В управляющей компании Мосренстрой автоматизировали блок казначейства и документооборот
Отрасль : Строительство и девелопмент.
Исполнитель: Кодерлайн
Функциональная область: Управление финансами. Управление документами и контентом.
01.02.2023 - 31.03.2023
Центральный федеральный округ РФ
В управляющей компании Мосренстрой автоматизировали блок казначейства с помощью «1С:ERP Управление строительной организацией», а также внедрили электронный документооборот на базе «1С:Документооборот 8». Внедрение «1С:Документооборот» автоматизировало создание, обработку и согласование документов, сократив время на рутину и минимизировав ошибки. Запуск казначейства улучшил финансовый контроль, обеспечив точную отчетность и оптимизацию денежных потоков. Интеграция систем позволила автоматически передавать документы по маршрутам согласования, ускорив обработку заявок на расходы. В результате повысилась оперативность исполнения решений и управляемость бизнес-процессов.
Группа компаний «Мосренстрой» — строительная организация, работающая с 2019 года. Выполняет функции технического заказчика, генерального подрядчика, застройщика жилья, рроектировщика. Является одним из крупнейших технических заказчиков Московского фонда реновации и реализует весь комплекс работ: от выполнения функций технического заказчика, проектирования и строительно-монтажных работ до сдачи многоквартирных домов в эксплуатацию.
Цели и задачи проекта:
- Уйти от ручного процесса учета и обработки документов. Внедрение системы документооборота позволит автоматизировать процессы создания, передачи, утверждения и хранения документов, что уменьшит риск ошибок и повысит эффективность работы.
- Улучшить контроль и прозрачность финансовых операций. Внедрение казначейского модуля «1С:ERP Управление строительной организацией» (далее 1С:ERP УСО) позволит автоматизировать процессы учета финансовых документов, что повысит прозрачность финансовых операций, улучшит контроль за денежными потоками и сократит время на анализ финансовой отчетности.
- Ускорить процесс оплаты и получения средств. Бесшовная интеграция «1С:Документооборот» с казначейским модулем 1С:ERP УСО позволит автоматизировать процессы выставления счетов, оплаты поставщикам и получения денежных средств от клиентов, что ускорит оборот средств и улучшит управление денежным потоком.
- Улучшить аналитику и скорость принятия решений. Более качественный анализ бизнес-процессов, позволяет идентифицировать узкие места и возможности для оптимизации, что поможет принимать более обоснованные стратегические решения.
- Повысить эффективность работы сотрудников. Автоматизация рутинных операций по обработке документов и финансовых операций позволит персоналу компании освободить время для выполнения более важных задач, что повысит их производительность и улучшит качество работы.
До внедрения блока казначейства в «1С:ERP Управление строительной организацией» и решения «1С:Документооборот 8» весь учет велся в «1С:Управление производственным предприятием». Клиент был недоволен имеющимися ограничениями в использовании и развитии имеющейся версии 1С.
Для достижения стратегических целей компании требовалось внедрить информационную систему управления предприятием, учитывающую основной вид деятельности компании.
По организационной структуре предполагалось, что в базе будет 7 юридических лиц (6 компаний + 1 управляющая компания). Управляющая Компания выполняет функцию единого исполнительного органа, а также предоставляет услуги по казначейскому сопровождению всех компаний. В связи с этим все заявки по всем юридическим лицам должны проходить согласование по цепочке сотрудников управляющей компании.
В рамках проекта внедрен блок казначейства в «1С:ERP Управление строительной организацией», а также решение «1С:Документооборот 8».
«1С:Документооборот» — автоматизация создания, обработки, согласования и хранения документов, что уменьшает рутинные операции и ошибки.
«1С:ERP Управление строительной организацией» (УСО) с блоком казначейства — автоматизация финансового учета, управления денежными потоками, формирования отчетности и оптимизации расходов.
Интеграция между этими блоками обеспечивает бесшовный документооборот: документы оперативно направляются на согласование и автоматически передаются по маршрутам исполнения, что ускоряет процесс расходования средств и принятия управленческих решений.
Схема архитектуры
Ввиду ограниченных сроков, было принято решение начать проект без проведения этапа обследования с сохранением типового функционала «1С:ERP Управление строительной организацией» и «1С:Документооборот».
Старт проекта был 01 февраля 2023 года, а 23 марта 2023 года было успешно проведено финальное тестирование всей цепочки системы согласования. После запуска систем продолжилось развитие, которое закончилось в декабре и на данный момент клиент находится на сопровождении.
Особенности, доработки и уникальные моменты проекта:
- В процессе развития были выполнены доработки по интеграции систем и настройке маршрутов согласования.
- Уникальность заключается в бесшовной интеграции «1С:Документооборот» с казначейским модулем 1С:ERP УСО, что автоматизировало процессы выставления счетов, оплаты поставщикам и управления денежными потоками.
- Сложность проекта заключалась в обеспечении оперативного и точного взаимодействия между финансовыми и документооборотными процессами, а также в настройке автоматической передачи документов по сложным маршрутам согласования.
- Успешно внедрена система «1С:Документооборот», что позволило:
- значительно упростить и автоматизировать процессы создания, обработки и утверждения документов в организации;
- сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций;
- уменьшить вероятность ошибок.
- Успешно запущен блок казначейства в 1С:ERP УСО, что обеспечило:
- возможность более точного и оперативного формирования отчетности по финансовым операциям и расходам организации. Это помогает руководству принимать обоснованные управленческие решения на основе актуальных данных;
- эффективное управление денежными потоками, оптимизацию расходов, сокращение затрат;
- формирование своевременной управленческой отчетности.
- Настроена бесшовная интеграция между «1С:Документооборот» и 1С:ERP УСО.
- интеграция между 1С:ERP УСО и системой «1С:Документооборот» позволила сотрудникам оперативно направлять документы на согласование;
- после согласования в отделе система автоматически передает документ по заранее настроенным маршрутам согласования: от ответственного по конкретному направлению до соответствующей организации или группы компаний;
- в результате, заявки на расходование денежных средств оперативно передаются на исполнение.
Показатели экономической эффективности:
- Рост прибыли в среднем на 5-13%.
- Сокращение сроков исполнения заказов на 22-30%.
- Снижение себестоимости продукции на 8-13%.
- Сокращение операционных и административных расходов на 13-16%.
- Ускорение получения управленческой отчетности в 2 раза и более.
- Оптимизация использования денежных средств и сокращение кассовых разрывов, что приводит к экономии от 1 до 10 млн рублей.
Евгений Севрюков
Финансовый директор ООО «Управляющая компания Мосренстрой»Успешная интеграция «1С:ERP Управление строительной организацией» и «1С:Документооборот» позволила добиться сокращения времени на обработку данных работниками нашей компании, снизился риск утечки информации, у сотрудников появилась возможность оперативно направлять документы на согласование.