Компания «Вобаза» построила единую информационную систему и повысила скорость обработки заказов до 1000 штук в день
Отрасль : Торговля.
Исполнитель: Группа компаний "Axelsoft"
Функциональная область: Управление продажами.
01.12.2020 - 01.12.2021
Центральный федеральный округ РФ
Компания «Вобаза» построила единую информационную систему на базе решения «1С:Управление торговлей 11». Интеграция маркетплейса и «1С:Управления торговли» повысила скорость обработки заказов до 1000 штук за рабочий день. В результате проекта была реализовано ключевое бизнес-требование заказчика: возможность системы вести регулярный, достаточный и быстрый обмен информацией между элементами, с целью обеспечить оперативную деятельность отделов продаж, доставки, сборки и контроля качества.
«Вобаза» — это мебельный маркетплейс, основанный в 2020 году и объединяющий большое количество всевозможной мебели от разных производителей. Цель компании: предложить мебель по доступной стоимости, удобной доставке и качественной сборке, В компании работает около ста менеджеров, работников склада, сборщиков и курьеров.
Бизнес-цели проекта:
- Интеграция всех элементов системы в общую единообразную среду для всех пользователей.
- Уменьшение времени реакции на изменение состояния заказа. Сокращение количества проблемных сиryаций с заказом.
Бизнес-требования (задачи) проекта:
- Создание объединенной системы ведения учета на платформе «1С:Предприятие», в состав которой входят блоки взаимодействия с CS-caft, Starfish, ЕМЕ.
- Процент числа ошибок, вызванных разреженностью системы и отсутствия агрегации информации о состоянии заказа, в рамках календарного месяца не должен превышать 0,1%.
- Блок системы оперативного учета должен быть способен вести без потери в полноте и качестве не менее 10000 заказов в день.
Вывод на рынок торгового маркетплейса стал оптимальным бизнес-решением в условиях введенных ограничений из-за коронавируса и активного роста продаж через интернет. Рост заказов шел в геометрической прогрессии. Но в какой-то момент компания не смогла сделать скачок на новый уровень. Дело в том, что стадии движения задача с момента предложения на маркетплейса до доставки заказчику были по факту не объединены в одну согласованную цепочку. Для контроля и учета операций использовались несколько не связанных между собой сервисов. В итоге при растущем объеме заказов менеджеры, курьеры, сотрудники склада не могли быстро и качественно обработать запросы из-за того, что не имели оперативной информации о статуса заказа.
На момент обращения «Вобаза» уже широко применяла различные IT-продукты для автоматизации определенных бизнес-процессов:
- Платформа CS-Cart для маркетплейсов с личным кабинетом пользователя, в котором покупатель может осуществить покупку товара и далее отследить его статус.
- OMS STARFISH — сервис для управления заказами.
- ЕМЕ.WMS — система управления складом.
Но в силу того, что использовался целый ряд обособленных друг от друга систем:
- Тормозилась скорость обработки заказов, так как менеджеры, курьерская служба, склад не могли оперативно получать информацию о статусе заказа.
- Сложно было контролировать ситуацию в целом, не было инструментария для оперативного мониторинга ситуации.
- Были сложности с контролем качества и возможностью оперативного реагирования на конфликтные ситуации.
Назрела необходимость внедрения учетной программы, которая создала бы общую информационную среду для всех участников процесса.
Единая информационная система построена на базе решения «1С:Управление торговлей 11». Автоматизированы следующие блоки:
- Управление цепями поставок и управление товарными остатками.
- Управление складом.
- Управление внутренинми перевозками и собственной курьерской службой.
- Управление внешними курьерскими компаниями
- Управление услугами сборки и установки.
- Работа с мерчантом.
- Order management system (система обработки заказов).
Функциональная схема
В ходе проекта были выполнены сложные интеграции «1С:Управления торговли» с внешними сервисами: CS-Cart, OMS STARFISH, ЕМЕ.WMS.
В результате была выстроена кольцевая цепочка движения заказа по следующему алгоритму:
- Клиент делает заказ в личном кабинете CS-Cart
- OMS STARFISH присваивает заказу необходимый статус и отправляет его в «1С».
- Далее из «1С» заказ отправляется на сборку в ЕМЕ.WMS, при этом клиент получает уведомление в личном кабинете об изменении статуса заказа.
- После сборки заказа из ЕМЕ.WMS поступает информация в «1С» об изменении статуса заказа.
- Из «1С» информация выгружается в OMS STARFISH. STARFISH в свою очередь отправляет смс клиенту о готовности его заказа.
Архитектура информационной системы
В результате проекта была реализовано ключевое бизнес-требование заказчика: «Возможность системы вести регулярный, достаточный и быстрый обмен информацией между элементами, с целью обеспечить оперативную деятельность отделов продаж, доставки, сборки и контроля качества».
Достигнуты запланированные количественные показатели:
- оперативного ведения не менее 10000 заказов в день,
- реакция пользователей системы на изменение статуса заказа составляем не более 1 минуты,
- количество конфликтных ситуаций составляет менее 0,1% от общего количества заказов.
Николай Лысенко, генеральный директор ООО «Вобаза»
Для нас было важно получить результат, выраженный в конкретных цифрах. На старте проекта мы сформулировали для себя цели, которые планировали достигнуть на выходе:
- интеграция элементов системы;
- уменьшение времени реакции на изменение состояния заказа;
- сокращение количества проблемных ситуаций с заказом;
- возможность работы в единообразной системе;
- получение готового решения в ближайшее время;
- увеличение количества ведомых заказов.
Каждой из этих целей был присвоен конкретный показатель достижения, на основании которого мы оценивали успешность проекта.
