В Аvito создали автоматизированную систему внутреннего документооборота


Рабочих мест: 7400
Отрасль : Профессиональные услуги. ИТ-услуги, телекоммуникации. Торговля.
Исполнитель: АКСИОМА-СОФТ
Функциональная область: Управление нормативно-справочной информацией.
01.06.2021 - 30.01.2022
Центральный федеральный округ РФ
Северо-Западный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В «Авито» разработана система внутреннего документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП», с помощью которой в компании было автоматизировано 7400 рабочих мест. Реализация проекта помогла сократить трудозатраты в подразделениях на 33%, сроки оказания услуг — на 25%, а стоимость владения системой — на 15%.

Заказчик

«Авито» — самая популярная онлайн-платформа объявлений в мире и России. Количество активных объявлений на «Авито» — более 100 млн, ежедневная аудитория платформы составляет 22 млн человек.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • повысить доступность, скорость и удобство использования внутренних сервисов back-office для пользователей (всех сотрудников «Авито»);
  • увеличить степень автоматизации внутренних сервисов, т.е. снизить трудоемкость работы со служебными документами для сотрудников департаментов HR, Finance и Legal;
  • упростить возможность развития системы внутреннего документооборота в будущем и снизить стоимость владения.

Задача проекта: автоматизировать внутренний документооборот.

Ситуация до старта проекта

До внедрения для автоматизации документооборота использовался корпоративный портал на базе «Sharepoint». Заказчика не устраивала стоимость владения данным решением, скорость и недостаточное удобство работы с ним, а также скорость развития и возможности масштабирования.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система внутреннего документооборота построена на базе «1С:Документооборот КОРП». Front-end построен на корпоративном портале Avito.People OOO «КEX еКоммерц».

В рамках проекта были разработаны и внедрены следующие модули:

  1. Бесшовная интеграция «1С:Документооборот КОРП» (ДО) и «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП).
  2. Реализована интеграция с Avito.People — при создании отпуска на стороне Avito.People данные загружаются в ДО, создается внутренний документ и запускается соответствующий бизнес-процесс.
  3. В ДО произведена доработка механизма делегирования, создания печатных форм и проставление в них ПЭП (простых электронных подписей), согласующих бизнес-процесс.
  4. Реализован обмен данными с ЗУП, в том числе для согласования отпусков руководителями.
  5. Создание документа «Отпуска» на стороне «1С:Зарплата и управление персоналом» по ходу процесса согласования в «1С:Документооборот КОРП».

Реализация проекта позволила автоматизировать функции:

  • учет и хранение документов;
  • согласованияе внутренней документации.

Avito_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта
  1. Особенность реализации проекта в том, что решения на платформе «1С:Предприятие» были интегрированы в корпоративную среду заказчика, которая имеет высокие показатели удобства для пользователей. Поэтому одной из задач проекта являлось сохранение и повышение качества и удобства системы.
  2. Также в рамках проекта в информационной системе предприятия одновременно были реализованы возможность подачи массовых заявок руководителями и аналогичная возможность подачи заявок помощниками руководителей.
  3. Кроме того, особенностью проекта заключалась в необходимости интеграции «1С:Документооборот» с корпоративным порталом заказчика «Avito.People».
  4. Проект был выполнен за 7 месяцев. На его реализацию суммарно ушло 1800 человеко-часов.
Результаты проекта

В рамках проекта была реализована трехзвенная система «Avito.People — 1С:Документооборот — 1С:Зарплата и управление персоналом», которая позволила повысить уровень автоматизации внутреннего согласования документов, в частности удалось оптимизировать процесс подачи и обработки заявления на отпуск.

Результатом реализации проекта также стало увеличение удобства и скорости работы с корпоративным порталом «Avito.People» (благодаря интеграции с ДО) для сотрудников компании «Авито» — пользователей информационной системы. Кроме того, удалось сократить трудозатраты в департаментах HR, Finance и Legal, а также финансовые расходы.

Экономический эффект от внедрения:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях — 33%;
  • сокращение финансовых расходов — 15%;
  • сокращение сроков оказания услуг — 25%.
Отзыв заказчика

Кирилл Скоромыкин

Руководитель проектов ООО «КЕХ ЕКОММЕРЦ» (Avito)

В результате реализации проекта был достигнут высокий уровень эффективности системы внутреннего документооборота и заложены основы для ее дальнейшего развития. Так, сотрудники департаментов HR, Finance и Legal отмечают, что автоматизация позволила уменьшить трудоемкость работы со служебными документами. Кроме того, удалось добиться снижения стоимости владения системой на 15%.