Компания «Металлокомплект-М» построила автоматизированную систему казначейства, бюджетирования, регламентированного и управленческого учета


Рабочих мест: 300
Отрасль : Металлургическая промышленность.
Исполнитель: АКСИОМА-СОФТ
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт.
02.06.2019 - 30.01.2020
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Компания «Металлокомплект-М» построила автоматизированную систему казначейства, бюджетирования, регламентированного и управленческого учета на базе решения «1С:Управление холдингом». В результате внедрения компании удалось снизить трудозатраты на ведение учета и сократить сроки подготовки регламентированной и управленческой отчетности. Это явилось результатом объединения процессов в единой централизованной системе и автоматизации отражения операций в управленческом учете на основе операции регламентированного учета.

Заказчик

Основной бизнес акционерного общества «Металлокомплект-М» — складская торговля металлопрокатом. Компания входит в тройку лидеров рынка дистрибуции стальной продукции в России как универсальный поставщик металлопроката с 20-летним профессиональным стажем. Подразделения АО «МК-М» расположены в 17 городах России.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: создать информационную систему предприятия, которая обеспечит автоматизацию основных процессов управления финансами и решит следующие задачи: 

  1. Снижение трудозатрат на ведение управленческого учета и сокращение сроков подготовки отчетности («fast close») за счет:
  • объединения процессов в единой централизованной системе,
  • автоматизации отражения операций в управленческом учете на основе операции регламентированного учета.
  1. Управление ликвидностью со скользящим горизонтом в 30 дней.
  1. Формирование единого хранилища данных процесса «Бюджетирование» для импорта плановых данных, сбора фактических данных, мультисценарного планирования и план-фактного анализа.
Ситуация до старта проекта

До внедрения выбранного решения, такие процессы как «Регламентированный учет», «Казначейство» и «Управленческий учет» были распределены по разным информационным базам.

  • процесс «Бюджетирование» осуществляется в MS Excel;
  • процесс «Казначейство» был автоматизирован частично: только в части согласования заявок на оплату и реестра платежей. Формирование платежных поручений — вручную. Разнесение банковский выписки осуществлялось в двух системах и полностью в ручном режиме;
  • процесс «Управленческий учет»: полностью ручное отражение проводок в решении на платформе «1С:Предприятие 7.7».

Требовалось создать информационную системы предприятия, которая бы обеспечила автоматизацию основных процессов управления финансами и решение перечисленных задач.

В связи с тем, что в организации преобладали информационные системы на платформе 1С:Предприятие (1Сv77 и 1Сv8), а организации группы компаний вели регламентированный учет в конфигурации «1С:Бухгалтерия» ред. 3.0 и 2.0, первый критерий при выборе решения — простота перехода на новую систему.

Казначейство группы компаний было автоматизировано на «1С:Управление холдингом ред. 1.2.» Как следствие, второй критерий — единообразие и преемственность интерфейса систем.

Третий критерий — сохранение используемых функциональных возможностей продукта при переходе между редакциями.

Четвертый критерий — интеграционные возможности. В организации был запущен комплексный проект автоматизации, включающий в себя переход на современную ERP-систему («1С:ERP») и систему электронного документооборота («1С:Документооборот»). В рамках продуктов «1С» реализована бесшовная интеграция с «1С:Документооборотом», а также развитые инструменты интеграции между учетными системами.

Пятый критерий: экспертиза. В рамках организации и на рынке партнеров широко представлены организации и специалисты с требуемыми компетенциями по платформе (архитектура, аналитика, разработка, эксплуатация). Как следствие, внедрение новой системы не должно было сопровождаться увеличением расходов на содержание и обслуживание системы.

Также были определенные требования к интегратору, в частности:

  • наличие портфолио успешных проектов в области автоматизации процессов регламентированного учета, казначейства, бюджетирования;
  • наличие сертифицированных специалистов по продукту «1С:Управление холдингом» и платформе «1С:Предприятие 8».
Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система казначейства, бюджетирования, регламентированного и управленческого учета построена на базе решения «1С:Управление холдингом».

Автоматизированы следующие блоки:

  1. Регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет:
  • учет ВНА (ОС, НМА);
  • учет МПЗ и ТМЦ;
  • учет денежных средств;
  • учет ГОЗ;
  • закрытие месяца и регламентированная отчетность;
  • учет прочих фактов хозяйственной деятельности для целей регламентированного учета.
  1. Управленческий учет:
  • учет выручки по видам деятельности;
  • учет затрат;
  • учет ТМЦ;
  • управленческая отчетность.
  1. Казначейство:
  • управление лимитами;
  • формирование и согласование заявок на оплату;
  • управление ликвидностью;
  • исполнение платежей;
  • казначейская отчетность.
  1. Бюджетирование:
  • импорт бюджетных форм;
  • сбор фактических данных;
  • план-фактный анализ.

Платформа полностью отвечает требованиям организации по скорости внесения изменений, полной стоимости владения и другим показателям.

Параметры информационной системы:

  • объем базы на 12.05.2020: 35 ГБ;
  • справочников: 244;
  • видов документов: 85;
  • регистров сведений: 298;
  • регистров накопления: 32;
  • регистров бухгалтерии: 1

Количество автоматизированных рабочих мест: 300.

Особенности и уникальность проекта
  1. Особенность проекта — использование стандартных инструментов интеграции внутри платформы 1С без подключения интеграционной шины. Реализован обмен с 18 историческими системами.
  2. Для управления интеграцией создан интеграционный совет, который проводится каждую неделю. Выделен отдельный руководитель заказчика на эти задачи.
  3. Сроки — проект стратовал в мае 2019 года и в январе 2020 система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию.
  4. Проект реализуется, как бизнес-проект с ИТ составляющей.
  5. Вовлечение функциональных заказчиков в реализацию проекта с помощью соответствующей мотивации.
  6. Новая методология финансового учета разработана до начала проекта автоматизации. Все требования заказчиков были «приземлены» на возможности «1С:Управление холдингом» и смежных систем с помощью двух архитекторов проекта.
  7. Создана единая методология управления в компании, которой следуют все проекты внедрения.
Результаты проекта

В результате внедрения автоматизированной системы казначейства и бюджетирования, автоматизация регламентированного и управленческого учета на базе «1С:Управление холдингом» компании удалось снизить трудозатраты на ведение учета и сократить сроки подготовки регламентированной и управленческой отчетности. Это явилось результатом объединения процессов в единой централизованной системе и автоматизации отражения операций в управленческом учете на основе операции регламентированного учета.

Обеспечено мультисценарное планирование и план-фактный анализ процесса «Бюджетирование» за счет создания единого хранилища данных, которое обеспечило импорт плановых и сбор фактических данных.

Кроме того, было достигнуто решение задачи управления ликвидностью (скользящий горизонт планирования — 30 дней).

Экономический эффект от внедрения:

  • трудозатраты в подразделениях сократились на 20%,
  • управленческая отчетность формируется на 30% быстрее,
  • регламентированная отчетность формируется на 30% быстрее,
  • объемы материальных запасов сниизились на 10%,
  • материальные расходы сократились на 15%,
  • операционные и административныые расходы сократились на 12%,
  • заказы обрабатываются на 15% быстрее.