Калининградская генерирующая компания построила современную автоматизированную систему кадрового учета и расчета заработной платы
Отрасль : Энергетика.
Исполнитель: БЮРО АЙТИ
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
15.05.2019 - 31.07.2020
Приволжский федеральный округ РФ
Акционерное общество «Калининградская генерирующая компания» учреждено 2 июня 2008 года в соответствии с соглашением между правительством Калининградской области и ОАО РАО «ЕЭС России», как дочернее зависимое общество АО «Янтарьэнерго». Имеет 2 филиала — Калининградский филиал «ТЭЦ-1» и Гусевский филиал «Гусевская ТЭЦ».
Цели проекта:
- Централизовать базы учетных систем зарплатного и кадрового учета всех филиалов организации.
- Сократить сроки подготовки отчетности.
- Перевести централизованную систему на конфигурациции, разработанные на базе платформы «1С:Предприятия 8.3».
- Доработать функционал системы в части зарплатного, кадрового и налогового учета в соответствии с выявленными требованиями.
Задачи проекта:
- Автоматизировать консолидацию данных обособленных подразделений.
- Автоматизировать подготовку налоговой отчетности.
- Автоматизировать подготовку статистической отчетности.
- Внедрить единые корпоративные справочники.
- Реализовать возможность автоматизированно предоставления налоговой и статистической отчетности в электронном виде.
Калининградская генерирующая компания долгое время работала в учетной системе на платформе «1С:Предприятие 7.7». Обособленные подразделения использовали отдельные базы, без какой-либо согласованности с центральным офисом. Конфигурации были сильно изменены и практически не подлежали обновлению. По этой причине налоговая и статистическая отчетность готовились с большими трудностями.
Также в отдельной программе на основе конфигурации «1С:Зарплата и кадры 7.7» велся учет выплат пенсионерам. Вся система могла быть охарактеризована как децентрализованная и слабо поддающаяся контролю и управлению. Все базы являлись файловыми СУБД. Такой способ управления БД негативно сказывался на производительности и целостности БД. Время, затрачиваемое на некоторые регламентные операции, в значительной степени превышало допустимые нормы:
- расчет зарплаты: от трех дней;
- закрытие месяца: от недели.
Присутствовали сотрудники, не задействованные в текущей системе учета, потому не имеющие возможности контролировать корректность данных, за которые они несут ответственность:
- техники (табельщики) — данные по учету рабочего времени;
- специалист по охране труда — данные по учету условий труда;
- экономист имел права только на чтение информации.
Данные по штатному расписанию вносились сотрудниками кадрового отдела, что говорит о параллельном учете в разных системах — 1С и Microsoft Excel.
Автоматизированная система кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версии КОРП редакции 3.1. Автоматизирован весь типовой функционал версии «1С:Зарплата и управление персоналом»:
- Электронные трудовые книжки.
- Кадровый учет и делопроизводство.
- Воинский учет.
- Штатное расписание.
- Учет труда, рабочего времени и невыходов.
- Учет отпусков.
- Настройка систем оплаты труда, расчет и учет зарплаты.
- Взаиморасчеты с сотрудниками.
- Отчисления с ФОТ, НДФЛ и отчетность в контролирующие органы ЭЛН, прямые выплаты и СЭДО ФСС.
- Кадровый учет.
В состав технических средств, необходимых для функционирования новой информационной системы вошли:
- серверное оборудование (сервер баз данных, сервер приложений);
- рабочие станции пользователей;
- оборудование для построения структурированных каналов связи;
- аппаратные средства обеспечения защиты информации от несанкционированного доступа;
- средства обеспечения электропитания (в том числе бесперебойного). Для обеспечения отказоустойчивости системы организован кластер серверов СУБД .
Кластер серверов СУБД состоит из 2ух серверов (master и slave ноды для формирования отказоустойчивого кластера). В случае отказа master ноды кластер серверов «1С» переключаются на slave ноду. Для обеспечения отказоустойчивости серверов СУБД использует технология AlwaysOn, реализованная в СУБД Microsoft SQL Server 2016 версии Standart.
Для обеспечения хранения большого количества файлов разного формата (как по размеру, так и по расширению), прикрепленных к документам системы, организовано выделенное хранилище данных посредством технологии FileStream, реализованной в СУБД Microsoft SQL Server 2016. Дисковая подсистема непосредственно под саму базу данных обладает возможностью расширения «на горячую», т.е. без остановки работы всей системы.
Архитектура серверов и баз данных
У компании была пестрая «лоскутная псевдо-автоматизиция», часто на основе таблиц Microsoft Excel. Все это требовалось учесть, оптимизировать и повторить в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», максимально используя типовые механизмы конфигурации.
В результате обследования выяснилось, что многие справочники требуют предварительной обработки: подразделения, должности. Перенос этих данных в модернизированную систему учета, в том виде как есть, повлек бы за собой огромный объем работ по корректировке данных.
В старой программе отсутствовал учет рабочего времени. Соответственно, учет переработок осуществляется за рамками системы расчета зарплаты. Табельщики вели учет времени и переработок в Microsoft Excel, данные подавались в расчетный отдел бухгалтерии раз в год, переработки оплачивались ежегодной (ежеквартальной) премией. Не было возможности централизованно и оперативно контролировать корректность расчета переработок.
В программе всем сотрудникам был назначен единый график-пятидневка, что не соответствовало действительности, поскольку ряд сотрудников на самом деле работали по утвержденным графикам сменности. Оплата работы в праздничные и выходные дни, оплата других отклонений от графика заносились в программу суммами, которые рассчитывались отдельно (в Microsoft Excel) по причине отсутствия в программе корректного отражения данных об отработанном времени. В той же таблице Microsoft Excel велся учет резерва отпусков (оценочных обязательств). Все эти задачи были решены при внедрении нового программного продукта.
Также потребовалась доработка типовой конфигурации в связи с тем, что старой версии собственными силами организации была реализована нетиповая возможность распределения начисленной зарплаты по шаблонам проводок (различным видам затрат). Аналогичный механизм был реализован в «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Кроме этого были разработаны многочисленные формы дополнительных отчетов.
Вне зарплатной программы велись расчеты:
- компенсации коммунальных платежей сотрудникам,
- компенсации стоимости молока,
- компенсации за задержку заработной платы,
- компенсации коммунальных платежей пенсионерам.
Все эти расчеты настроили в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
При реализации проекта получены следующие результаты:
- Удалось централизовать базы учетных систем зарплатного и кадрового учета всех филиалов организации. Кадровые данные не нужно повторять в блоке заработной платы. Ошибки повторного занесения справочников теперь исключены.
- Значительно сократились сроки подготовки отчетности (с месяца до 1-2 недель), в 2-3 раза ускорился расчет заработной платы.
- Используются типовые конфигурации, разработанные на базе платформы «1С:Предприятия 8.3», достаточно легкие и понятные в сопровождении. Предприятие стало экономить сотни часов работников отдела заработной платы и кадров, отдела информационных технологий.
- Доработанный функционал системы в части зарплатного, кадрового и налогового учета позволил отказаться почти от всех таблиц, в которых отдельно велись различные расчеты.
- Данные обособленных подразделений консолидируются автоматически. Ранее это было невозможно.
- Налоговая и статистическая отчетность формируется и сдается непосредственно из программы, ранее это также было невозможно.
- Внедрены единые корпоративные справочники, прекратились разночтения одинаковых элементов.
Анастасия Федорова
Главный бухгалтер АО «Калининградская генерирующая компания»В результате внедрения «1С:Зарплата и управление Персоналом 8 КОРП» мы объединили в единый информационный комплекс разрозненные информационные системы наших обособленных подразделений, сократили сроки подготовки отчетности, получили современный программный комплекс по кадровому учету и расчету заработной платы, с возможностью обновления форм отчетности.