Смоленский государственный медицинский университет автоматизировал основные бизнес-процессы


Рабочих мест: 33
Отрасль : Образование.
Исполнитель: Русские Решения
Функциональная область: Управление учебным процессом.
01.09.2022 - 01.06.2024
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Смоленский государственный медицинский университет на базе программных продуктов фирмы «1С» автоматизировал основные бизнес-процессы: работу с контингентом от приема до выпуска, планирование учебного процесса, составление расписания занятий. Доработаны программы «1С:Универистет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» под требования учета и особенности медицинского вуза. В результате система позволила отказаться от работы в MS Excel, ручного документооборота, повысилась эффективность работы университета, а также качество составленного расписания занятий.

Заказчик

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Смоленский государственный медицинский университет» осуществляет подготовку врачей для Смоленской, Брянской, Тульской, Орловской, Калининградской, а также для других областей Российской Федерации и зарубежных стран. Университет имеет в составе центр довузовского обучения и 8 факультетов.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Создать единую информационную систему на базе программных продуктов фирмы «1С».
  2. Автоматизировать внутренние процессы университета от приема до выпуска.
  3. Автоматизировать процесс составления расписания занятий с учетом особенностей медицинского вуза.
  4. Отказаться от использования MS Excel в части составления расписания занятий.

Основные задачи проекта:

  1. Перейти с лоскутной автоматизации (работа в MS Excel, Word, сторонних программных продуктах) на комплекс решений фирмы «1С».
  2. Автоматизировать на базе «1С:Универистет ПРОФ»:
  • полный цикл приема абитуриентов, работу с личным кабинетом абитуриента, реализовать интеграцию с суперсервисом «Поступление в вуз онлайн», интеграцию с ГИС СЦОС;
  • планирование учебного процесса, работу с учебными планами;
  • работу с приказами;
  • учет успеваемости и посещаемости студентов;
  • формирование и печать дипломов об образовании;
  1. Доработать  «1С:Универиситет ПРОФ» под требования вуза:
  • печатные формы приказов, выписок, справок об обучении;
  • отчеты по успеваемости студентов.
  1. Доработать «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» в части:
  • составления фронтального расписания занятий, учета циклов;
  • составления расписания сессий;
  • печатных форм расписания занятий, учета помещений.
Ситуация до старта проекта

Изначально автоматизация бизнес-процессов университета велась так называемым лоскутным способом. Например, расписание занятий и нагрузка считались в MS Excel, сотрудники приемной комиссии работали в «1С:Университет ПРОФ».

Все вышесказанное приводило к проблемам учета:

  1. Не было единой системы учета данных, не хватало прозрачности, отчетов.
  2. Прием абитуриентов осуществлялся в отдельной базе «1С:Универистет ПРОФ», далее данные объединялись, часть данных терялась.
  3. Возникала путаница в данных.
  4. Возникали ошибки и накладки при составлении расписания занятий, составление расписания занимало много времени.
  5. Не все участки получалось автоматизировать.
  6. Низкая эффективность работы подразделений.
В 2022 году руководство Смоленского государственного медицинского университета решило большую часть процессов автоматизировать с помощью программных продуктов «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» (1С:АСРУ), так как они решали бы перечисленные задачи, стоящие перед вузом.

Архитектура решения и масштаб проекта

Центральной программой для автоматизации управления основной деятельностью Смоленского государственного медицинского университета стала «1С:Университет ПРОФ». Ранее в ней уже велась приемная кампания. Необходимо было настроить, доработать остальные подсистемы для ведения учета, связать программу с «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» в части загрузки учебных планов.

В «1С:Университет ПРОФ» выполнены следующие доработки:

  1. Доработаны печатные формы приказов (о выплате пособия детям-сиротам, о направлении обучающихся в поездку, о применении к обучающемуся мер дисциплинарного взыскания, об отчислении студента, об отчислении студента (ФИУ), о назначении материальной помощи, об отмене приказа, о продлении академического отпуска, о назначении государственной социальной стипендии, об отчислении в связи с несдачей ГИА, о выходе из академического отпуска, о назначении государственной академической стипендии).
  2. Доработаны печатные формы выписок (о выплате пособия детям-сиротам, о продлении академического отпуска, о применении к обучающемуся мер дисциплинарного взыскания, о назначении старост групп, о снятии старост групп, о выходе из академического отпуска и др.).
  3. Доработаны печатные формы справок (справка УФМС, справка о сроках обучения).
  4. Разработаны печатные формы ведомостей (зачетно-экзаменационной ведомости, зачетного (экзаменационного) листа, учебной карточки обучающегося).
  5. Разработаны отчеты по успеваемости: «Итоги сессии», «Анализ успеваемости обучающихся». Доработаны типовые отчеты.
  6. Проведены дистанционные обучения по работе приемной комиссии, с контингентом, учебным планам и дипломам.
  7. Решение «1С:Университет ПРОФ» интегрировано с «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет».

Для «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» реализованы доработки в части:

  • удобного составления фронтального расписания занятий. Разработаны отдельные «шахматки» для практических и лекционных занятий. Шахматка — это таблица по горизонтали которой отображаются потоки или группы, по вертикали — даты занятий, дни недели, номера занятий и временные окна. На шахматку расставляются занятия, и программа отслеживает накладки по времени и помещению, которые могут возникнуть при составлении расписания;
  • составления расписания циклов;
  • составления расписания сессии;
  • печатных форм расписания занятий, учета помещений.

Smolensk_GMU_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Главной особенностью проекта является адаптация программ «1С:Универистет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписание. Университет» для медицинского вуза.

В «1С:Автоматизированное составление расписание. Университет» необходимо было составлять расписание занятий с учетом циклов занятий. Требовалось учитывать то, что циклы проходят на клинических базах, которые могут находятся в разных частях города. Необходимо было учитывать время перемещения между корпусами и клиническими базами.

Шахматка составления расписания занятий

Результаты проекта

На данный момент происходит внедрение и тестирование всей системы в целом. В результате автоматизации:

  1. Разработана единая информационная система на базе программных продуктов «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Автоматизированное составление расписание. Университет», что позволяет оперативно дорабатывать программы под нужды и требования вуза.
  2. Автоматизирован весь цикл работы с контингентом от приема до выпуска.
  3. Происходит отказ от бумажного документооборота, от работы в MS Excel и возможность оперативного детализированного мониторинга деятельности всех подразделений вуза.
  4. Исключено возникновение накладок при составлении расписания занятий, учет клинических баз и аудиторного фонда.
  5. Происходит существенная экономия средств за счет: сокращения штата, отсутствия ошибок в расчетах и составленном расписании занятий, своевременного принятия оперативных решений, наличия достоверной актуальной информации.

Экономический эффект от внедрения

  • сокращение операционных и административных расходов — 20%;
  • ускорение получения управленческой отчетности — 30%;
  • ускорение получения регламентированной отчетности — 50%.