Системный оператор Единой энергетической системы построил централизованную систему расчета зарплаты и учета персонала


Рабочих мест: 800
Отрасль : Энергетика.
Исполнитель: 1С-Рарус
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
15.07.2018 - 20.01.2020
Федеральный масштаб

||
Краткое описание проекта

Компания «1С-Рарус» завершила внедрение в АО «СО ЕЭС» централизованной системы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», в которой 800 пользователей из 73 филиалов и представительств компании по всей России ведут кадровый учет и расчет зарплаты для более чем 8000 сотрудников. В результате проекта система кадрового учета в компании стала более прозрачной, повысилась ответственность исполнителей в филиалах. Усилился контроль исполнения и соблюдения сроков по рабочим задачам.Также удалось избежать двойного документооборота, дублирования кадровых документов, а сводная отчетность по обществу формироуется в 2,5 раза быстрее, чем до проекта. 

Заказчик

АО «Системный оператор Единой энергетической системы» (СО ЕЭС) — специализированная организация, осуществляющая централизованное оперативно-диспетчерское управление технологическим режимом Единой энергетической системы России (ЕЭС России) на территории 81 субъекта Российской Федерации.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • сделать систему кадрового учета более прозрачной;
  • перейти к универсальным бизнес-процессам;
  • повысить ответственность исполнителей в филиалах;
  • усилить контроль исполнения и соблюдения сроков по рабочим задачам;
  • избежать двойного документооборота, дублирования кадровых документов;
  • оптимизировать трудовые ресурсы;
  • упростить процесс разработки схем и процедур мотивации и развития персонала;
  • облегчить учет ротации специалистов между филиалами, расположенными в разных регионах
  • автоматизировать учет кадрового резерва компании.

Задачи проекта:

  • создать систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» с минимальными изменениями функционала типовой конфигурации;
  • обеспечить работу пользователей системы в единой централизованной базе данных;
  • проанализировать и оптимизировать бизнес-процессы в рамках подготовки к автоматизации;
  • снизить стоимость владения системой на этапе сопровождения.
Ситуация до старта проекта

Раннее АО «СО ЕЭС» эксплуатировало информационную систему «Расчет заработной платы и управление персоналом», которая состояла из 9 обособленных информационных баз: 2 базы в исполнительном аппарате и 7 баз в филиалах. В каждой операционной зоне имелись свои сложившиеся нюансы начислений и учета. За 10 лет эксплуатации система многократно дорабатывалась под требования пользователей, поэтому ее поддержка требовала постоянных значительных ресурсов. Обновления, выпускаемые производителем «1С», невозможно было установить в штатном режиме без дополнительных доработок. Использование 9 баз данных приводило к большому количеству обменов, что снижало оперативность поступления данных из филиалов в исполнительный аппарат и обратно.

По итогам конкурсных процедур, ВЦ «1С-Рарус» приступил к задаче создания централизованной системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Архитектура решения и масштаб проекта

Централизованная система расчета зарплаты и учета персонала построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Ядро системы составляет типовая фигурация с сохраненной возможностью быстрого обновления:

  1. Кадровый учет.
  2. Воинский учет.
  3. Учет рабочего времени.
  4. Расчет и учет зарплаты.
  5. Расчет налогов и взносов.
  6. Выплата заработной платы.
  7. Отчетность.
  8. Разграничение доступа.
  9. Подсистема синхронизации.

При помощи типовых настроек добавлены:

  • виды начислений;
  • печатные формы;
  • варианты отчетов;
  • интеграции.

Функционал дополнен при помощи механизма расширения конфигурации:

  • Подсистема премирования с контролем лимитов.
  • Формирование «полноценных» проводок со счетами и аналитикой.
  • Планирование и учет награждений.
  • Разграничение доступа по филиалам.
  • Разграничение доступа по регламентированным отчетам.
  • Подсистема доступа для НСИ.
  • Шифрование, рассылка и контроль рассылки отчетов (расчетных листков).
  • Отражение перечисленного НДФЛ по суммам и сотрудникам из ведомостей, с учетом возвратов НДФЛ.
  • Статистическая отчетность с учетом территорий.
  • Подсистема отчетности МСФО по актуарной оценке.
  • Специализированная отчетность для ГИС ТЭК и Минэнерго.
  • Подсистема подписантов по документам.
  • Подсистема подготовки данных ДМС.

В подсистеме синхронизации реализованы универсальные дополнения:

  1. Обмен любыми объектами и реквизитами при помощи свойств AdditionalInfo. При этом не изменяется типовой пакет EnterpriseData.
  2. Дополнительная настройка синхронизации для выбранных узлов: возможность выбора режима выгрузки по каждому объекту метаданных, включенных в план обмена.

AE5 0 (1).png

В системе работают:

  • исполнительный аппарат и 74 филиала;
  • 800 пользователей, для которых организованы 1300 групп доступа.
Особенности и уникальность проекта
  1. В ходе внедрения при переходе на типовую версию была пересмотрена и перестроена часть внутренних бизнес-процессов в кадровом и бухгалтерском учете. Выявлены и оптимизированы, либо устранены неэффективные и архаичные процессы. Это позволило существенно обновить структуру взаимодействия подразделений, унифицировать кадровый учет и расчет заработной платы, а также создало предпосылки для последующей централизации функций расчета ЗП и сдачи отчетности.
  2. Разработан функционал формирования «полноценных» проводок с счетами и субконто.
  3. Обеспечено формирование специализированной отчетности для ГИС ТЭК и Минэнерго.
  4. Реализована подсистема премирования с контролем лимитов, предложений по корректировкам от руководителей подразделений, базовых и управляющих коэффициентов.
  5. Для всех точек интеграции, в том числе для сторонних систем не на платформе «1С:Предприятие», использована универсальная подсистема синхронизации данных, что упрощает администрирование и поддержку.
Результаты проекта

Основные достижения проекта:

  1. Унифицированы процессы ведения организационной структуры и штатного расписания, кадрового учета, учета рабочего времени, планирования и учета награждений, воинского учета, формирования отчетности.
  2. Унифицирована и утверждена «Единая номенклатура видов расчетов по Обществу», где по каждому виду начислений и удержаний описан алгоритм расчета, налогообложение, входимость в средний заработок, входимость в расчетные базы, отражение в отчетности, отражение в бухгалтерском и налоговом учете.
  3. Обеспечен расчет заработной платы по более 200 видам начислений и удержаний.
  4. Ведется автоматическая рассылка зашифрованных расчетных листков для персонала в соответствии с законом о персональных данных.
  5. Формируются «полноценные» проводки по счетам и субконто.
  6. Выполняется автоматическое формирование сводной по обществу, специализированной отчетности для ГИС ТЭК и Минэнерго.
  7. Создана подсистема премирования с контролем лимитов, предложений по корректировкам от руководителей подразделений, базовых и управляющих коэффициентов.
  8. Разработана подсистема планирования и учета награждений и поощрений.
  9. Реализована подсистема управления доступом, позволяющая одному администратору управлять доступом всех пользователей параллельно с другими задачами.
  10. Разделен доступ по формированию регламентированной отчетности по ответственным, по филиалам и по ИФНС (6-НДФЛ, 2-НДФЛ).
  11. Максимально использована типовая функциональность на основании методик фирмы «1С». Для всех точек интеграции, в том числе для сторонних систем не на платформе «1С:Предприятие», использована универсальная подсистема синхронизации данных.
  12. Срок установки обновлений программы от «1С» сокращен до 3-х часов.

Вследствие централизации функций:

  • стала более прозрачной система кадрового учета в обществе с большой филиальной структурой;
  • выполнен переход к универсальным бизнес-процессам;
  • увеличилась ответственность исполнителей в филиалах;
  • усилился контроль исполнения и соблюдения сроков по рабочим задачам;
  • удалось избежать двойного документооборота, дублирования кадровых документов;
  • оптимизированы трудовые ресурсы благодаря сокращению дублирующего функционала работников, выполняющих функции кадрового учета и расчета зарплаты.

Вследствие оптимизации процессов учета:

  • упрощен процесс разработки схем и процедур мотивации и развития персонала;
  • облегчен учет ротации специалистов между филиалами, расположенными в разных регионах;
  • автоматизирован учет кадрового резерва компании.

Вследствие оптимизации технической структуры снизились временные затраты ИТ службы на обслуживание системы:

  • обслуживание одной базы вместо 9;
  • исключены работы ИТ персонала по контролю корректного обмена и устранению ошибок, требующиеся ранее при обмене между базами.
  • существенно разгружены каналы связи;
  • значительно сокращены серверные мощности, на которых установлена система. Высвобожденные серверные ресурсы направлены на решение прочих задач общества;
  • упрощен контроль за распределением лицензий и оптимизирована процедура добавления новых лицензий.

Также в результате проекта удалось добиться улучшения следующих показателей:

  • ускорения получения управленческой отчетности в 1,5 раза;
  • ускорения получения регламентированной отчетности в 1,2 раза;
  • ускорения получения сводной по обществу отчетности в 2,5 раза;
  • сокращения административных расходов в части ИТ на 60%.