задач по видам документов.
- Разработана уникальная форма работы с задачами «Задачи мне по видам документов», группирующая задачи в виде иерархии по уровням: вид документа, вид задачи (согласование, исполнение, регистрация), тип задачи (задачи, направленные на исполнителя; задачи, расписанные от исполнителя на подчиненных), статус задачи (в работе, просрочено, исполнено).
- Учет исполнения договорных обязательств осуществляется путем отражения в карточке договорного документа:
-
- порядка расчетов (условия оплаты аванса, промежуточных платежей, окончательного платежа).
- графика исполнения договорных обязательств по документу, в разрезе плана и факта выполнения договорных обязательств по поставке (закупке) продукции (товаров, работ, услуг) по этапам или номенклатуре.
- графика платежей в разрезе плана и факта выполнения обязательств по оплате договорных обязательств.
- В системе «1С:Документооборот» разработана отдельная форма для работы с задачами, запущенными на основании документов подсистемы «Казначейство». В системе доработана форма «Задачи мне» с возможностью разделения задач по блокам документов «Делопроизводство», «Договорные документы», «Финансовые». В блоке «Финансовые» отображаются задачи по документам подсистемы «Казначейство» с фильтрацией задач по определенным критериям (ЦФО, Статья БК и т.п.). В системе предусмотрена возможность группового выполнения задач согласования по заявкам на расходование денежных средств.
Экономический эффект от внедрения:
- оптимизация трудозатрат: 30%;
- контроль исполнения поручений: 90%;
- учет договорных обязательств: 90%.
- Выполнен анализ типов и видов договорных документов.
- Разработана универсальная карточка договорного документа.
- Разработан механизм контроля исполнения договорных обязательств по условиям и плану поставки/платежей в разрезе этапов и по номенклатуре.
- Разработан механизм ведения и учета многосторонних договоров.
- Разработан механизм создания, изменения и контроля связей документов.
- Доработаны механизмы учета договорных обязательств и разработаны отчеты.
- Доработана система казначейства
- Разработаны механизмы формирования платежей и распределения банковских списаний.