На машиностроительном предприятии «ИЗ-КАРТЭКС имени П.Г.Коробкова» построили систему электронного документооборота


Рабочих мест: 250
Отрасль : Машиностроение, приборостроение.
Исполнитель: АртАйТи
Функциональная область: Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление документами и контентом. Управление нормативно-справочной информацией.
01.09.2018 - 15.05.2019
Северо-Западный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

На машиностроительном предприятии «ИЗ-КАРТЭКС имени П.Г.Коробкова» построили систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП». На предприятии создана единая среда многопользовательской работы с документами. Повысился контроль исполнительской дисциплины по работе с документами. Исключена утеря документов. Повысилась прозрачность договорного документооборота, а также уровень информационной безопасности. Снизились временные затраты на работу с договорами.

Заказчик

ООО «ИЗ-КАРТЭКС имени П.Г.Коробкова» — крупнейший в России производитель экскаваторного оборудования, обеспечивает техникой горнодобывающие компании России и Зарубежья. В «ИЗ-КАРТЭКС» работает более 1300 человек. Компания входит в машиностроительный дивизион Газпромбанка — ООО УК «УЗТМ-КАРТЭКС».

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Cоздать единую среду многопользовательской работы с документами.
  2. Повысить контроль исполнительской дисциплины по работе с документами.
  3. Исключить утерю документов.

Задачи проекта:

  1. Автоматизировать бизнес-процессы в части согласования договорных документов.
  2. Обеспечить интеграцию со смежными системами предприятия.
  3. Обеспечить управление и контроль доступа к документам предприятия.
  4. Повысить скорость работы с документами.
  5. Контролировать качество работы с документами.
  6. Повысить прозрачность процессов через работу с отчетами.

Ситуация до старта проекта

Проблематика до старта проекта:

  1. До старта проекта часть договоров, дополнительных соглашений, спецификаций компании хранились в сканированных версиях в разных системах электронного документооборота. Данные системы были частично интегрированы с системами бухгалтерского, налогового учета и казначейства.
  2. Обмен электронными документами между предприятиями осуществлялся с использованием Microsoft Outlook.
  3. Система для хранения скан-образов первичной бухгалтерской документации отсутствовала, также отсутствовал архив юридически значимых электронных документов.
  4. Отсутствовала настройка интеграций между системами электронного документооборота и смежными системами предприятия, что не позволяло устанавливать взаимосвязь между настроенными процессами в системах и обеспечивать единый процесс движения документов, исключающий утерю информации на различных этапах.
  5. Отсутствовал функционал разделения на проверенных контрагентов и корреспондентов.
  6. Для решения этих проблем необходимо было создать систему электронного документооборота, которая бы позволила дать ряд существенных преимуществ в области договорного документооборота: организовать высокоэффективную работу участников процесса согласования и подписания документов, минимизировать риски невозврата оригиналов подписанных документов, уйти от избыточных рутинных операций.
Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Она позволила организовать высокоэффективную работу участников процесса согласования и подписания документов, минимизировать риски невозврата оригиналов подписанных документов, уйти от избыточных рутинных операций.

Автоматизированы следующие функции:

  1. Учет и хранение документов.
  2. Ведение номенклатуры дел.
  3. Учет и контроль исполнения поручений.
  4. Учет договоров.

На старте проекта был обследован существующий на тот момент процесс согласования и регистрации договорных документов в компании. Этап обследования позволил определить:

  • текущую методологию бизнес-процессов компании и их автоматизацию в действующей системе другого вендора;
  • выявленные требования к внедряемой системе электронного документооборота;
  • требования к информационному обмену со смежными системами.

Kartex2.png

Схема процесса «Как есть» в части работы с договорными документами

На следующем этапе проекта «Проектирование и прототипирование, формирование ТЗ» был создан сценарий работы внедряемой системы «Как будет», сделан предварительный реестр разработок и доработок системы, сформированы технические задания на разработку системы электронного документооборота и настройку интеграции со смежными системами.

 

Особенности и уникальность проекта

В качестве механизмов согласования используются сложные комплексные процессы. С одной стороны, это позволило ограничить количество процессов в пределах 20 и снизить затраты на поддержку и развитие системы. С другой стороны, настроенные процессы отвечают всем бизнес-потребностям предприятия.

Система «1С:Документооборот КОРП» интегрирована с CPM-системой «1С:Управление холдингом» и ERP-системой зарубежного вендора. Интеграции реализованы по технологии web-service, обеспечивают мгновенную передачу данных. Таким образом, помимо основных задач, «1С:Документооборот» выполняет функцию интеграционной шины.

Kartex.png

Схема интеграции со смежными системами
Результаты проекта

Результаты проекта

  1. Упорядоченное и надежное хранение договорной документации в хранилище документов.
  2. Реализация полного цикла обработки документов.
  3. Предотвращение потерь документов.
  4. Повышение прозрачности договорного документооборота.
  5. Повышение уровня информационной безопасности.
  6. Снижение затрат времени на работу с договорами в «1С:Документооборот КОРП». Сотрудники компании могут без проблем вести большой объем договоров.

В рамках первой очереди проекта были автоматизированы процессы согласования и регистрации договорных документов:

  • создание и согласование проекта договорного документа;
  • регистрация договорного документа;
  • формирование связанных документов;
  • получение подписанного документа от контрагента;
  • передача документа в архив.

Все разработанные блоки объединены в единую систему, обеспечивающую полную взаимосвязь бизнес-процессов компании между собой, установление единых правил ведения договорного документооборота, осуществление контроля работы с документами.

Во вторую очередь была реализована интеграция системы электронного документооборота с финансовой системой «1С:Управление холдингом» и системой электронного архива на базе «1С:Документооборот КОРП».

В результате работа 250 пользователей ведется в едином информационном пространстве.

В ходе проекта выполнен ввод первичных данных, настроено 20 маршрутов обработки договорных документов, выполнено более 300 доработок и настроек системы, разработана пользовательская документация, обучено 250 пользователей.