Компания «К2Тех» цифровизовала кадровый документооборот


Рабочих мест: 3500
Отрасль : ИТ-услуги, телекоммуникации.
Исполнитель: К2ТЕХ
Функциональная область: Управление документами и контентом. Управление нормативно-справочной информацией.
19.02.2024 - 12.11.2024
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В компании «К2Тех» решили задачу цифровизации кадровых процессов и повышения их эффективности с помощью внедрения кадрового электронного документооборота на базе «1С: Кабинет сотрудника». В результате компания оптимизировала работу с документами, что позволило сэкономить около 10 миллионов рублей в год. Уникальность проекта заключается в большом объеме оцифрованных документов (более 8000), вовлечении кадрового отдела с самого начала, а также в доработке системы для учета неподписанных документов и автоматизации процессов.

Заказчик

«К2Тех» — ИТ-компания, которая занимается проектированием и построением ИТ-инфраструктуры, оснащением объектов и сооружений, бизнес и промышленными решениями, а также оказывает сервисную поддержку. ТОП-3 поставщиков ИТ-решений из реестра отечественного ПО.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Повысить эффективность работы с кадровыми документами.
  2. Ускорить процессы подписания кадровых документов.

Задачи проекта:

  1. Провести аудит и систематизацию документов для подготовки к переводу в цифровой формат.
  2. Обучить HR-персонал работе с системой и обеспечить их вовлечение в процесс цифровизации.
  3. Подготовить материалы для сотрудников компании по регистрации и использованию системы.
  4. Внедрить систему электронного документооборота для кадровых документов на базе «1С:Кабинет сотрудника».

Ситуация до старта проекта

Компания давно рассматривала возможность перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Основными причинами были необходимость ускорения процессов подписания документов, особенно для удаленных сотрудников, а также постоянно растущий объем документооборота. С появлением в 2023 году законодательных изменений, разрешивших использование электронного формата для большинства кадровых документов, задача внедрения комплексного решения стала особенно актуальной. В этих условиях переход на КЭДО стал для компании необходимым и своевременным шагом.

Осенью 2023 года команда К2Тех подготовила около 20 верхнеуровневых требований к системе, одни из них:

  1. Возможность подписывать документы с разных устройств: не только с рабочего компьютера, но и с домашнего (при удалённом доступе), а также через мобильное приложение.
  2. Автоматическая блокировка подписания документа, если срок подписания истек (настройка правил автоматической блокировки и
  3. переводов). Также нужен был автоматический перевод таких документов в бумажный вид.
  4. Возможность отключения ненужных блоков.
  5. Журнал по статусам подписания бумажных и электронных документов в одном месте.
  6. Соответствие требованиям информационной безопасности с возможностью развертывания исключительно в режиме on-premise.

После формирования требований специалисты начали изучать рынок решений. Рассмотрели пять вендоров, после тщательного анализа остановились на КЭДО от фирмы «1С», так как это решение соответствовало всем требованиям.

Что было особенно важным:

  1. Многолетняя экспертиза К2Тех по 1С и отдельная команда.
  2. Встроенная электронная подпись, что сокращало дополнительные расходы на отдельную покупку подписей на каждого сотрудника.
  3. Мобильное приложение.
  4. Низкая стоимость.
  5. Возможность любых доработок.
Архитектура решения и масштаб проекта

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) реализован на базе «1С:Кабинет сотрудника» — это сервис для взаимодействия сотрудников компаний с отделом кадров и бухгалтерией. Он автоматизирует кадровый документооборот и сокращает время на подписание документов, оформления отпусков, получения расчетных листков и прочего.
«1С:Кабинет сотрудника» подключен к основной кадровой системе компании «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».

Центральным компонентом системы является сервер. Он отвечает за работу приложения «1С:Кабинет сотрудника», которое реализует всю прикладную функциональность. Приложение использует внешнюю СУБД для хранения информации. Оно работает в связке с 1С:ЗУП КОРП, получает данные о сотрудниках, организационной структуре, документах и другие данные. Сотрудники компании, как пользователи сервиса, подключаются из внешней сети через интернет. Безопасность соединения обеспечивается обратным proxy-сервером nginx, который транслирует запросы

Добавлены функции:

  1. Автоматического подключения второго фактора авторизации.
  2. Предварительного ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами непосредственно перед подключением к КЭДО.
  3. Сроки подписания документов в КЭДО и их контроль.
  4. Уведомление сотрудников по нескольким каналам связи (push/email) о поступлении документов на подпись.
  5. Признак подключения к КЭДО на сотруднике в кадровой системе, бизнес-логика и аналитика на его основе.

Схема архитектуры 

Масштаб проекта:

  • общее количество сотрудников — 3 500;
  • количество удаленных сотрудников — 700;
  • оцифрованных документов — 8 000+;
  • печатных форм документов — 45 видов;
  • ежедневно проводится в системе КЭДО — 70 документов.
Особенности и уникальность проекта

Проект внедрения КЭДО в компании К2Тех выделяется на рынке несколькими аспектами:

  1. Большой объем кадровых документов: 8 000+ документов за 3 месяца с момента внедрения.
  2. Вовлечение команды: привлечение всех сотрудников кадрового отдела с самого начала обеспечило высокую степень принятия системы, ее эффективное использование и продвижение на всех сотрудников компании.
  3. Доработка системы учета неподписанных документов: инструмент для централизованного отслеживания всех неподписанных документов, как электронных, так и бумажных, в едином интерфейсе 1С, повышающий прозрачность и контроль кадровых процессов.
  4. Консолидация в доработанной системе КЭДО полезных функций из разных решений, представленных на рынке.

Перед внедрением КЭДО сотрудники кадрового отдела К2Тех пересмотрели текущие процессы и документы:
проанализировали актуальность каждого документа;

  • объединили дублирующие документы;
  • унифицировали наименования и шаблоны;
  • провели полный анализ по всем процессам и документам, за исключением некоторых процессов, например, увольнение оставили на второй этап.

В ходе проекта техническая команда К2Тех реализовала около 70 доработок системы. Остановимся подробнее на нескольких значимых доработках, существенно расширивших стандартный функционал системы.

Перевод документов в бумажный вид

Одной из самых значимых доработок стало внедрение гибкого управления процессом подписания документов. Это было связано с интеграцией с 1С:ЗУП, где по стандарту, если сотрудник не подписывал электронный документ в течение установленного срока (5 дней), система блокировала возможность его подписания, и требовалось создавать новый экземпляр документа с актуальной датой. Однако на практике часто возникали ситуации, например, отпуск сотрудника или технические сложности, когда кадровому специалисту было удобнее и быстрее получить подпись на бумажном носителе. В связи с этим команда К2Тех разработала функционал, который позволяет при необходимости переводить электронный документ обратно в бумажный формат без обязательного переоформления в системе.

Система учета неподписанных документов

Это специализированное рабочее место в 1С, где специалисты могут видеть полный перечень всех неподписанных электронных и бумажных документов по каждому сотруднику. Достаточно ввести фамилию, и система отобразит «долги» по всем документам со статусом подписания. Кроме того, сотрудники кадров могут формировать сводные отчеты по всем неподписанным документам для проведения аналитики и контроля.

Автоматизация получения согласия перехода на КЭДО

Присоединение сотрудника к системе КЭДО требует получения его официального согласия на бумаге, что является обязательным шагом по законодательству. Типовой функционал системы не предусматривал удобного инструмента для этого. Команда К2Тех разработала и внедрила в систему пошаговый чек-лист, который проводит сотрудника через весь процесс получения согласия при приеме на работу или при первичном подключении к КЭДО, делая процедуру понятной и прозрачной.

Наглядные доработки в части интерфейса








Результаты проекта

Внедрение КЭДО в К2Тех принесло ощутимые результаты:

  1. Высокий уровень вовлеченности: на текущий момент 85% сотрудников компании подключились к системе КЭДО. Цель на 2025 год — достичь показателя, близкого к 100%.
  2. Масштабная цифровизация: с начала пилотного проекта через систему КЭДО было проведено более 8 000 кадровых документов.
  3. Экономия затрат: переход на КЭДО позволил сэкономить ~ 10 млн. руб.: время всех сотрудников на хождение в отдел кадров и подписание бумажных документов, расходы на бумагу, чернила, технику, архивное хранение и услуги курьерской доставки.
  4. Ускорение процессов: подписание документов стало значительно быстрее. Например, процесс приема сотрудников на работу упростился и стал занимать меньше времени, а объем бумажной работы существенно сократился. Ранее при приеме на работу в среднем приходилось подписывать 26 страниц документов, сейчас достаточно подписать всего один бумажный документ — согласие на присоединение к КЭДО. Теперь новые сотрудники регистрируются в мобильном приложении КЭДО и сразу подписывают все необходимые документы в электронном виде.
Отзыв заказчика

Ирина Гафарова

Руководитель департамента по работе с персоналом К2Тех

С переходом на КЭДО мы смогли проводить все кадровые изменения в цифровом формате. После запуска системы мы получили впечатляющие результаты: 85% сотрудников уже подключены к КЭДО и могут дистанционно подписывать документы, что значительно ускорило процессы подписания и оформления документов. Например, упростился процесс приема на работу: если раньше новый сотрудник подписывал в среднем 26 страниц бумажных документов, то сейчас только один — согласие на присоединение к КЭДО. Благодаря переходу на «1С:Кабинет сотрудника», мы не только оптимизировали процессы, но и сэкономили более 10 млн руб. за счет сокращения расходов на бумагу, логистику и временные затраты персонала. В 2025 году планируем подключить всех сотрудников к системе и завершить цифровизацию кадрового документооборота в компании.

Дополнительная информация о проекте

Пилот и первые результаты

Внедрение системы предстояло реализовать в два этапа: запуск пилотной версии на 300 человек, а затем полный запуск для всей компании. Переход на КЭДО начался с внедрения в HR, департаменте внутренней автоматизации, юридическом департаменте и службе качества. Сотрудники тестировали сам процесс подключения к КЭДО: как проходит авторизация, как поступают уведомления, приходит ли второй фактор (SMS-код) для подтверждения. На этапе пилота организовали подписание одного из локальных нормативных актов (ЛНА). 3а 8 рабочих дней с момента отправки документа, 71% сотрудников подписали лист ознакомления с ЛНА.

Переход на КЭДО в 2025 году

В начале года было принято решение внедрить систему до старта ежегодного мониторинга в компании и связанного с ним большого объема работы с документами: изменения должностей, зарплат, премий, переводы между отделами и т.п. К зимнему мониторингу команде удалось полностью подготовить систему и перейти на КЭДО. Это позволило проводить все кадровые изменения уже в цифровом формате.

Обучение сотрудников

Успех внедрения КЭДО во многом зависел от готовности сотрудников принять новый формат работы. Поэтому особое внимание уделялось процессу обучения и коммуникации:

  1. Вовлечение кадровой службы: все сотрудники отдела были вовлечены в проект с самых ранних этапов. Они принимали активное участие в подготовке всех процессов и документов к переходу и тестировании самой системы, что способствовало более глубокому погружению и принятию нового формата работы.
  2. Обучение сотрудников: для кадровых специалистов было создано множество обучающих материалов.
  3. Материалы для всех сотрудников: команда отдела кадров совместно с отделом внутренних коммуникаций разработали понятный гайд для сотрудников компании о пошаговой регистрации в системе.