Масштабная система управления документами в холдинге «Металлоинвест» на 6000 рабочих мест


Рабочих мест: 6000
Отрасль : Металлургическая промышленность.
Исполнитель: 1С-КПД
Функциональная область: Управление документами и контентом.
01.06.2013 - 30.04.2014
Центральный федеральный округ РФ
Приволжский федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Холдинг «Металлоинвест» построил единую систему управ­ле­ния распорядительными и договорными документами. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Проект охватывает крупнейшие горно-обогатительные и ме­тал­лур­ги­чес­кие предприятия, а также большое число об­слу­жи­ва­ю­щих и ремонтных предприятий. Система построена на базе «1С:Документооборот». На момент написания статьи ав­то­ма­ти­зи­ро­вано около 6000 рабочих мест и развитие системы продолжается.

Заказчик

«Металлоинвест» — мировой лидер в производстве товарного горячебрикетированного железа, ведущий производитель и поставщик железорудной и метализованной продукции один из региональных производителей высококачественной стали. В состав холдинга входят ведущие горно-обогатительные предприятия.

Цели и задачи проекта

Бизнес-задачи компании в области управления документами:

  • повысить уровень целостности данных и надежности их хранения;
  • ввести единые стандарты работы с документами;
  • усилить контроль исполнительской дисциплины;
  • сократить длительность согласования документов между компаниями группы.

Задачи проекта:

  • создать единую систему документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»;
  • унифицировать подходы обработки документов в управляющей компании и управляемых обществах;
  • провести интеграцию процессов согласования договорных документов и наладить организационно-распорядительный документооборот (разработать сквозные процессы согласования) между управляющей компанией и управляемым обществом.

Выступление директора департамента ИТ УК «Металлоинвест» Олега Головко на 6-й международной конференции «Решения 1С для корпоративных клиентов»

Ситуация до старта проекта

Первая полноценная система документооборота уровня холдинга была построена на основе решения одного из западных поставщиков. Создание такой системы было увязано с реорганизацией процесса управления компанией. Система документооборота охватывала функции регистрации входящей и исходящей корреспонденции, согласования служебных записок, все функции согласования юридических документов (договоров) и внутренних документов и, наконец, контроль исполнительской дисциплины.

В ходе развития и расширения деятельности всё большее число процессов оказывалось связанным с деятельностью управляющей компании и прежде всего — закупки, продажи, согласование договоров юридической службой и т. д. «Мы подошли к тому, что старую систему нужно менять, причём необходимо было создать единую систему электронного документооборота для всей группы», — отмечает Олег Головко, директор департамента ИТ «Металлоинвест».

Архитектура решения и масштаб проекта

Критерии выбора платформы для создания системы электронного документооборота (СЭД) определили следующие:

  • соответствие функциональным требованиям, российским нормам документооборота;
  • поддержка распределённой архитектуры;
  • работоспособность при больших объёмах данных;
  • удобство и мобильность рабочего места;
  • приемлемая стоимость лицензий и программного обеспечения, а также стоимость владения;
  • распространённость на рынке, перспективность;
  • возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.

Потребность в территориально-распределённой базе объясняется тем, что основное число пользователей находится на комбинатах. «Например, на Лебединском ГОКе у нас сейчас более полутора тысяч пользователей, — поясняет Олег Головко, — и объём документов, которые хранятся локально, намного превышает тот объём, который передаётся по каналам связи между предприятием и управляющей компанией».

Рис. 1. Техническая архитектура единой системы документооборота.

Рис. 1. Техническая архитектура единой системы документооборота.

После анализа специалисты компании остановились на системе «1С:Документооборот», котоаря обеспечивает необходимый функционал с учётом требований российского документооборота и её не придется существенно изменять.

На сегодняшний день система охватывает более 6000 рабочих мест. Основные рабочие параметры созданной системы:

  • в управляющей компании автоматизировано 62 вида документов, 20 маршрутов согласования, общее количество документов — около 195 000, количество документов за месяц — 2700;
  • на Лебединском ГОКе автоматизировано 35 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 80 000, количество документов за месяц — 2500;
  • на Михайловском ГОКе автоматизировано 47 видов документов, 13 маршрутов согласования, общее количество документов — 75 000, количество документов за месяц — 9000;
  • на Оскольском электрометаллургическом комбинате автоматизировано 40 видов документов, 15 маршрутов согласования, общее количество документов — 60 000, количество документов за месяц — 2000;
  • на «Уральской стали» автоматизировано 8 видов документов, 6 маршрутов согласования, общее количество документов — 10 000, количество документов за месяц — 1000.
Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта — в его объёме. Это одна из самых масштабных систем управления документами в России. Особенность проекта в том, что единая система построена на территориально-распределенной архитектуре с пятью отдельными базами данных, которые частично реплицируются между собой.

«Мы столкнулись с рядом проблем при выборе технической архитектуры решения, — вспоминает Олег Головко. — В то время каналов с пропускной способностью больше, чем 2 Мбит/c, между комбинатами и управляющей компанией не было. Да и эти каналы были постоянно загружены другим трафиком — видеоконференциями, телефонией, электронной почтой. В такой ситуации приняли решение строить единую систему, но с пятью отдельными базами данных, которые будут частично реплицироваться между собой».

Весь проект включал три этапа:

  • пилотный проект;
  • создание тиражируемого решения СЭД для компании в целом (в рамках управляющей компании и Лебединского ГОКа);
  • тиражирование созданного решения на предприятия группы (Михайловский ГОК, Оскольский электрометаллургический комбинат и «Уральская сталь»).  

Более подробно ход создания СЭД показан на рисунке.

ход создания СЭД

Особого упоминания заслуживает также мобильное решение, разработанное на основе мобильного клиента системы «1С:Документооборот КОРП».

Результаты проекта

Единая система управления распорядительными и договорными документами введена в действие в управляющей компании, на Лебединском ГОКе, Михайловском ГОКе, Оскольском электрометаллургическом комбинате и на предприятии «Уральская сталь». Наиболее важные результаты проекта:

  • сократились сроки согласования основных распорядительных документов и договоров;

  • повысилась исполнительная дисциплина;

  • сократились сроки подготовки отчётности по регистрируемым документам;

  • существенно упростился поиск документов.

Отзыв заказчика

Олег Головко

директор департамента ИТ «Металлоинвест»

Мы планируем дальнейшее развитие системы как в части архива технологической документации для предприятий, так и для автоматизации и совершенствования тех процессов, в которых мы видим потенциальный эффект.