OCSiAl RUSSIA объединила учет группы компаний в единой системе на базе «1С:ERP Управление предприятием»

Рабочих мест: 100
Отрасль : Химия, нефтехимия. Фармацевтическая промышленность.
Исполнитель: 1С-Рарус Новосибирск
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление производством.
01.05.2018 - 29.06.2019
Сибирский федеральный округ РФ

Краткое описание проекта

OCSiAl RUSSIA совместно с новосибирским филиалом «1С-Рарус» объединили учет группы компаний в единой системе на базе «1С:ERP Управление предприятием». Автоматизированы подсистемы оперативного и регламентированного учета (продажи, закупки, управление денежными средствами, склад, производство, учет внеоборотных активов, бухгалтерский и налоговый учет). Бухгалтерская и налоговая отчетность формируются в «1С:ERP Управление предприятием». В новой системе реализован оперативный контроль за процессами компании. Обмен документами в группе компаний теперь происходит в два раза быстрее, минимизированы ошибки ручного ввода, сократилось время обработки клиентских заявок.

Заказчик

OCSiAl — крупнейший производитель графеновых нанотрубок в мире. Компания разработала и запустила первую промышленную технологию их синтеза. Предлагает решения на основе нанотрубок TUBALLTM для придания электропроводности и улучшения физико-механических свойств различных материалов, в том числе красок и покрытий, резин и композитов, электрохимических источников тока. Годовая производительная мощность — 75 тонн.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

Ввести оперативный контроль за расходованием денежных средств за счет автоматизации контроля лимитов, выделенных в рамках бюджета.
Сократить количество документов и отчетов, формируемых вручную.
Сформировать единое информационное пространство с CRM-системой в части НСИ и данных заказов клиентов.
Объединить учет всех организаций российского сегмента ГК «ОКСиАл» в единой информационной системе.
Перейти на информационную систему, поддерживаемую и развиваемую вендором («1С»).

Задачи проекта:

Вести регламентированный (бухгалтерский и налоговый) и оперативный (в т.ч. производственного) учет российский сегмент группы компаний «ОКСиАл» в одной информационной системе.
Организовать автоматизированный контроль лимитов по статьям движения денежных средств (средствами типового функционала блока «Казначейство»).
Организовать интеграцию информационной системы «1С:ERP Управление предприятием» с Net Suite в части получения заказов на выпуск продукции, обновления их состояния и отгрузки, синхронизации НСИ.
Организовать интеграцию информационной системы «1С:ERP» с действующей системой электронного документооборота в части согласования заявок на денежные средства, заявок на закупку, заключаемых договоров.
Автоматизировать контроль ОТК за входящим сырьем и материалами и выпускаемой продукцией и полуфабрикатами с хранением параметров продукции по сериям.
Автоматизировать планирование графиков производственного процесса без учета доступности оборудования.
Обеспечить оперативность ввода данных в систему путем делегирования обязанностей и ответственности за полноту и достоверность вводимой информации на рабочие места сотрудников.

Ситуация до старта проекта

На момент старта проекта компания работала в нескольких решениях на платформе «1С:Предприятие». С развитием компании и увеличением объемов информации использование разрозненных программ привело к ошибкам, несовпадению данных, увеличению времени на их обработку. Приходилось повторно запрашивать и перепроверять информацию.

Очень много времени сотрудники тратили на планирование, контроль за исполнением и подготовкой отчетов, а также на учет операций между компаниями группы. Для оптимизации процессов сбора и обработки, снижения трудоемкости планирования, подготовки отчетов и повышения эффективности оперативного управления руководство компании приняло решение о внедрении «1С:ERP Управление предприятием».

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Так как основной процесс производства готовой продукции по сути является сквозным для трех организаций, то ведение учета в единой базе с использованием механизма «интеркампани» сократило трудозатраты на оформление документов товародвижения между организациями.

Автоматизированы функции:

Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:

учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность:
- бухгалтерский учет;
- банк и касса;
- расчеты с контрагентами;
- товарно-материальные ценности;
- торговые операции;
- производственные операции;
- основные средства;
- нематериальные активы;
- расчет зарплаты и кадровый учет;
- завершение периода;
- регламентированная отчетность;
- налоговый учет;
управление денежными средствами (казначейство);
управленческий учет.

Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS):

продажи (сбыт), сервис, маркетинг:
- оформление заказов покупателей;
- ценообразование, прайс-листы;
- учет продаж ТМЦ;
- взаиморасчеты с покупателями;
- оптовая торговля;
- подключение торгового оборудования;
склад и логистика:
- управление складскими запасами;
- управление ордерным складом;
- резервирование ТМЦ;
- учет ТМЦ в цеховых кладовых;
- комплектация и разукомплектация ТМЦ;
- контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов;
- подключение складского оборудования.

Различная отраслевая специфика:

интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков;
учет экспортно-импортных операций;
производство, услуги:

управление данными о составе и структура изделия, рецептура;
учет затрат на производство;
расчет нормативной себестоимости;
расчет фактической себестоимости;
учет основных средств, расчет амортизации;
учет услуг производственного характера;
планирование потребности в материалах;
диспетчеризация производства на уровне цеха;
переработка давальческого сырья;
учет спецодежды и спецоснастки;
сертификация качества сырья и продукции;
учет деятельности вспомогательных производств;
учет производственных заказов.

Документооборот (ECM):

делопроизводство;
учет договоров.

Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:

учет прихода ТМЦ;
взаиморасчеты с поставщиками.

Интеграция с действующей системой документооборота «1С:Документооборот КОРП» в части договоров и заявок на расходование денежных средств позволила не изменять действующие процессы организации а бесшовно вписать новую систему в ИТ-ланшафт.

Также были проведены работы по интеграции с действующей облачной CRM-системой стороннего вендора. Интеграция позволила синхронизировать основную НСИ (контрагенты, номенклатура) и получать pаказы клиентов из системы в автоматизированном режиме.

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Из-за того, что организация имеет распределенную структуру, требовалось вписать новую информационную систему в уже работающие процессы и действующие информационные системы. Общие или зависимые бизнес-процессы нескольких юридических лиц требовали тщательной проработки. Несколько исторических информационных баз потребовали серьезной работы при подготовке НСИ и первоначальных остатков.

Выполнение первой очереди работ позволило компании заменить текущие информационные системы с повышением качества учета и контроля. Выполненные работы по казначейству позволили контролировать расход денежных средств в автоматизированном режиме. Интеграция с другими учетными системами компании позволила сократить ручной труд и повысить качество данных.

Результаты проекта

Автоматизированы подсистемы оперативного и регламентированного учета (продажи, закупки, управление денежными средствами, склад, производство, учет внеоборотных активов, бухгалтерский и налоговый учет). Бухгалтерская и налоговая отчетность формируются в «1С:ERP Управление предприятием».

Учет компаний OCSiAl RUSSIA организован в единой информационной базе по единым правилам и стандартам.

Для упаковки разработан документ «Техническая карта», включающий в себя введение требований для упаковки продукции, учет упаковки, ввод дополнительных параметров для печатных форм документов отгрузки. На основании упакованной продукции формируется пакет отгрузочной и сопроводительной документации. Также «Техническая карта» указывает работникам склада, что необходимо собрать к отгрузке, как упаковывать и к какому сроку подготовить груз для отправки. Получен удобный механизм взаимодействия отдела логистики и работников склада при планировании и отгрузках. Также в новой программе оформляются и печатаются отгрузочные документы, в том числе на английском языке.

Реализовано хранение по иностранным кодам ТН ВЭД. Если в печатных формах требуется проставление иностранных кодов ТН ВЭД, это происходит автоматически.

Разработан механизм корректировки лимитов расходования денежных средств за текущий и последующие периоды в аналитике. Доработка соответствует внутренним правилам группы компаний OCSiAl и позволяет оперативно контролировать финансовые операции в соответствии с установленными лимитами.

В документе «Этап производства» настроено автоматическое заполнение серии выходного изделия. Механизм исключает допущение ошибок при ручном вводе серий, предусмотренном в стандартной конфигурации.

Реализован обмен с «1С:Документооборот». Разработаны необходимые печатные формы на русском и английском языках. В результате сведено к минимуму ручное формирование документов, оптимизированы механизмы их подготовки, процессы согласований, одобрений и выработки решений.

Реализован обмен данными с CRM-системой в части справочников «Номенклатура», «Прайс-лист» и документа «Заказ клиента». Теперь информация о продукции, ценах и заказах формируется в одной программе с автоматическим переносом в другую. Исключены ошибки ручного ввода, сокращено время обработки клиентских заказов.

Отзыв заказчика

Татьяна Колотова

Руководитель проекта внедрения OCSiAl RUSSIA

Компания OCSiAl RUSSIA добилась поставленных перед командой внедрения целей проекта. Благодаря единому информационному пространству отпала необходимость формирования и анализа данных из разрозненных программ. Большинство данных теперь вводятся в «1С:ERP Управление предприятием» в режиме реального времени, и в результате повышен уровень достоверности информации, необходимой для принятия быстрых управленческих решений. Использование системы «Интеркампани» сократило время подготовки документов между компаниями группы OCSiAl RUSSIA в 2 раза. Клиенты компании теперь получают документы без задержек — в день отгрузки. При росте компании (количество сотрудников на 32%, объем производства на 35%, объем продаж на 71%) автоматизированная подготовка документов и отчетов в «1С:ERP» позволила повысить качество, достоверность и оперативность ввода данных, а также удержать на уровне 2018 года количество персонала бэк-офиса. Дальнейшее развитие планируется в части автоматизации контроля качества выпускаемой продукции и планирования позаказного производства с учетом загрузки рабочих центров, внедрения подсистемы «Техническое обслуживание и ремонты», автоматизации бюджетирования и учета по МСФО.