Учебный Центр «Трайтек» внедрил подсистему «Учет рабочего времени преподавателя» за 7 месяцев.
Отрасль : Образование.
Исполнитель: Реал Бизнес Солюшнз
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
20.05.2024 - 24.12.2024
Приволжский федеральный округ РФ
Учебный Центр «Трайтек» модернизировал «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» и внедрил подсистему «Учет рабочего времени преподавателя» за 7 месяцев. Уникальность проекта заключается в том, что он помог не просто автоматизировать учет рабочего времени преподавателей, но и в целом создать этот структурированный учет в учебном центре. С модернизацией системы появилась возможность может не только начислять заработную плату преподавателям, но и контролировать их нагрузку, оперативно назначать преподавателей на новые курсы, декомпозировать затраты в разрезе конкретных учетных курсов и менеджеров, которые эти курсы продают клиентам учебного центра. Что в дальнейшем дает возможность автоматизировать расчет рентабельности каждой учётной группы и оценивать эффективность каждого менеджера по продажам.
«Учебный Центр «Трайтек» основан в 1996 году и является одним из крупнейших Российских региональных центров дополнительного образования. Он предоставляет услуги качественного обучения сотрудников предприятий — от подготовки управленцев и IT-специалистов до пользователей бизнес-приложений. Практический опыт позволяет центру комплектовать группы в 17 регионах РФ (Центральная Россия, Поволжье, Западная Сибирь). Главный офис учебного центра находится городе Саратов, филиалы — в Самаре и Энгельсе (Саратовская обл.).
Цели проекта:
- Автоматизировать учет рабочего времени преподавателей.
- Отказаться от ипользования Ms Excel файлов.
- Высвободить рабочее время руководителя и заместителя руководителя отдела обучения.
Задачи проекта:
- Модернизировать информационную систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 8» и внедрить в подсистему «Учет рабочего времени преподавателя».
- Сохранять историю занятости преподавателей.
- Получить возможность учета нагрузки преподавателей.
- Детализировать учет затрат по проведенным ресурсам в учебных группах.
В учебном центре «Трайтек» возникала потребность ведения ежедневного учета рабочего времени преподавателей, которые являются основной производственной силой компании. На момент внедрения учет рабочего времени преподавателей не был автоматизирован и велся в Ms Excel. Ответственные лица собирали по итогам месяца Excel файлы от преподавателей и заполняли на их основе табель учета рабочего времени. Такой процесс имел много изъянов:
- Учет не был автоматизирован.
- Табельщик тратил порядка 16 часов на сбор информации от преподавателей и формирование табеля.
- Загрузку преподавателя невозможно было понимать в режиме online.
- Отсутствовала возможность сохранение истории загрузки преподавателей за ретро-периоды.
Для реализации вышеуказанных задач в учебном центре «Трайтек» потребовалось модернизировать информационную систему на базе «1С:Зарплата и управоение персоналом КОРП 8», внедренную в компании в сентябре 2023 года. Модернизировано 112 рабочих мест, в том числе: 107 преподавателей, 2 табельщика, 1 специалист службы персонала, заместитель руководителя отдела обучения, руководитель отдела обучения). Были произведены следующие доработки:
- Создание подсистемы «Учет рабочего времени».
- Создание нового документа «Учет рабочего времени преподавателя».
- Настройка взаимодействия документов «Учет рабочего времени преподавателя» и «Табель учета рабочего времени».
- Включение табеля в подсистему «Учет рабочего времени».
- Доработка документов начисления заработной платы и взносов.
- Доработка документа отражения заработной платы в бухгалтерском учете.
- Доработка механизмов интеграции с «1С:Бухгалтерией».
- Создание отчетов подсистемы «Учет рабочего времени».
- Создание справочников учебных групп. Привязка преподавателя к доходным объектам.
Модернизация 1С:ЗУП. Внедрение подсистемы «Учета рабочего времени».
Развитие информационной системы заказчика. Автоматизация расчета рентабельности
Уникальность проекта заключается в том, что он помог не просто автоматизировать учет рабочего времени преподавателей, но и в целом создать этот структурированный учет в учебном центре. Ранее, компания получала данные от преподавателей об отработанных часах в учебных группах в Excel документах , но ввиду большого количества преподавателей (107) этот учет лишь позволял начислить заработную плату преподавателю по итогам месяца.
С модернизацией системы заказчик может не только начислять заработную плату преподавателям, но и контролировать их нагрузку, оперативно назначать преподавателей на новые курсы, декомпозировать затраты в разрезе конкретных учетных курсов и менеджеров, которые эти курсы продают клиентам учебного центра. Что в дальнейшем дает возможность автоматизировать расчет рентабельности каждой учётной группы и оценивать эффективность каждого менеджера по продажам.
После произведенных доработок внедренный функционал использовался заказчиком в рамках опытно-промышленной эксплуатации на протяжении 3-х календарных месяцев (63 рабочих дней). Модернизация информационной системы на базе «1С:Зарплата и управоение персоналом КОРП 8» имела для заказчика следующие положительные моменты:
- Появилась история занятости преподавателей за ретро-период.
- Исключены из учета Excel документы Ушли от ручного труда.
- Исключили риск потери данных о занятости преподавателей в случае потери Excel документов учета рабочего времени преподавателя.
- Появилась возможность оперативной проверки и контроля загрузки преподавателей.
- Появилась возможность детализировать затраты на оплату труда преподавателей в разрезе учебных групп.
- Временные затраты на формирование ежедневного отчета преподавателем сократились на 50%.
- Временные затраты на формирование табеля учета рабочего времени сократились на 80%.
Галина Золкина
Директор АНО Учебный центр «Трайтек»В результате модернизации имеющейся нас системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» мы можем вести ежедневный автоматизированный учет занятости преподавателей учебного центра, получить историю занятости преподавателей за ретро-период, возможность оперативной проверки и контроля загрузки преподавателей, а также возможность детализировать затраты на оплату труда преподавателей в разрезе учебных групп. Исключены риски потери данных о занятости преподавателей. Снизилились временные затраты преподавателей на формирование ежедневного отчета на 50%.