В «КАНЕБО КОСМЕТИКС РУС» внедрили комплексную информационную систему


Рабочих мест: 70
Отрасль : Фармацевтическая промышленность. Торговля.
Исполнитель: 1С:Первый Бит, Москва – Центральный офис
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление продажами. Управление взаимоотношениями с клиентами. Управление логистикой и складом.
20.01.2019 - 07.07.2020
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В «КАНЕБО КОСМЕТИКС РУС» внедрена комплексная информационная система на базе решений «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Сервер взаимодействия» и программы для автоматизации управленческого учета, разработанной компанией «Первый бит» на базе платформы «1С:Предприятие». В рамках проекта автоматизированы многие рутинные операции, в результате чего в компании повысилась производительность, увеличилась скорость обработки заказов и скорость получения управленческой отчетности на 30%.

Заказчик

ООО «КАНЕБО КОСМЕТИКС РУС» — российское подразделение компании по производству высококачественной косметики по уходу за кожей. «Канебо» — это часть группы «Kao», — лидера в производстве потребительских товаров, товаров гигиены и бытовой химии в Японии. Филиалы работают более чем в 50 странах мира.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: внедрить на торгово-производственном предприятии современную информационную систему, которая обеспечит единое информационное пространство и оптимизирует процессы управления компанией.

Проанализировав запросы руководства, были поставлены следующие задачи проекта:

  1. Внедрить единую информационную систему для оптимизации производственного, бухгалтерского и налогового учета.
  2. Максимально автоматизировать работу пользователей.
  3. Организовать и регламентировать взаимодействие подразделений по вопросам предоставления информации.
  4. Интегрировать новое программное обеспечение с существующим ПО для автоматизированного получения заказов от сетевых покупателей, отправки и подписания отгрузочных документов.
  5. Оптимизировать работу склада по оформлению и обработке заявок, подготовка упаковочных листов с помощью подсистемы DataMobile.
  6. Оптимизировать работу первой линии технической поддержки.
  7. Автоматизировать процессы бюджетирования, казначейства
  8. Автоматизировать подготовку управленческой финансовой отчетности для целей последующей консолидации на уровне группы компаний.

Ситуация до старта проекта

До реализации проекта в «КАНЕБО» использовалась устаревшая система на базе «1С:Управление производственным предприятием 1.3.», которая не в полной мере обеспечивала потребности компании, не отвечала современным задачам бизнеса и не давала ему развиваться. Компании необходима была программа, возможности которой позволяли бы иметь комплексную информационную систему для ведения бухгалтерского, налогового учета и управленческого учета по стандартам МСФО, полностью охватывающую даже те процессы, которые не влияют на финансовую отчетность, и максимально автоматизирующую работу пользователей. Большой объем данных и сопровождающей документации, которая заводилась пользователями вручную, дублировалась разными подразделениями.

Для решения поставленных задач руководство обратилось в центральный офис компании «Первый Бит», которая имела обширный опыт реализации подобных проектов и обладала достаточным количеством высококвалифицированных специалистов по автоматизации производственных предприятий. После оказанной консультации было предложено внедрение программных продуктов:

  1. «1С:ERP Управление предприятием».
  2. Программа для автоматизации управленческого учета, разработанная компанией «Первый бит» на базе платфомы «1С:Предприятие».
  3. «1С:Сервер взаимодействия».

Руководство приняло решение о внедрении этой современной информационной системы для оптимизации ведения производственного учета и других бизнес процессов.

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта компания перешла с «1С:Управление производственным предприятием 1.3.». на «1С:ERP Управление предприятием 2.4.» и построила комплексную информационную систему, в которую также вошли программа для автоматизации управленческого учета, разработанная компанией «Первый бит» на базе платфомы «1С:Предприятие», и «1С:Сервер взаимодействия».

Компания получил единую систему, включающую в себя все контуры учета необходимые бизнесу:

  • бухгалтерский учет;
  • учет по МСФО;
  • управление персоналом и кадровый учет (HRM);
  • управление продажами;
  • управление закупками и отношениями с поставщиками.

Ориентируясь на задачи клиента, в рамках проекта был настроен следующий функционал «1С:Сервер взаимодействия»:

  • онлайн-комментирование конкретных объектов системы;
  • первая линия техподдержки;
  • поддержка обсуждения «один на один», которая позволяет пользователям общаться только друг с другом;
  • сопровождение нового сообщения и входящего звонка звуковым оповещением;
  • поддержка push-уведомлений;
  • восстановление и отправка сообщений автоматически, если соединение с сервером взаимодействия отсутствует.

Реализованы несколько сценариев использования: оповещение об оплатах от покупателей для ответственных менеджеров, информирование об отгрузке личного заказа, обмен информацией между менеджерами и бухгалтерией в отношении отчетов по промоакциям с предоставлением подтверждающих документов.

Большой акцент внедрения системы — это запуск подсистемы бюджетирования и казначейства, разработанной компанией «Первый бит» на базе платфомы «1С:Предприятие». Данная подсистема встраивается в конфигурацию «1С:ERP», в результате компания получила единую информационную базу с расширенными возможностями в части финансового учета. Реализован сбор и анализ для 15 видов бюджетов доходов и расходов, нескольких видов бюджетов движения денежных средств, бюджет по балансовому листу. Часть документов планирования создается автоматически — для целей анализа прогнозных расходов/доходов разработан алгоритм создания позиций плановых поступлений/реализаций на основании уже внесенных в систему фактических документов реализации товаров и услуг, заказа клиента, заказа поставщику, учитываются возможные корректировки реализаций и заказов. Плановые позиции также автоматизировано закрываются фактом для части операций на основании банковских документов списания/поступления ДС.

Автоматизировано взаимодействие с розничными сетями и дистрибьюторами с помощью системы электронного документооборота — как в части сбора заказов и потребностей, так и в части обмена первичными документами в электронном виде с помощью системы юридически значимого документооборота. Реализована интеграция «1С:ERP» и системы EDI Cislik (система внешнего документооборота для формирования заказов покупателями).

Контрагенты в системе ЭДО заполняют заявки, заявки аккумулируются по сегментам, затем создается общее событие, в которое включаются созданные заказы контрагентов. Событие поступает в статусе «Черновик». Пользователь переводит событие в статус «На согласование». Создаются документы запланированного взаимодействия, с рассылкой ответственным лицам писем. Весь процесс контролируется из рабочего места по взаимодействию, на котором отображается, какие события в каком статусе находятся и что необходимо сделать ответственным пользователям. После согласования события по всем строкам заказов клиента происходит алгоритм под названием «М-Анализ» (происходит проверка остатков, в т.ч. и серий по FIFO). Строки, по которым остатка нет, помечаются как отменные. По строкам, по которым хватает остатка, устанавливается способ обеспечения «К отгрузке». Формируется файл релиза — комплексный файл в котором видно какой магазин сколько запрашивал, и сколько ему можно отгрузить по итогам «М-Анализа». Событие переходит в статус «Утвержден», а ответственным лицам отправляются письма с уведомлениями и вложениями и обновлением рабочего места по взаимодействию. Ответственный за формирование первичных документов, через свой АРМ по формированию документов, создает документы реализации, списание на расходы, счета-фактуры, записи книги продаж, планируемое поступление ДС, транспортная заявка, транспортная накладная. По результатам выписки документов происходят рассылки писем ответственным лицам контрагентов с вложенными первичными документами.

Событие переходит в статус «Утвержден к сборке», а ответственным лицам отправляются письма с уведомлениями и вложениями и обновлением рабочего места по взаимодействию. Кладовщику на ТСД выгружаются заказы для сборки. Кладовщик собирает с помощью ТСД заказ, сообщает с помощью ТСД о завершении сборки. На основании выгруженных данных и весогабаритам, формируются упаковочные листы с уникальными штрихкодами, данные по штрихкодам отправляются контрагентам по EDI.

Кроме сообщений, звонков и обмена файлами в перечень объектов системы был добавлен такой объект для комментирования как «Маркетинговые мероприятия», поскольку он активно используется компанией в рамках организации розничной активности.

Еще одним внедренным инструментом стала подсистема оповещений по e-mail. Она позволила настроить автоматическое оповещение сотрудников при наступлении определенного бизнес-события (например, поступление оплаты от клиента).

Особенности и уникальность проекта

Для взаимодействия между пользователями и подразделениями используется отдельная программа — «1С:Сервер взаимодействия», внедренная специалистами «Первого Бита» всего за один день и развернутая на операционной системе CentOS 7. Упрощение передачи информации между подразделениями положительно сказалось на производительности сотрудников и скорости обработки задач.

После внедрения решения для бюджетирования и казначейства, разраотанного компанией «Первый бит», у руководства появилась возможность анализировать расходы в разрезе 10 сквозных аналитик, гибко управлять распределением косвенных затрат.

Результаты проекта

«КАНЕБО КОСМЕТИКС» в результате внедрения получили единую комплексную систему, которая оптимизировала внутренние процессы и открыла доступ к новым бизнес сценариям:

  1. Создано единое информационное пространство для работы всех пользователей, что привело к сокращению трудозатрат времени и ресурсов сотрудников, ускорению обменом информацией.
  2. Оптимизированы бизнес-процессы компании, открыты новые горизонты развития.
  3. Автоматизировано взаимодействие с розничными сетями и дистрибьюторами с помощью системы электронного документооборота — настроена интеграция системы с существующим ПО для автоматизированного получения заказов от сетевых покупателей, отправки и подписания отгрузочных документов.
  4. Автоматизированы процессы подготовки отчетности по бюджетам доходов и расходов, движения денежных средств, балансовому листу в части контроля плана и факта.
  5. Реализован многосценарный анализ план/факта продаж.
  6. Контроль дебиторской задолженности в разрезе числа дней просрочки.
  7. Для склада настроена интеграция мобильного приложения DateMobile с системой безбумажного оформления заявок.
  8. Выполнены требования законодательства по ведению бухгалтерского и налогового учета.
  9. При помощи настройки email оповещения у пользователей системы выросла производительность и скорость обработки задач.
  10. Оптимизировано централизованное рабочее место бухгалтера по отгрузке.
  11. Оптимизировано централизованное рабочее место специалиста по логистике.
  12. Оптимизирована работа линии технической поддержки.
  13. Автоматизирована загрузка таможенных деклараций с конструктором шаблонов.
  14. Автоматизировано заполнения формы статистического декларирования товаров при экспорте в страны таможенного союза.
  15. Развернута подсистема «Казначейство».

В оговоренные сроки и с должным качеством сотрудники компании «Первый Бит» выполнили все условия проекта и запросы компании. На данный момент руководство «КАНЕБО» выделило следующие ключевые результаты внедрения новой системы:

  1. Быстрее и качественнее формируется регламентированная отчетность и отчеты для руководства.
  2. Автоматизированы многие рутинные и ручные операции, что избавило компанию от возможных ошибок «человеческого фактора».
  3. Учет данных происходит в едином информационном поле, что позволяет эффективно контролировать и анализировать деятельность компании на всех этапах.
  4. Сократилось время обработки заявок от покупателей, внедрен безбумажный документооборот согласования заказов покупателей и заказов на внутреннее потребление.
  5. Повысилась производительность труда сотрудников, работающих в системе.
  6. Появились новые удобные разрезы аналитики.

Экономический эффект от внедрения:

  • ускорение получения управленческой отчетности на 30%;
  • ускорение обработки заказов на 30%;
  • сокращение трудозатрат в подразделениях на 20%;
  • сокращение дебиторской задолженности на 15%;
  • увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг на 10%;
  • рост прибыли на 5%.
Отзыв заказчика

Александр Онучин

Финансовый директор ООО «КАНЕБО КОСМЕТИКС РУС»

Совместно с компанией «Первый Бит» было принято решение обновить устаревшую систему и автоматизировать процессы при помощи внедрения продуктов «1С:ERP», «1С:Сервер взаимодействия» и «БИТ.ФИНАНС». Как результат — повысилась производительность, увеличилась скорость обработки заказов и скорость получения управленческой отчетности на 30%.