Компания TMD Friction Eurasia оптимизировала работу с клиентами


Рабочих мест: 150
Отрасль : Машиностроение, приборостроение.
Исполнитель: Ассино
Функциональная область: Управление документами и контентом.
14.11.2019 - 01.10.2020
Федеральный масштаб
Республика Казахстан
Республика Беларусь
Украина
Центральная и Восточная Европа

||
Краткое описание проекта

В ходе создания корпоративной системы управления основными бизнес-процессами в российском подразделении TMD Friction Eurasia автоматизировали процесс согласования заказов клиентов с учетом всех выставленных условий. Для покрытия необходимого контура задач использовано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», интегрированное с основной учетной системой компании на базе платформы «1С:Предприятие 8». В результате автоматизации необходимых процессов и унификации систем TMD Friction Eurasia сотрудники компании обеспечены удобным инструментом для оперативной обратной связи с текущими клиентами, а также используют его для обмена электронными документами в рамках партнерской сети.

Заказчик

ООО «ТМД Фрикшн Евразия» — представительство корпорации TMD Friction в России, лидера производства фрикционных тормозных технологий для всех видов транспорта, входящего в состав японского холдинга Nisshinbo Holdings Inc. Российское подразделение TMD Friction Eurasia с офисом в Москве — одно из дочерних предприятий, распределенных по 12 странам. Компания отвечает за дистрибуцию продукции на территории России и ЕАЭС.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Автоматизировать процесс согласования предварительных заказов клиентов по выставленным условиям.
  2. Сократить время цикла согласования документов и ознакомления с ними.
  3. Адаптировать новую систему в IT-ландшафте компании.
  4. Обеспечить возможность внутреннего обмена деловой корреспонденцией между партнерами TMD Friction.

Задачи проекта:

  1. Внедрить современный программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП».
  2. Провести работы по адаптации внедренного решения.
  3. Провести бесшовную интеграцию с основной учетной системой на базе «1С:ERP Управление предприятием 2».
  4. Обеспечить возможность оперативного контроля исполнения поручений
  5. Организовать электронное архивное хранение.
  6. Настроить мобильный пользовательский доступ к системе.
Ситуация до старта проекта

В ходе эксплуатации ранее внедренного продукта «1C:ERP Управление предприятием 2» в TMD Friction Eurasia дополнительно возникла необходимость в реализации бизнес-процесса согласования предварительных заказов клиентов с определенными условиями. Между вариантом доработки соответствующего процесса в «1С:ERP 2» и внедрением типовой конфигурации «1С:Документооборота 8 КОРП» заказчик выбрал второй вариант. Это было обусловлено значительно меньшими трудозатратами и наибольшей универсальностью в использовании для решения бизнес-задач в дальнейшем.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации оформления заказов клиентов построена на базе рещения «1С:Документооборот».  Автоматизированы функции:

  1. Оформление заказов покупателей.
  2. Оптовая торговля.
  3. Учет и хранение документов.

TMD_Friction_Shema_1.jpg

Схема архитектуры информационной системы

Автоматизировано 150 рабочих мест с расчетом активного использования системы «1С:Документооборот» сотрудниками и партнерами компании.

Особенности и уникальность проекта

В ходе адаптации «1С:Документооборота» был реализован ряд требований TMD Friction Eurasia, в том числе:

  1. Создание в «1С:Документооборот» процесса предзаказа (с номером в формате RU_Наименование клиента_Дата). В «1C:ERP Управление предприятием 2» пользователи создают предварительный заказ клиента:
  • загрузка из внешнего файла в поля «Артикул», «Кол-во» данных из заказа клиента;
  • формирование файла шаблона для проверки данных в TecCom — B2B-платформе для свободного рынка автозапчастей в Европе;
  • импорт в TecCom выгруженного файла из «1С:ERP» с дальнейшей обратной выгрузкой в формате xml файла в предзаказ;

При смене статуса документа «Предварительный заказ клиента» в 1C:ERP на «На согласовании» автоматически запускается комплексный бизнес-процесс в «1С:Документооборот» с помощью бесшовной интеграции.

TMD_Friction_Shema_2.jpg

Внутренний процесс согласования предварительного заказа в  «1С:Документооборот 8 КОРП»

По настроенной схеме бизнес-процессов проходит обработка, и в случае согласования без замечаний статус у документ предварительный заказ меняется на «Согласовано». Только после этого в 1C:ERP появляется возможность сформировать на основании предварительного заказа документ «Заказ клиента».

При статусе «Не согласовано» — создание заказа клиента будет заблокировано. При необходимости менеджер может внести изменения в предварительный заказ и снова поменять статус на «На согласовании», после чего бизнес-процесс согласования запустится повторно.

  1. Дополнительно настроено автоматическое обновление мобильного приложения по текущим задачам пользователей. Мобильное приложение используется при отсутствии исполнителей задач бизнес-процессов на рабочем месте. С его помощью они могут согласовывать предварительные заказы через приложение.

Результаты проекта
  1. Внедрена и унифицирована система для оперативной обработки, проверки и согласования предзаказов клиентов с адаптацией под потребности TMD Friction Eurasia.
  2. Помимо сотрудников компании, чья работа полностью автоматизирована, данным программным решением пользуются также партнеры компании — дистрибьюторы, торговые агенты — для обмена электронными документами.
  3. Подключено мобильное приложение в части согласования заказов клиентов.
  4. Клиенты компании оперативно получают обратную связь от ответственного сотрудника TMD Friction в локации РФ и стран ЕАЭС.
  5. Настроена и реализована структура хранения служебных и различных  внутренних документов. 
  6. Настроены нумераторы и номенклатура дел. 
Показатели экономической эффективности.
  1. В 3 раза ускорился процесс оформления потребностей клиента.
  2. В 3 раза сократилось время на поиск необходимых документов.
  3. На 25% увеличилась скорость согласования предзаказов.
  4. На 10% снизились трудозатраты на учет данных операций в системе.

Отзыв заказчика

Андрей Мельников

Генеральный директор TMD Friction Eurasia

По окончании проекта специалисты assino выполнили основную поставленную бизнес-цель TMD Friction Eurasia — автоматизировали процесс согласования предварительных заказов клиентов по выставленным условиям.