Типография «МДМ-Флекс» сократила издержки, ускорила выполнение заказов и повысила прибыль с помощью единой информационной системы


Рабочих мест: 20
Отрасль : Полиграфические предприятия, СМИ.
Исполнитель: Армекс Информационные Технологии
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление продажами. Управление взаимоотношениями с клиентами. Управление логистикой и складом. Управление производством. Управление документами и контентом. Управление нормативно-справочной информацией.
01.09.2019 - 15.01.2020
Приволжский федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Типография «МДМ-Флекс» построила единую информационную систему с общей базой данных, которая объединила все отделы и производство, включая склад. Система построена на базе «1С:УНФ 8. Полиграфия 2». Все пользователи работают в единой среде, по четко понятным правилам и регламентам, что позволяет исключить ошибки на всех этапах работы. Выполнено нормирование по времени и стоимости всех технологических операций в области препресса, печати и послепечатной обработки продукции. Организован позаказный учет всех работ, поступающих в производство. Появилась возможность вести точный учет фактических затрат на выпуск продукции. Организована оперативная работа с макетами: они хранятся теперь в единой для всех подразделений информационной базе, это облегчает поиск и идентификацию работ, особенно при повторных тиражах.

Заказчик

Типография «МДМ-Флекс» работает с 2000 года испециализируется на производстве многокрасочной самоклеящейся этикетки. В типографии работают флексографские печатные машины, цифровая печатная машина, отделочное оборудования. «МДМ-Флекс» выпускает этикетки на товары (напитки, косметика, пищевые продукты, колбаса и колбасные изделия, пиво, автохимия, бытовая химия, водка, табак для кальяна, шоколад, алкоголь); на упаковку (бутылки, пластиковые контейнеры, банки, коробки).

Цели и задачи проекта

Цель проекта: построить программно-аппаратный комплекс, решающий задачу комплексной автоматизации предприятия.

Основная задача проекта: создать единую информационную систему предприятия с общей базой данных, которая бы объединила все отделы и производство, включая склад, в единое целое. Функционал выбранного программного продукта должен обеспечивать:

  • нормирование всех технологических операций и автоматизация расчета полиграфических заказов;
  • управление заказами на полиграфическую продукцию от «расчета» до «отгрузки»;
  • управление закупками (снабжением) и отношениями с поставщиками;
  • управление заказами на производство продукции с учетом актуальных норм, цен на материалы и складских остатков;
  • планирование потребности в материалах;
  • учет затрат на производство, расчет нормативной себестоимости, расчет фактической себестоимости;
  • фиксацию и учет бракованных продукции и материалов;
  • планирование производства с учетом текущей загрузки производства и поэтапной диспетчеризации выполнения заказов;
  • формирование графиков отгрузки, графиков частичной отгрузки готовой продукции;
  • мониторинг полиграфических заказов в производстве в режиме реального времени;
  • автоматизацию складского учета, позволяющую сократить складские остатки и увеличить оборачиваемость склада;
  • синхронизацию новой системы автоматизации с системой бухгалтерского учета «1С:Бухгалтерия 8».
Ситуация до старта проекта

Типография «МДМ-Флекс» постоянно развивается и совершенствуется, увеличивая портфель заказов. Рост объемов производства требует более быстрой и отлаженной системы управления. При этом необходимо учитывать тенденции современного полиграфического бизнеса: в связи с быстрой сменой рекламных акций тиражи печатных материалов становятся все короче, клиенты чаще меняют дизайн заказов, привнося в них элементы современного цифрового маркетинга — персонализацию и вариативность. Появление в типографии цифровой печатной машины, которая ориентирована на печать коротких и сверхкоротких тиражей, потребовало от руководства пересмотра принципов управления ключевыми бизнес-процессами.

До внедрения системы автоматизации «1С:УНФ 8. Полиграфия 2» в типографии использовали собственную информационную систему, которая состояла из нескольких программ: «1С:Бухгалтерия» — для целей бухгалтерского и налогового учета, собственная программа — для оперативного управления основным производством и бизнес-процессами типографии, «1С:Зарплата и управление персоналом» — для кадрового учета и расчета заработной платы, программы Microsoft Excel и Microsoft Word — для создания вспомогательных расчетов и печатных форм.

Текущий уровень автоматизации не отвечал требованиям заказчика, так как используемый набор программных продуктов не создавал необходимое «бесшовное» информационное пространство для полного отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, не охватывал основные бизнес-процессы. Кроме того, постоянно требовались ресурсы для обновления и поддержки всего ПО, что вызывало еще больше трудностей по мере расширения бизнеса и необходимости быстрой реакции на запросы клиентов. Типографии стала необходима единая информационная система с более мощным функционалом и с учетом отраслевой специфики. Последняя должна обеспечить, прежде всего, автоматизацию расчета заказов, их отслеживание на производстве и построение понятной и эффективной системы управленческой отчетности.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:УНФ 8. Полиграфия 2». Партнером по внедрению стала компания «Армекс».

Архитектура решения и масштаб проекта

Информационная система предприятия построена на базе решения «1С:УНФ 8. Полиграфия 2». В системе реализованы управленческий и производственный контуры деятельности, складской учет (в том числе учет готовой продукции). При проведении нормирования были учтены особенности и нюансы каждой производственной операции (более 100 операций), все операции были протестированы и, при необходимости, скорректированы, совместно с сотрудниками «МДМ-Флекс», что позволило получить точные расчеты заказов.

Реализованы расчеты сборных спусков, как последовательных, так и смешанных. Это позволило проводить менеджерам расчеты любой категории сложности и охватить всю деятельность типографии. Появилась возможность вести точный учет фактических затрат на выпуск продукции. Руководство типографии теперь видит реальную картину производства и может оценить себестоимость каждого заказа. Создана система планирования, которая позволяет быстро и корректно менять очередность заказов для производства.

Автоматизированы функции:

  1. Продажи (сбыт), сервис, маркетинг.
  2. Оформление заказов покупателей.
  3. Расчет нормативной себестоимости заказов.
  4. Ценообразование, прайс-листы.
  5. Взаиморасчеты с покупателями.
  6. Склад и логистика.
  7. Управление складскими запасами.
  8. Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками.
  9. Учет прихода ТМЦ.
  10. Взаиморасчеты с поставщиками.
  11. Производство, услуги.
  12. Учет затрат на производство.
  13. Расчет фактической себестоимости.

Особенности и уникальность проекта

Для решения поставленных задач было проведено тщательное предпроектное обследование, которое позволило учесть все недостатки текущей рабочей системы и учесть достоинства внедряемой конфигурации, а также реализовать все особенности специфики работы компании, связанные с ее основной деятельностью — производство полиграфической продукции методом флексопечати:

  1. Учтены особенности удаленного взаимодействия сотрудников и создан функционал, который позволяет взаимодействовать удаленным друг от друга сотрудникам без потери качества коммуникации.
  2. При проведении нормирования были учтены особенности и нюансы каждой производственной операции, все операции были протестированы и скорректированы совместно с сотрудниками «МДМ-Флекс», что позволило получить более точные расчеты.
  3. Была учтена специфика отрасли и типографии при расчете заказов, весь функционал расчетов был адаптирован под работников.
  4. Была описана и настроена система статусов заказа, которая позволяет отслеживать все стадии прохождения заказа.
  5. Все работы по внедрению проводились удаленно, без выезда на предприятие методистов и программистов.
  6. Под каждого сотрудника, работающего в программе «1С:УНФ 8. Полиграфия 2» были настроены права доступа и возможности программы таким образом, чтобы каждый сотрудник мог наиболее эффективно выполнять свою деятельность, при этом скрыв не нужный для работы сотрудника функционал.
Результаты проекта

Создана единая система на основе «1С:УНФ 8. Полиграфия 2», которая позволяет взаимодействовать всем подразделениям компании в рамках одной информационной системы, без необходимости конвертации данных. Все пользователи работают в единой среде, по четко понятным правилам и регламентам, что позволяет исключить ошибки на всех этапах работы.

Результатом проекта является введенная в эксплуатацию автоматизированная система управления предприятием. Ключевые итоги проекта:

  1. Выполнено нормирование по времени и стоимости всех технологических операций в области препресса, печати и послепечатной обработки продукции. Это позволило полностью автоматизировать расчет заказов. В результате в отделе продаж существенно сократилось время на их калькуляцию — в среднем на 25-30%. Это имеет важное значение при расчетах небольших заказов на цифровую печать, где фактор времени часто является ключевым. Клиенты стали быстрее получать расчеты, скорость принятия решений и оперативность согласований внутри типографии увеличилась. Как результат — лояльность клиентов повышается, новых заказчиков стало проще удержать.
  2. Организован позаказный учет всех работ, поступающих в производство. В системе фиксируется выработка каждого сотрудника и время выполнения технологических операций по каждой единице оборудования. Это позволило руководству увидеть реальную загрузку сотрудников, оценить трудоемкость технологических операций и установить справедливые нормы выработки. При сдельной оплате труда персонал типографии стал более мотивированным, посменная выработка продукции каждым сотрудником увеличилась на 8-12%. Это позволило увеличить загрузку оборудования и обеспечить рост объема выполняемых заказов.
  3. Появилась возможность вести точный учет фактических затрат на выпуск продукции. Руководство типографии теперь видит реальную картину производства и может оценить себестоимость каждого заказа. Контролируя эти показатели в типографии планомерно добиваются снижения себестоимости: тестируют и подбирают новые материалы, отслеживают и оптимизируют внутреннюю логистику, ищут пути внедрения новых технологий. Все это помогло предприятию снизить производственные затраты, добиться большей экономии в материалах, увеличить оборачиваемость складских запасов.
  4. Организована оперативная работа с макетами: они хранятся теперь в единой для всех подразделений информационной базе, это облегчает поиск и идентификацию работ, особенно при повторных тиражах. По каждому заказу можно посмотреть предыдущие версии макетов и найти всю сопутствующую информацию. Препресс-инженеры и дизайнеры видят всегда актуальную версию дизайна, не тратят время на поиски, при подготовке файлов к печати ошибки практически исключены.
  5. Система интегрирована с «1С:Бухгалтерией 8». В результате сотрудникам производства, занятым оформлением документов на отгрузку готовой продукции, больше не нужно тратить время на запросы в бухгалтерию — выписанные документы автоматически выгружаются из управленческой базы в бухгалтерию типографии.

Экономический эффект от внедрения:

  • трудозатраты в подразделениях сократились на 15%;
  • ускорилось получение управленческой и регламентированной отчетности на 20%;
  • объемы материальных запасов снизились на 10%;
  • расходы на материальные ресусры сократились на 15%;
  • производственные издержки уменьшились на 15%;
  • операционные и административные расходы стали меньше на 10%; 
  • оборачиваемость складских запасов выросла на 12%;
  • сроки исполнения заказов сократились на 20%;
  • себестоимость снизилась на 7%;
  • объем выпускаемой продукции вырос на 12%;
  • прибыль увелчилась на 10%;
  • заказы обрабатываются на 30% быстрее;
  • производительность труда в производстве выросла на 5%;
  • длительность простоев оборудования сократилась на 10%;
  • производственный брак уменьшился на 5%;
  • дебиторская задоженность снизилась на 7%.