В энгельсском опытно-конструкторском бюро «Сигнал» им. А.И. Глухарева построили автоматизированную систему документооборота


Рабочих мест: 200
Отрасль : Машиностроение, приборостроение.
Исполнитель: Центр "ФОРВАРД"
Функциональная область: Управление документами и контентом.
25.04.2023 - 31.10.2023
Приволжский федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В энгельсском опытно-конструкторском бюро «Сигнал» им. А.И. Глухарева построили автоматизированную систему документооборота. Все бизнес-процессы адаптированы с учетом типовой функциональности программного продукта. Автоматизированы обработка входящей и исходящей корреспонденции, договорных документов, служебных записок, организационно-распорядительных документов, контроль исполнения поручения. Работа над проектом проходила в гибридном формате: разработка и внедрение дистанционно, обучение — офлайн.

Заказчик

АО ЭОКБ «Сигнал» им. А.И. Глухарева специализируется на разработке и производстве датчиков, сигнализаторов, манометров, систем измерения давления и датчиков температуры для работы в сложных условиях эксплуатации на объектах авиационной, ракетно-космической и морской техники. В активе бюро — 115 авторских свидетельств и 15 патентов. 

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Автоматизировать бизнес-процессы:
  • согласования договоров,
  • входящей и исходящей корреспонденции,
  • служебных записок и приказов.
  1. Обеспечить контроль исполнения поручений по документам и задачам.

Задача проекта: построить автоматизированную систему документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП».

Ситуация до старта проекта
  1. До внедрения «1С:Документооборот 8. КОРП» в АО ЭОКБ «Сигнал» им. А.И. Глухарева использовались бумажные носители, что не позволяло эффективно осуществлять операционную и управленческую деятельность.
  2. Документооборот находился вне информационной системы.
  3. Для согласования документов использовалась корпоративная почта, история согласования отсутствовала.
  4. Задачи сотрудникам ставились в устной форме или по электронной почте.
  5. Нормативная документация хранилась в почте или на бумажном носителе.

    Архитектура решения и масштаб проекта

    Автоматизированная система документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП», редакция 3.0.

    Проект разбит на этапы/фазы внедрения:

    Обследование с результирующим документом «Отчет об экспресс обследовании».

    1. Подготовка системы и обучение пользователей:
    2. проектирование с результирующими документами «Карта функционального покрытия», «Матрица ролей пользователей», «ЧТЗ на интеграции»;
    3. Реализация с протоколами демонстраций и приемо-сдаточных работ;
    4. обучение пользователей.
    5. Опытно-промышленная эксплуатация с реестром обращений пользователей и Протоколом перехода в промышленную эксплуатацию.

    Смоделированные бизнес-процессы в тестовой базе «1С:ДО», ред. 3.0 позволили:

    1. Подготовить проектную документацию «Карта функционального покрытия», «Матрица ролей пользователей».
    2. Провести обучение пользователей.
    3. Подготовить инструкции пользователей системы с разбивкой по процессам.
    4. Реализация задач по проекту посредством прикладных решений «1С» позволила в короткие сроки и без ошибок внедрить ИС.

    Автоматизированы функциональные блоки:

    • обработка входящей корреспонденции;
    • обработка исходящей корреспонденции;
    • обработка договорных документов;
    • обработка служебных записок;
    • обработка организационно-распорядительных документов;
    • контроль исполнения поручения.

    Экспертный подход и анализ архитектуры систем заказчика позволил спроектировать изменение потока данных между системами заказчика.

    1. Расширен контур проекта работами по реализации обменов между системами заказчика.
    2. Реализованы интеграции между системами:
    • в части передачи контрагентов: «1С:ДО» с «1С:ERP»;
    • в части передачи данных по сотрудникам, физ.лицам, структура предприятия: «1С:ЗУП» с «1С:ДО».
    1. Изменены механизмы интеграции между системами:
    • «1С:УПП» с «1С:ERP»;
    • «1С:ERP» с «1С:ЗУП».

    EOKB_Signal_Shema.jpg

    Особенности и уникальность проекта

    Были адаптированы бизнес-процессы заказчика с учетом типовой функциональности программного продукта 1С:ДО 3.0:

    • поддержка совместителей;
    • назначение замещающих и помощников;
    • группировка документов по тематикам с учетом различных критериев;
    • реестры документов и мероприятий, позволяющие выделять виды документов и мероприятий в группы;
    • закладка «Обработка» в карточке документа. Видно, кто, что и когда сделал или не сделал с документом, кто является исполнителем на данный момент, какие сроки, куда документ направится далее и прочее;
    • гибкие настройки обработки документа, технические детали которых скрыты от пользователя. Добавление участников обработки;
    • согласование в режиме замечаний;
    • прикрепление к документу нескольких файлов с возможностью деления по ролям;
    • приложение файла к отчету об исполнении задачи, который помогает избежать передачи информации по каналам вне системы электронного документооборота

    Работа над проектом проходила в гибридном формате: разработка и внедрение в дистанционно, обучение — офлайн.

    В ходе работ был увеличен контур проекта — изменены потоки данных между системами заказчика и механизмы интеграции между ними в части контрагентов, структуры предприятия и данных по сотрудникам. В проекте реализованы интеграции между системами: «1С: ДО», «1С: ЗУП», «1С: ERP», «1С: УПП».

    Результаты проекта
    1. В компании построена система электронного документооборота, развивается единое информационное пространство по процессам организационно-распорядительного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений.
    2. Автоматизировано 20 бизнес-процессов.
    3. Оптимизирована скорость документооборота — повысилась эффективность информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений.
    4. Ускорился процесс согласования документов, исключена возможность потери документов и уменьшилась скорость поиска зарегистрированных документов в системе.
    5. Обеспечена сохранность документов за счет:
    • хранения документов в едином электронном архиве;
    • минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками.
    • Накапливаются корпоративные знания, ускоряется обучение новых сотрудников, организован удобный овместный доступ к документам.
    1. Спроектирована новая архитектура существующих систем, реализовано изменение потока данных с учетом внедренной системы на базе «1С:Документооборот».
    2. Реализован механизм интеграции между автоматизированными системами в части справочников:
    • структура предприятия;
    • должности;
    • сотрудники, в том числе информация об увольнении;
    • физические лица;
    • контрагенты.

    Экономический эффект от внедрения:

    • сокращение трудозатрат в подразделениях: 25%;
    • ускорение получения управленческой отчетности: 20%;
    • сокращение расходов на материальные ресурсы: 20%.
    Отзыв заказчика

    Валерий Казанцев

    Начальник юридического отдела АО ЭОКБ «Сигнал» им. А.И. Глухарева

    Специалисты центра «ФОРВАРД» решали по проекту задачи по автоматизации процессов работы с входящей, исходящей, внутренней документацией, обеспечения учета документов, договорной деятельности, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. В результате построена атоматизированная система документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».