В Омском государственном аграрном университете имени П.А. Столыпина автоматизировали процесс подписания приказов
Отрасль : Образование.
Исполнитель: Комплексные системы автоматизации
Функциональная область: Управление документами и контентом.
15.08.2022 - 15.10.2022
Сибирский федеральный округ РФ
ООО «Комплексные системы автоматизации» автоматизировали процесс подписания приказов в Омском государственном аграрном универсистете. В ходе реализации проекта была настроена интеграция «1С:Университет» с «1С:Документооборот», прописаны правила определения нужных видов приказов, созданы шаблоны маршрутов для каждого вида приказа, разработаны печатные формы приказов. В результате в университете в 3 раза уменьшилось время подписания приказа, произошла кадровая оптимизация, снизилась нагрузка на сотрудников университета, сведена к нулю вероятность возникновения ошибок в документах.
Цель проекта: в рамках создания «Электронного деканата» настроить интеграцию «1С:Документооборот» с «1С:Университет», чтобы упростить и ускорить процесс согласования приказов
Задачи проекта:
- Настроить подключение «1С:Университет» к «1С:Документооборот».
- Создать правила определения нужных видов приказов.
- Разработать шаблоны и печатные формы приказов в «1С:Университет» в соответствии с учетной политикой Омского ГАУ. Пользователь должен иметь возможность сохранять и редактировать печатную форму.
- Прописать условия для автоматического старта процесса согласования.
- Настроить маршруты движения электронных форм документов в «1С:Документооборот». Требуемый маршрут должен подставляться автоматически в зависимости от вида создаваемого документа.
- Обучить персонал учебно-методического управления и единого деканата Омского ГАУ работе с электронными формами, шаблонами и маршрутами документов в «1С:Университет» и «1С:Документооборот».
В Омском ГАУ уже была установлена программа «1С:Университет». Но приказы распечатывались и подписывались в бумажном виде. Документы переносились из кабинета в кабинет, на их согласование уходило до нескольких дней. При этом в университете все динамично меняется, и к моменту, когда приказ доходил до проректора, данные в нем могли быть не актуальны.
Возникала необходимость в постоянной актуализации информации, а следовательно, переделывании и переподписывании приказов, что приводило к еще большим временным задержкам. Был высокий процент ошибок, которые приходилось оперативно устранять.
Так же в ОмГАУ ранее уже была установлена программа «1С:Документооборот», которую использовала только бухгалтерия.
Работы по проекту были разделены на 3 этапа.
Первый этап — подготовительный.
В первую очередь специалисты ООО «Комплексных систем автоматизации» настроили обмен между «1С:Университет» и «1С:Документооборот» для согласования приказов в электронном виде:
- Установили web-сервер и опубликовали на нем базу «1С:Документооборот», чтобы иметь возможность слать HTTP-запросы.
- Настроили интеграцию с «1С:Документооборот» на стороне «1C:Университет.»
- Настроили соответствие между объектами «1C:Университет» и «1С:Документооборот».
- Настроили расписание у регламентного задания «Формирование сообщений обмена для интегрируемых систем» в «1С:Документооборот».
- Настроили расписание у регламентного задания «Интеграция с 1С:Документооборот — Выполнить обмен данными» в «1C:Университет».
- Настроили маршрут согласования в «1С:Документооборот».
Каждый приказ проходит определенные этапы согласования, которые необходимо было прописать в виде маршрутов движения документа. Для обеспечения корректной работы информационной системы были введены следующие ограничения:
- в документах «1С:Университет» используется только один вид приказа;
- в приказе могут быть студенты только одного факультета.
В зависимости от вида приказа, в «1С:Университет» устанавливается главный маршрут. Далее документ передается в «1С:Документооборот», где движется по маршруту, определяемому в зависимости от подразделения (факультета) и наличию или отсутствию в приказе иностранных граждан. В «1С:Документооборот» созданы дополнительные виды внутренних документов: по одному для главных маршрутов и по одному для маршрутов, где требуется виза международного отдела (если в приказах есть учащиеся — не граждане РФ).
Печатные формы были разработаны специалистами ООО «Комплексные системы автоматизации» в соответствии с учетной политикой университета и предоставленными заказчиками шаблонами. Печатная форма открывается в текстовом формате (*.doc, *.docx). Пользователь может редактировать ее и сохранять себе на компьютер с целью дальнейшего прикрепления к документу для согласования.
Для переноса документа из «1С:Университет» в «1С:Документооборот» пользователю необходимо нажать кнопку «Документооборот». Система предложит создать приказ по найденным правилам. Далее нужно прикрепить необходимые файлы и нажать «Зарегистрировать», после чего приказ автоматически отправится по маршруту и вернется в «1С:Университет» после согласования.
На втором и третьем этапах было произведено масштабирование системы — разработаны недостающие печатные формы (всего порядка 70 форм) и прописаны маршруты для них.
Схема архитектуры
В Омском ГАУ большое количество приказов разных видов. Для реализации проекта были созданы печатные формы (порядка 70 штук) для каждого приказа по шаблонам университета с возможностью самостоятельно менять преамбулу, заголовки и шапку документа в режиме предприятия.
В рамках реализации проекта специалисты «Комплексных систем автоматизации» настроили хранение документов по папкам:
- Наименование папки определяется в соответствии с канцелярским номером — ищется самый правый символ «\», обозначение правее символа является наименованием.
- Формируется XDTO-пакет определенного типа, далее ищется основная папка для хранения всех приказов по наименованию.
- Создается еще один XDTO-пакет, где в критериях указывается «родитель» — прежде найденная папка — и наименование.
- Если папка найдена, используется она, если нет — создается новая.
После внедрения проекта в Омском ГАУ поменялся подход к организации документооборота.
Сотрудники университета избавились от необходимости носить бумажные приказы из кабинета в кабинет, вести длительные переписки с просьбами подправить или добавить информацию.
Все необходимые изменения можно внести в форму (при наличии у сотрудника соответствующих прав), они отразятся в приказе. При этом созданный документ защищен от случайных изменений — у него есть статус блокировок.
Приказ в формате *.doc, *.docx идет по стандартным, заранее заложенным, цепочкам, без участия человека. Сотруднику на компьютер приходит уведомление о необходимости подписать документ. Ему нужно только ознакомиться с приказом и поставить отметку о согласовании. После того как документ согласован всеми ответственными лицам, он автоматически возвращается в 1С:Университет.
Временные затраты на подписание документов снизились практически в 3 раза.
Произошла кадровая оптимизация — до внедрения данного решения работа по формированию и согласованию приказов выполнялась на 8 факультетах (соответственно, были 8 деканов, 8 заместителей деканов), сейчас весь объем ведут 5 сотрудников единого деканата.
Павел Ревякин
Руководитель Цифрового ситуационного центра Омского государственного аграрного университета имени П.А. СтолыпинаМы не просто автоматизировали процесс, мы его цифровизировали. Мы и раньше вели документооборот в электронном виде, но благодаря данному решению рождаются новые данные, которые изначально не относились ни к «1С:Университет», ни к «1С:Документооборот». Мы можем вычислить скорость обработки информации, видим эффективность работы каждого сотрудника. Можем отследить, на каком этапе находится согласование приказа, где появляются ошибки, где происходят задержки, оперативно исправить это и избежать в дальнейшем. Вручную это сделать было сложно. Студентам тоже проще стало — нет задержек, которые возникали при классическом способе. В нашем университете проект признан успешным и годным для дальнейшего масштабирования.