Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина» построила систему электронного документооборота


Рабочих мест: 200
Отрасль : Культура.
Исполнитель: Компания "СофтАкадемия"
Функциональная область: Управление документами и контентом.
02.06.2023 - 30.11.2023
Северо-Западный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина» построила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот КОРП». Данный проект был направлен на повышение эффективности контроля процессов по обработке документов путем автоматизации функций, которые до этого выполнялись вручную (печать, согласование, внесение, правок, повторная печать, печать и сканирование подписанных документов). Одним из эффектов внедрения системы электронного документооборота стало сокращение расхода бумаги за счет использования электронного согласования, а также повышение производительности труда. Реализация данного проекта обеспечила использование ЮЗДО и позволила направлять письма в сторонние организации посредством СЭД, сокращая работы на печать, подписание, сканирование.

Заказчик

Президентская библиотека основана в 2007 году в Санкт-Петербурге. Является первой национальной электронной библиотекой в нашей стране. В ней организованно  удаленное обслуживание пользователей по принципу работы сетевой библиотеки. Работа с ресурсами библиотеки осуществляется в электронной форме. Основными средствами доступа к фонду являются: интернет-портал (открытая часть фонда), электронный читальный зал, центры удаленного доступа в России и за рубежом — всего более 1400 центров.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Обеспечить единое хранилище документов с соответствующими политиками безопасности доступа.
  2. Оперативно контролировать исполнениеедокументов.
  3. Сократить время согласования документов
  4. Снизить затраты на изготовление и копирование документов, в том числе на бумагу
  5. Уменьшить время, затрачиваемое различными сотрудниками на поиск документов и информации.
  6. Использовать юридически значимый электронный документооборот.

Для обеспечения достижения целей были поставлены следующие задачи:

  1. Централизовать и автоматизировать управление пользователями, ролями и правами на основе понятных формализованных бизнес-процессов.
  2. Анализировать регламент делопроизводства и настроить СЭД в соответствии с установленными нормативными документами в учреждении.
  3. Формализовать, оптимизировать и автоматизировать процессы.
  4. Настроить и адаптировть конфигурационное решение и интеграционные механизмы.
  5. Разработать дополнительную функциональность.
  6. Интегрировать внедряемое решение в корпоративную архитектуру учреждения.
  7. Обучить сотрудников работе с настроенной СЭД.
  8. Оказывать методическую и консультационную поддержку.
Ситуация до старта проекта

До начала внедрения «1С:Документооборот КОРП 2.1.» в учреждении использовалась СЭД, которая не позволяла в полной мере учитывать все движения документов, не отображала контрольные документы, сроки выполнения и была доступна только службе документооборота. Основные процессы по обработке документов, этапы согласования и рассмотрения проходили в бумажном виде или по электронной почте. Осуществлялся ручной контроль за исполнением поручений и контроль по исполнению важных документов.

Также предпосылками внедрения СЭД явились:

  • наличие бумажного архива большого объема;
  • многотиражное копирование оригинала документов для разных подразделений для исполнения документа по резолюциям руководителя;
  • необходимость управления потоками работ в ручном режиме,;
  • наличие территориально удаленных подразделений;
  • отсутствие средств для поиска информации по документам;
  • переход на безбумажный документооборот государственных ведомств, с которыми необходимо поддерживать ЭДО.
Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрение системы электронного документооборота проходило на платформе «1С:Предприятие» на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

Вариант работы — клиент-серверный (сервер базы данных PostgreSQL)

Пользователи работают путем подключения через тонкого клиента, а также через web.

Внедренные модули:

  1. Делопроизводство (входящие, исходящие, внутренние документы).
  2. Управление договорной деятельностью (соглашения, договоры, дополнительные соглашения, контракты и т.д).
  3. Управление организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения, локальные нормативные акты и др).
  4. Управление правовыми актами (акты о списании, акты об уничтожении, поручения руководителя и т.д).
  5. Управление закупочной документацией (документы по анализу рынка, проведению торгов, внесения в план финансово-хозяйственной деятельности).
  6. Служебные записки (о заключении договора, о возложении обязанностей, о выделении денежных средств и т.д).
  7. Совещания и протоколы (планы мероприятий, экспертные заключения).
  8. Поручения и их исполнения.
  9. Интеграция с информационными системами, используемыми в Учреждении (Корпоративный портал).
  10. Электронный архив документов: создание электронного архива в качестве целостной системы хранения электронных документов.
  11. Внедрение электронной подписи (юридически значимой — усиленной квалифицированной): подписание документов и файлов электронной подписью.
  12. Контроль исполнительской дисциплины в рамках процессов согласования, подписания и исполнения документов.
  13. Номенклатура дел.

Для адаптации типового решения были разработаны технические задания и доработаны следующие функциональные области:

  1. Реализована возможность автоматической передачи документов на электронную подпись ответственному сотруднику и автоматической регистрацией документа при подписании.
  2. Реализован автоматический механизм пакетного согласования документов с возможностью переноса приложенных файлов в документы, создаваемые на основании (например, документы по закупочной процедуре).
  3. Доработана форма карточки внутреннего документа, интерфейса задачи мне в соответствии с пожеланиями заказчика.
  4. Доработаны автоподстановки по запросам заказчика.
  5. Доработан штамп ЭП и штамп регистрационного номера.
  6. Настроена интеграция с внутренним порталом, с помощью которого учреждение организует и автоматизирует свою деятельность в части передачи необходимой документации, которая будет доступна любому сотруднику, даже тому, который не использует систему электронного документооборота. В частности, организована передача согласованных и подписанных документов для общего доступа, отбираемых по определенному критерию.
Особенности и уникальность проекта

Одной из ключевых особенностей проекта являлось внедрение на территории заказчика на индивидуальных местах пользователей, т.к. на объекте усилен контроль безопасности, в том числе и контроль удаленного доступа. К организации построения маршрутов и потоков документов также предъявлялись требования и проводилась проверка на защиту от неправомерного доступа к информации, блокирования данных. Также учреждение выпустило обновленные регламенты и инструкции по проведению мероприятий для обеспечения безопасности данных, но и при этом, чтобы каждый сотрудник мог получить всю необходимую информацию из внедряемой СЭД.

Личное присутствие сотрудников исполнителя на территории заказчика позволило более глубоко изучить процессы и дате рекомендации по их модификации в рамках проекта автоматизации.

Проект внедрения предусматривал автоматизацию улучшенных бизнес-процессов и методов, которые привели к результативности и эффективности построения документооборота в учреждении.

При внедрении исправлены некоторые технические особенности: устаревшее оборудование, для которого потребовались специфические настройки и дополнительное ПО.

Также в учреждении существуют особенности ведения контроля, для реализации, которого понадобилась доработка по выделению контрольных процессов и документов в отдельную группу задач, а также отображение контрольных задач в общем списке задач пользователей с отличительными признаками контроля.

В рамках внедрения было предусмотрено полное погружение сотрудников в работу с СЭД, сопровождающееся разными видами технической поддержки: групповое обучение, индивидуальное обучение, отдельное обучение администраторов системы, а также проведение подготовительных, тестовых и опытно-промышленных мероприятий по проекту перед запуском и консультация пользователей на всем протяжении внедрения.

Проектосуществлялся командой внедрения, включающей специалистов различного уровня и различных направлений, руководителей проектов, методологов, программистов, аналитиков и системных администраторов. Не менее важным условием успешности проекта явилось активное участие в его реализации руководства учреждения, которое обеспечило выделение ресурсов и своевременное решение организационных вопросов. В ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина» инициатива внедрения СЭД принадлежала руководству учреждения, которое на текущий момент активно использует СЭД в качестве юридически значимого документооборота, а также получение оперативной информации по исполнению поручений и выполнению задач в рамках документооборота.

Адаптация типового решения позволила сократить время сотрудников, на действия по выгрузке файлов из СЭД, и загрузке необходимых файлов в создаваемый на основании документ.

Настроенная интеграция с внутренним порталом позволяет организовывать и автоматизировать свою деятельность в части передачи необходимой документации, которая будет доступна любому сотруднику, даже тому, который не использует систему электронного документооборота. В частности, организована передача согласованных и подписанных документов для общего доступа, отбираемых по определенному критерию.

ELE_Shema.jpg

Результаты проекта

Данный проект был направлен на повышение эффективности контроля процессов по обработке документов путем автоматизации функций, которые до этого выполнялись вручную:

  • печать, согласование,
  • внесение, правок,
  • повторная печать,
  • сканирование подписанных документов).

Таким образом одним из эффектов внедрения системы электронного документооборота явилось сокращение расхода бумаги в среднем на 25-30% за счет использования электронного согласования и повышение производительности труда.

Реализация данного внедрения обеспечила использование ЮЗДО, позволила направлять письма в сторонние организации посредством СЭД, сокращая работы на печать, подписание, сканирование, т.е время по направлению документов сторонним организациям сократилось почти вдвое. Соответственно это также привело к оптимизации трудозатрат, снижение составило порядка 30-40%.

Также, благодаря внедрению, удалось предоставить сотрудникам возможность работы и поиска документов в рамках безопасности доступа за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации.

Одним из полученных результатов также стоит отметить оперативное реагирование сотрудников на поступающие задачи и их оперативное выполнение, что позволяет сказать о том, что цели по сокращению времени на согласование выполнены.

Контроль за исполнением документов стал более прозрачным, благодаря выполненным доработкам и настроенным рассылкам отчетов по контролю.

Значительное ускорение поиска и выборки документов позволило не отвлекать других сотрудников от работы для поиска бумажной версии документа.

Получив эффект от использования системы электронного документооборота, в перспективе планируется интеграция системы документооборота с другими установленными конфигурациями.

Сотрудники получили полный комплект инструкций и других методических материалов, которые позволяют оперативно разобраться с программой даже новому сотруднику.

Отзыв заказчика

Ольга Мартынова

Начальник службы документооборота ФГБУ «Президентская библиотека имени Б.Н. Ельцина»

Проект по внедрению СЭД на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» принес множество выгод для нашего учреждения: сократился бумажный поток документов; появилась возможность отправлять корреспонденцию, подписанную ЭП; появилась единая база для хранения документов; улучшился контроль над документами; процессы стали более прозрачные и эффективные. Кроме того, СЭД позволила отображать юридическую значимость электронных документов.