Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого перешел на новую систему управления учебным процессом


Рабочих мест: 180
Отрасль : Образование.
Исполнитель: СофтЭксперт
Функциональная область: Управление учебным процессом. Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление документами и контентом.
02.06.2023 - 30.09.2023
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого перешел на новую систему управления учебным процессом на основе «1С:Университет ПРОФ». Основная особенность — перенос актуальных данных из программного продукта собственной разработки вуза и старт промышленной эксплуатации всего за 4 месяца. В проект также вошел полный запуск приемной кампании, внедрение подсистем по учету контингента и расчету стипендии, а также интеграция с ГИС СЦОС. В ходе внедрения получилось пересмотреть многие рутинные процессы и оптимизировать взаимодействие между различными структурными подразделениями, что повысило эффективность работы всех сотрудников вуза.

Заказчик

Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого (ТГПУ им. Л.Н. Толстого), основанный в 1938 году, является одним из лидирующих учреждений высшего образования в Тульской области. В вузе 9 факультетов и 4 института, 24 кафедры, 6 научных центров, 8 научно-исследовательских лабораторий и лицей. В университете работает около тысячи преподавателей и обучаются более 7000 студентов.

Цели и задачи проекта

Цель проекта — создание единого комплексного многокомпонентного информационного контура из решений на базе платформы «1С:Предприятие», объединенных интеграционными возможностями, и типового модуля «Портал вуза» к «1С:Университет ПРОФ».

Задачи проекта:

  1. Доработка в части автоматизации приемной комиссии, управления студенческим составом, планирования учебного процесса.
  2. Настройка прототипа приемной кампании 2023-2024 года набора, пилотная эксплуатация подсистемы «Приемная кампания», в т. ч. консультирование пользователей, принимающих участие в пилотной эксплуатации.
  3. Доработка подсистем по итогам пилотной эксплуатации.
  4. Подготовка пользователей к работе в системе.
  5. Настройка взаимодействия с модулем к Университет ПРОФ «Портал вуза» для целей приемной кампании.
  6. Разработка механизмов загрузки архивных данных, пилотная и итоговая загрузка данных.
  7. Доработка ролевой модели.
Ситуация до старта проекта

Ранее основные процессы университета (поступление в вуз, обучение, оплата за обучение, формирование отчетности, личные кабинеты абитуриента, студента и преподавателя) были автоматизированы в авторском программном обеспечении.

Но в настоящее время идет активный процесс информатизации системы образования, регулярно обновляются стандарты и требования законодательства, в том числе к программному обеспечению образовательных учреждений. Кроме того, большая часть партнеров и подрядчиков, с которыми взаимодействует университет, использует решения на платформе «1С:Предприятие».

В этих условиях университету требовалось комплексное решение, которое решило бы следующие проблемы:

  • отсутствие единой системы для учета контингента студентов, учебных планов и расчета нагрузки преподавателей;
  • трудности интеграции с внешними информационными системами (ФИС ГИА и приема, суперсервис «Поступление в вуз онлайн», ФИС ФРДО, ГИС СЦОС), спецификации обмена с которыми постоянно изменяется;
  • невозможность настройки отчетов пользователем системы без помощи программиста.

Для реализации проекта выбрали программные продукты «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» на платформе «1С:Предприятие 8», так как они наиболее полно соответствуют пожеланиям заказчика к системе и имеют достаточный функционал для закрытия задач организации.

Архитектура решения и масштаб проекта

ИТ-ландшафт ТГПУ им. Л.Н.Толстого состоит из следующих структурных компонентов:

  1. Подсистема «Приемная кампания» (на базе «1С:Университет ПРОФ»).
  2. Подсистема «Контингент» (на базе авторского программного обеспечения, выполнен переход к «1С:Университет ПРОФ»).
  3. Подсистема «Стипендия» (на базе авторского программного обеспечения, выполнен переход к «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»).
  4. Модуль к Университет ПРОФ «Портал вуза».
  5. Модуль «Интеграция с ГИС СЦОС».
  6. Модуль «Образовательные программы».
  7. «1С:Аналитика».

Автоматизированы следующие функции:

  • учебные планы;
  • рабочие программы дисциплин (РПД);
  • основные образовательные программы;
  • расчет и распределение нагрузки;
  • обмен между «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» в части расчета стипендии;
  • выгрузка данных в Moodle;
  • выгрузка данных на сайт университета;
  • взаимодействие с порталом вуза в части личных кабинетов абитуриентов и студентов.

На момент публикации систему используют более 180 пользователей.

Взаимодействие структурных компонентов экосистемы ТГПУ им. Л.Н.Толстого представлено на схеме.

Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта сложилась из трех составляющих:

  1. Скорость запуска. От поставки программного обеспечения до запуска в промышленную эксплуатацию прошло всего 4 месяца.
  2. Объем переносимых из исторической системы данных. Более 200 000 записей по личным данным студентов, договорам, успеваемости, которые необходимо было самостоятельно выгрузить и перенести из авторского ПО.
  3. Взаимодействие с заказчиком. Команда заказчика активно включалась в работу на этапе внедрения.

Основной особенностью проекта стало то, что модернизация и адаптация системы велась параллельно с проведением приемной кампании и загрузкой архивных данных контингента студентов. При этом специалистам нужно было оперативно решить задачу с отсутствием согласованности в содержании набора данных между «1С:Университет ПРОФ» и другими учетными системами.

Дополнительным вызовом стали процессы реорганизации вуза и выделение отдельного подразделения МФЦ для быстрого и качественного оказания услуг по выдаче справок и иных документов студентам. Изменения в структуре университета привели к изменению и повторной актуализации первичных документов, поэтому специалистам нужно было оперативно изменить разработанные ранее отчеты и адаптированные интерфейсные формы.

Результаты проекта

В ходе проекта внедрения «1С:Университет ПРОФ» получилось пересмотреть многие рутинные процессы и оптимизировать взаимодействие между различными структурными подразделениями, что повысило эффективность работы всех сотрудников вуза.

Завершено внедрение подсистем (приемная кампания, планирование учебного процесса, управление студенческим составом, финансы) и успешно проведена приемная кампания 2023 года.

В рамках проекта были выполнены следующие работы.

1. Подсистема «Приемная кампания»:

  • работа с заявлениями абитуриентов: реализована подача документов через модуль «Портал вуза», дистанционная подача заявлений, доработаны механизмы работы с личными делами поступающих. Сопровождение взаимодействия с суперсервисом «Поступление в вуз онлайн»;
  • обмен данными с ФИС ГИА и приема: данные свидетельств ЕГЭ проверены в ФИС ГИА и приема, завершена передача данных в ФИС ГИА и приема;
  • формирование приказов на зачисление;
  • разработано более 30 печатных форм для работы приемной комиссии.

2. Подсистема «Планирование учебного процесса»:

  • произведена выверка учебных планов по каждой специальности в формате .plx;
  • произведена массовая загрузка, хранение и обработка учебных планов в «1С Университет ПРОФ».

3. Подсистема «Управление студенческим составом»:

  • разработан механизм загрузки исторических данных более 20 000 физических лиц;
  • разработан механизм сопоставления групп студентов и соответствующим им учебным планам;
  • разработаны механизмы загрузки приказов студентов, аттестационных ведомостей для обработки данных об успеваемости;
  • разработаны более 90 печатных форм приказов по учету контингента и стипендиальные приказы, дипломы и приложения, и других отчетов по студентам, в частности: личная карточка, учебная карточка, электронная учебная карточка обучающегося;
  • разработан и реализован механизм назначения государственной академической, повышенной государственной академической стипендии, а также государственной социальной стипендии и повышенной государственной социальной стипендии;
  • настроены правила расчета размеров стипендиальных выплат;
  • приказы по движению контингента и назначениям стипендиальных выплат по разработанному механизму импортируются в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»;
  • приказы о выплатах стипендий импортируются в «1С:Университет ПРОФ» на основании ведомостей на выплату из «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»;
  • сформированы унифицированные подходы к работе с приказами, проведена выверка форм приказов.
Отзыв заказчика

Константин Андреевич Подрезов

Ректор ТГПУ им. Л.Н. Толстого

Благодаря слаженной работе команды «СофтЭксперт», мы успешно провели приемную кампанию и реорганизовали внутреннюю структуру вуза параллельно с модернизацией информационной структуры Университета. Особенно хочется отметить, что весь комплекс работ по внедрению «1С:Университет ПРОФ» был выполнен всего за 4 месяца, включая внесение необходимых из-за реорганизации изменений в уже адаптированные и разработанные отчеты и интерфейсные формы.