Главное военно-строительное управление №4 автоматизировало документооборот
Отрасль : Гос. и муниципальное управление.
Исполнитель: Компания Портал-Юг
Функциональная область: Управление документами и контентом. Управление нормативно-справочной информацией.
01.02.2020 - 01.04.2021
Южный федеральный округ РФ
Главное военно-строительное управление № 4 построило систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Новая система объединила филиалы и пользователей, расположенных во многих регионах и часовых поясах Российской Федерации. Работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 1 месяц после старта проекта. Это позволило осуществить поэтапный переход всех пользователей на работу в новой программе. После внедрения системы электронного документооборота трудозатраты в подразделениях снизились на 25%, управленческая отчетность формируется на 15% быстрее, а заказы обрабатываются на 20% быстрее. На 5% снизился производственный брак, и на столько же вырос объем выпускаемой продукции.
ФГУП «Главное военно-строительное управление № 4» занимается строительством объектов специального и производственного назначения, обеспечивающих оборону и безопасность государства, обустройством войск, жилищным строительством, строительством социальной инфраструктуры для Вооруженных сил РФ. В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений. Объекты строительства расположены практически на всей территории Российской Федерации.
Цели проекта:
- Повысить прозрачнось процессов закупочной деятельности и согласования внутренней документации.
- Снизить временные затраты на работу с документами: пока сотрудник перемещается между службами для согласования различных документов, тратится очень много времени.
- Снизить количество бумажных документов.
Задачи проекта
- Унифицировать работу с документами на предприятии:
-
- согласование документов по утвержденным цепочкам,
- назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении.
- Контролировать исполнительскую дисциплину. Все поручения от генерального директора заместителей и советников генерального директора, выдаваемые на ежедневных оперативных совещаниях, контролируются в разрезе сроков и предметов поручений.
- Снизить потери документов. Цифровизовать бизнес-процессы взаимодействия отделов и филиалов.
В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений. Удаленность расположения подразделений способствовала их объединению в единую сеть с помощью системы электронного документооборота.
В 2011 году предприятие приобрело решение «1С:Документооборот 8 КОРП», однако внедрение не было выполнено. Более того, до июля 2019 вообще не использовалась система электронного документооборота. С июля 2019 организовано ведение регистрационных и учетных журналов в электронном виде в формате Microsoft Excel. А в сентябре 2019 года внедрена система электронного документооборота не на платформе «1С:Предприятие 8».
Однако необходимого эффекта новая система не давала, и было принято решение внедрить программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», у которого было несколько ключевых и решающих преимуществ: совместимость с другими продуктами «1С», широкая распространенность специалистов на рынке, возможность модифицировать функционал программы под конкретные требования предприятия, регулярные обновления и постоянная поддержка.
Схема архитектуры до начала проекта
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП» редакции 2.1, с необходимыми предприятию доработками.
Доступ к программе осуществляется по средством тонкого клиента, web-клиента, при необходимых требованиях безопасности — через терминальный сервер для удаленных филиалов.
Количество автоматизированных рабочих мест: 2325.
Количество филиалов: 19.
Осуществляется удаленная работа в 11 часовых поясах на всей территории Российской Федерации.
Схема архитетектуры системы
- Масштаб и территориальная распределенность пользователей — новая система электронного документооборота объединила филиалы и пользователей, расположенных во многих регионах и часовых поясах Российской Федерации.
- Переход от другого вендора — программный продукт «1С:Документооборот КОРП» успешно заменил используемую ранее СЭД стороннего вендора. Функциональные возможности, используемые подсистемы, гибкость адаптации и модификации позволили успешно провести замену программного продукта на пользу предприятия.
- Быстрый результат — работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 1 месяц после старта проекта. Это позволило построить поэтапный переход всех пользователей на работу в новой программе.
- Масштабирование — уже в ходе проекта в состав управления было включено еще одно предприятие, ГВСУ № 8, ставшее одним из филиалов. Особенности архитектуры «1С:Документооборот» позволили без дополнительных настроек наладить работу более 500 новых пользователей в системе электронного документооборота.
- Работа в условиях коронавирусных ограничений — активная фаза внедрения частично выпала на март-апрель 2020 года, когда вводились ограничения на работу учреждения, а в регионе внедрения (Краснодарский край) даже на передвижение между населенными пунктами. Пришлось адаптироваться к новым условиям, менять структуру проекта, чтобы все ограничения не сказались на сроках и результатах.
- Штамп ПЭП — Для подтверждения действий пользователей в программе был реализован автоматически накладываемый на файлы штамп простой электронной подписи (ПЭП), который впоследствии включил в себя не только информацию о подписании, но и о всех согласовавших конкретный документ лицах. Штамп накладывается автоматически на файлы форматов pdf, jpg, png. А также система автоматически преобразовывает шаблоны документов в формате docx и сохраняет версию со штампом в неизменяемом pdf-формате.
- Обработка входящих документов с использованием потокового сканирования, используя штрих-коды документов, увеличила скорость регистрации документа, что соответственно повлияло на объем обрабатываемых документов.
- Подготовка и обработка исходящих документов — документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе.
- Подготовка и обработка внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок) — уменьшился поток документов (служебных записок) на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех работников предприятия.
- Визуализация штампа простой электронной подписи согласованных и подписанных документов.
- Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма мероприятий) — процесс позволяет контролировать практически весь документооборот, дает возможность выявить неэффективных работников
- Подготовка, согласование и утверждение заявки на закупку материалов (оборудования) — процесс позволяет намного быстрее согласовать заявку и подготовить договор.
- Подготовка, согласование и утверждение технических заданий.
- Подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору.
- Учет государственных контрактов (на базе механизма Ппроектов) — возможность видеть документацию, выбирая конкретный государственный контракт.
Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:
- визы согласования и регистрационные номера для мероприятий;
- проверка орфографии текста;
- работа с файлами и папками файлов во внутренних документах;
- модификация формы и функционала формы «Задачи мне».
Статистика документооборота за первый год эксплуатации системы впечатляет:
- более 35 тысяч входящих документов от 3,5 тысяч отправителей:
- 167 документов в день;
- 21 документ в час;
- 1 документ каждые 3 минуты;
- 40 тысяч исходящих документов, отправленных 3,5 тысячам адресатов;
- подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору:
- 190 документов в день;
- 24 документа в час;
- 50 тысяч внутренних документов.
Экономический эффект от внедрения (%):
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 15%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 5%;
- ускорение обработки заказов: 20%;
- сокращение операционных и административных расходов: 7%;
- снижение производственного брака: 5%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 25%;
- увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг: 5%.
Татьяна Каменская
Начальник отдела делопроизводства ФГУП «Главное военно-строительное управление № 4»После внедрения «1С:Документооборот» сроки согласования документов значительно сократились. Процесс заключения договора, в том числе подготовка к проведению торгово-закупочной процедуре идет быстрее, чем ранее. Еще одним большим достижением стало сокращение сроков поиска необходимых документов. Ранее запрос из контролирующих органов мог полностью парализовать работу канцелярии на день или даже больше: перебирались десятки бумажных журналов документов. Теперь же поиск не занимает и 5 минут одного сотрудника. Цифровизация в целом и использование системы электронного документооборота в частности — это прекрасный способ оптимизировать ресурсы и решать современные задачи.