Оперативный и регламентированный учет обслуживания воздушных судов в аэропорту «Махачкала»
Отрасль : Транспорт и логистика.
Исполнитель: ГЭНДАЛЬФ
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление транспортом. Управление ремонтами. Управление документами и контентом.
01.06.2014 - 14.12.2014
Южный федеральный округ РФ
Аэропорт «Махачкала» построил систему учета деятельности, соотвествующую всем требованиям авиационной и неавиационной отраслевой специфики. Система построена на продуктвх линейки «1С:Предприятие 8». Для оперативного учета оказания аэропортовых услуг разработана «Система оперативного учета обслуживания воздушных судов». За короткий промежуток времени удалось запустить в работу весь комплекс услуг, оказываемый аэропортом. В результате уменьшить количество ошибок в оперативном учете воздушных судов, повысить контроль, ответсвенность сотрудников и управляемость расходов организации.
Международный аэропорт «Махачкала» осуществляет регулярные внутренние и международные рейсы. В состав аэропорта входят различные службы, обеспечивающие бесперебойный прием и вылет воздушных судов. Ежегодно в аэропорту обслуживается более 2000 рейсов. Общая пропускная способность аэровокзала свыше 240 чел/час. В организации работает более 700 сотрудников.
Цель проекта — построение системы контроля работы подразделений аэропорта, а также системы управления финансовыми потоками.
Задачи:
- повышение точности и уменьшение количества ошибок при оперативном учете обслуживания воздушных судов;
- поддержка учета по новым видам деятельности в соответствии с требованием законодательства;
- повышение управляемости за счет разделения зон ответственности и построения системы бизнес-процессов;
- повышение контроля за деятельностью организации с помощью системы бюджетирования и финансового анализа;
- экономия времени и сокращение трудозатрат на формирование регламентированной и оперативной управленческой отчетности;
- сокращение расходов на обслуживание системы обслуживания воздушных судов.
С июля 2014 года аэропорт «Махачкала» начал оказывать полный комплекс услуг по обслуживанию воздушных судов. До этого времени организация занималась только реализацией топлива. С появлением новых видов деятельности появилась необходимость вести детальный учет по ним, а также выполнять отраслевые требования законодательства по контролю тарифов и отчетности по авиационной и неавиационной деятельности. Для управления тарифами руководству аэропорта необходимо оперативно получать информацию об объеме оказанных авиакомпаниям услуг, а также о структуре себестоимости каждого вида услуг, включая обеспечение взлета и посадки самолета, авиационной безопасности, стоянки, заправку, ремонтные работы, уборку борта, поставку продуктов питания на борт, перевозку багажа, уборку аэродрома, обслуживание пассажиров в залах и др.
Ранее объем оказанных аэропортом услуг рассчитывался вручную, детальной информацией по услугам зачастую владели только экономисты. Было сложно управлять тарифами услуг, планировать закупки материалов и комплектующих, контролировать затраты предприятия и взаиморасчеты с поставщиками и авиакомпаниями.
Кроме того, аэропортовая деятельность строго регламентирована требованиями Министерства транспорта РФ, Росавиации и других органов, осуществляющих надзор. Аэропорт обязан регулярно предоставлять в контролирующие органы отчетность по услугам. Ранее формирование специализированной отраслевой отчетности требовало много времени.
Систему контроля работы подразделений аэропорта было решено строить на платформе «1С:Предприятие 8» и программных продуктах «1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:Управление автотранспортом 8», «1С:Документооборот 8». Функционал системы «1С:Управление автотранспортом 8» был непосредственно встроен в «1С:Управление производственным предприятием 8» и настроена интеграция между оперативным учетом службы спецтранспорта и финансовым (в рамках одной базы). Программный продукт «1С:Управление производственным предприятием 8» был адаптирован под специфику работы компании. Доработки затронули практически все типовые блоки системы, были разработаны новые документы, справочники и роли, печатные формы и отчеты.
Кроме того, для оперативного учета оказания аэропортовых услуг разработана «Система оперативного учета обслуживания воздушных судов». Эта система разработана на платформе «1С:Предприятие 8» и позволяет вести учет в онлайн режиме, а также выписывать акт формы А/С (название актов об оказании услуг, принятые в отрасли).
Упрощенно архитектура и поток данных между системами показан на рисунке.
Рис. 1. Архитектура и поток данных между системами.
Основные точки интеграции комплекса «1С:Управление производственным предприятием 8» + «1С:Управление автотранспортом 8» с другими системами:
- с системой «1С:Документооборот» — обмен данными справочника «Контрагенты» и результатами согласования планов закупок.
- с «Системой оперативного учета обслуживания воздушных судов» (СОУОВС) — обмен данными по актам оказанных услуг и данными справочника «Контрагенты».
- с электронным табло в зале терминала и на сайте – передача информации из СОУОВС о рейсах, задержках, времени и стойках регистрации.
Вследствие специфики контроля за тарифами в организации было необходимо рассчитывать себестоимости детально по каждому виду услуг, было принято решение реализовывать такую возможность с использованием механизмов РАУЗ.
Для детального учета затрат и начисления имущественных налогов, включаемых в стоимость оказываемых услуг, была автоматизирована система начисления и расчета налогов. Реализована возможность детального указания аналитики затрат для начисления налогов, в том числе и в процентном соотношении по различным подразделениям. На основании данных о способах начисления налогов, происходит автоматическое начисление налога на имущество, землю и транспорт по каждому объекту в отдельности. На основании данных о себестоимости заполняется отраслевая отчетность по аэропортовой деятельности.
В условиях возросшей потребности в сотрудниках появилась задача по расширению квалифицированного штата. Для оценки профессионального уровня кандидатов потребовалось проведение тестирования на соответствие знаний. Кандидаты, успешно прошедшие тестирование допускались к обучениям работы с программными продуктами. Успешно прошедшие обучение соискатели и сдавшие итоговые проверки знаний, были приняты на работу в организацию Для подтверждения соответствия уровня знаний сотрудников занимаемой должности проводились 2 этапа тестирования. После проведения обучений сотрудники сдавали практические контрольные работы, по которым получалась оценка усвоенной информации. На основании полученных результатов принималось решение о найме сотрудника на постоянную работу.
Сегодня в данные по оперативному обслуживанию воздушных судов службой аэропорта вводятся в круглосуточном режиме. Информация оперативного учета по расписанию выгружается в базу регламентированного учета, в которой акты авиационной службы объединяются в документы акт об оказании производственных услуг, который для целей регламентированного учета отражает факт оказания услуг контрагентам. Все данные оперативного учета, транслируются в терминале аэропорта, и сети интернет на электронном табло, для информирования пассажиров.
В результате проекта удалось:
- Уменьшить количество ошибок в оперативном учете воздушных судов
- Сократить расходы на обслуживание системы обслуживания воздушных судов за счет замены предыдущего программного продукта.
- Построить систему электронного согласования расходов организации, служебных заданий и записок сотрудников.
- Повысить контроль, ответсвенность сотрудников и управляемость расходов организации.
Построенная система бюджетирования, с использованием планов закупок, БДДС и БДР, используется руководством организации для принятия финансовых решений. Все решения теперь могут приниматься на основании данных о расходах и предполагаемых доходах.
С момента начала ведения учета в новой системе до момента первой сдачи отчетности прошло 3 месяца. Время на подготовку отраслевой отчетности сократилось с нескольких недель до пары часов: все данные для отчетности заполняются автоматически, на основании учетной регламентированной информации получаемой в системе «1С:Управление производственным предприятием 8».