Сеть частных охранных предприятий «Ангел» построила единую информационную систему для эффективной работы с кадрами
Отрасль : Профессиональные услуги.
Исполнитель: 1С:Франчайзи МДК
Функциональная область: Управление финансами. Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление договорной деятельностью и платными услугами.
14.01.2018 - 11.07.2018
Центральный федеральный округ РФ
ГК «Ангел» одним из главных своих преимуществ на рынке услуг безопасности позиционирует высокую квалификацию своего персонала. Компания представляет собой конгломерат территориально распределенных предприятий с головным офисом и в такой ситуации особенно остро встал вопрос автоматизации процессов, связанных с кадровым вопросом. Поскольку работа с персоналом по своей сути затрагивают все уровни учета: кадровый, бухгалтерский, налоговый, управленческий, было принято рершение построить единую информационную систему на базе решения «1С: ERP Управление предприятием 2.0». В результате проекта в компании появился инструментарий, чтобы оценить эффективность работы отдела по подбору персонала, ушли проблемы со своевременным закрытием потребностей в персонале, исключено дублирование данных в информационной системе, значительно снизились временные затраты на оформление новых сотрудников вследствие автоматизации процесса.
Группа компаний «Ангел» — это сеть частных охранных предприятий, работающих по всей стране. Работает на рынке услуг негосударственной безопасности с 1994 года и ведет деятельность в сферах аудита и консалтинга систем безопасности, личной охраны, информационно-аналитических и детективных услуг. Приоритетами своей деятельности компания считает многофакторный анализ рисков и угроз для каждого клиента и акцент на полный цикл обучения сотрудников и усиленный контроль за их действиями. Такой подход позволил ГК "Ангел" стать единственной частной охранной компанией на Олимпийских играх в Сочи.
Территориальная распределенность компании при активном росте численности персонала обусловили следующие цели проекта:
- Создать единое информационное пространство, обеспечивающее все бизнес-процессы, связанные с кадровыми вопросами, начиная с момента поиска и подбора менеджерами персонала.
- Повысить скорость принятия решений.
- Повысить обоснованность принятия решений.
- Устранить дублирование и рассогласование информации.
Цели проекта в разрезе видов бизнес-процессов
ГК «Ангел» одним из главных своих преимуществ на рынке услуг безопасности позиционирует высокую квалификацию своего персонала. Поскольку компания представляет по своей сути конгломерат территориально распределенных предприятий с головным офисом, то, логично, что в такой ситуации особенно остро встал вопрос автоматизации процессов, связанных с кадровым вопросом. Поскольку работа с персоналом по своей сути затрагивают все уровни учета: кадровый, бухгалтерский, налоговый, управленческий, то заказчику было предложено в качестве оптимального решения внедрение программного продукта «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2.0».
На момент начала проекта в организации не было единой структуры ведения учета. Использовалось большое количество способов хранения информации, начиная от автоматизированных систем «1С», заканчивая таблицами Microsoft Excel. В условиях, когда организация — это группа отдельных юридических лиц, это приводило к значительному затруднению централизованного управления и оперативного принятия решений, информация часто терялась или дублировалась.
Использование большого числа программных продуктов и наличие значительного количества информационных баз в каждой программе увеличивало временные затраты на их обновление и настройку обменов.
Единая информационная система построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Главный акцент при внедрении делался на создание четкой структуры работы с кадровым составом компании на всех этапах с момента проведения собеседования с кандидатом и последующим решением всех вопросов, связанных с принятием работника в штат (начисление и выплата зарплаты, расчет отпускных и больничных, формирование и подача соответствующей отчетности в контролирующие органы). Для этого была разработана специальная система ролей пользователей с определенными полномочиями и доступами.
Архитектура ролей и функционала при переходе на новую автоматизированную систему
Автоматизированы следующие функции:
- Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность:
- бухгалтерский учет,
- банк и касса,
- расчеты с контрагентами,
- торговые операции,
- учет в обособленных подразделениях,
- регламентированная отчетность,
- налоговый учет,
- бюджетирование, финансовое планирование,
- уониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия,
- управление денежными средствами (казначейство),
- управленческий учет.
- Управление персоналом и кадровый учет (HRM):
- расчет зарплаты,
- подбор кадров,
- кадровый учет,
- анализ кадрового состава,
- учет рабочего времени,
- регламентированная отчетность,
- применение различных мотивационных схем,
- оценка и аттестация персонала,
- обучение персонала,
- оценка эффективности службы персонала и аналитическая отчетность,
- управление обучением и повышением квалификации,
- планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий.
- Документооборот (ECM):
- учет договоров.
- ЭДО с контрагентами:
- интеграция (встраивание) БЭД,
- доработка форматов ЭД,
- ,маршрутизация ЭД,
- реализация ролевой модели,
- маршрутизация ЭД.
По своей структуре ГК «Ангел» состоит из головной компании и множества обособленных подразделений, являющихся отдельными юридическими лицами, работающими под той же маркой. Для руководства компании особенно был важен в таких условиях контроль кадровых вопросов. При этом некоторые моменты, связанные с персоналом, были не привязаны к конкретному юридическому лицу, а возложены на отделы головной компании, некоторые — выполнялись сотрудниками на уровне отдельного подразделения. Разработчиками был предложен вариант, согласно которому были отобраны 50 ключевых пользователей, которых объединили в единую информационную среду в рамках программы «1С:ERP Управление предприятием». Каждому из них дали определенные его ролью права, что позволило исключить дублирование информации в системе.
Разработчик в силу территориальной распределенности клиента и отличием в качестве технических возможностей связи с головным офисом отдельных подразделений не пошел по пути полного отказа от других, уже используемых заказчиком, продуктов линейки «1С». На тех участках, где это было необходимо, настроили обмен ERP-системы с «1С:Бухгалтерией» и «1С:Зарплата и управление персоналом» и четко обозначили, кем и какие действия выполняются в той или иной системе. Следует также отметить, что разработчикм все доработки типового функционала выполняли в виде расширений, чтобы минимальной уйти от типового функционала и снизить вероятность проблем при обновлении системы.
В результате проекта были достигнуты следующие результаты:
- В компании появился инструментарий, чтобы оценить эффективность работы отдела по подбору персонала.
- Ушли проблемы со своевременным закрытием потребностей в персонале.
- Исключено дублирование данных в информационной системе.
- Значительно снизились временные затраты на оформление новых сотрудников вследствие автоматизации процесса.
- Уменьшился до 72 часов ежемесячный период подготовки и выплаты заработной платы сотрудникам.
- Ушли проблемы со своевременностью подачи корректной отчетности в контролирующие органы и вынесением штрафных санкций в виду нарушения сроков.
Владимир Равусяк
Генеральный директор ЗАО ГК «Ангел»В связи с активным ростом компании появилась необходимость объединить базы данных головного офиса и обособленных подразделений. В результате обсуждения с разработчиками сделали выбор в пользу «1С:ERP Управление предприятием». Результатами проекта удовлетворены. На выходе удалось достичь поставленные цели. Особо хочу отметить соблюдение сроков разработчиком, все работы прошли с соблюдением календарного план-графика, без срывов.