Корпорация АЕОН построила систему оперативного управления финансами


Рабочих мест: 100
Отрасль : Инвестиционные компании, фонды.
Исполнитель: Компания бобдей
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами.
06.02.2022 - 17.02.2023
Федеральный масштаб

||
Краткое описание проекта

Корпорация АЕОН построила систему оперативного управления финансами на базе «1С:Управление холдингом». Создан единый центр управления финансовыми потоками, все процессы казначейства выполняются в одной системе. Реализован инструмент формирования оплат, который позволяет анализировать состояние взаиморасчетов в разрезе договоров, а также финансовый результат по организации. Настроены формы планирования БДДС (годовой и корректировочный). Настроена план-фактная отчетность по БДДС и оперативная аналитическая отчетность. В результате проекта на 30% сократились сроки обработки заявок на оплату; на 15% снижены трудозатраты бухгалтеров и финансовых служб.

Заказчик

Корпорация АЕОН — частная международная инвестиционная группа. В нее входит более 30 предприятий. Основные направления деятельности: транспорт, строительство и управление недвижимостью, управление аэропортами и речным пароходством, производство удобрений, сельскохозяйственной продукции.

Цели и задачи проекта

Бизнес-цели проекта:

  1. Создание единого центра управления финансовыми потоками — переход от разрозненных Excel-таблиц к централизованной системе на базе «1С:Управление холдингом».
  2. Автоматизация процессов казначейства — сокращение сроков обработки заявок на оплату, повышение прозрачности и управляемости платежных операций.
  3. Упрощение контроля за исполнением бюджетов — обеспечение единого формата финансовых моделей для всех проектов и доступности актуальных данных в режиме реального времени.
  4. Оптимизация учета взаиморасчетов и договоров — автоматизация процессов учета займов, расчетов процентов и исполнения графиков платежей.
  5. Повышение качества управленческой отчетности — ускорение подготовки отчетов по бюджету доходов и расходов, движению денежных средств и финансовому результату проектов.
  6. Минимизация рисков финансовых ошибок — за счет устранения двойного ввода данных и настройки гибких маршрутов согласования заявок на оплату.

Задачи проекта:

  1. Управление заявками на финансирование.
  2. Формирование этапов оплаты для обеспечения финансирования.
  3. Контроль финансового результата по юридическим лицам головной структуры для оптимизации налогов.
  4. Автоматическое формирование заявок на оплату, платежных поручений.
  5. Интеграция с клиент-банком.
  6. Интеграция с базами бухгалтерского учета (выгрузка банковских выписок).
  7. Автоматизировать основные процессы планирования и план-фактного анализа исполнения БДДС.
  8. Создать единую централизованную систему бюджетного управления по направлению девелопмент по строительству жилых комплексов в единой информационной системе.

Автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  1. Управление финансами (казначейство):
  • сбор потребностей к оплате, планирование платежей;
  • согласование планируемого платежа;
  • формирование платежных поручений.
  1. Учет взаиморасчетов:
  • формирование БДР юридических лиц головной структуры по данным бухгалтерского учета для расчета налоговой нагрузки (моделирование изменений и корректировка плана);
  • управление взаиморасчетами между юр. лицами ГС (договоры займов, планирование платежей);
  • учет договоров;
  • учет договоров займов: график начислений и оплат.
Ситуация до старта проекта

Основные проблемные ситуации до внедрения:

  1. Процессы планирования оплат и казначейства не автоматизированы, вся деятельность ведется в почте и в таблицах Ms Excel.
  2. Ручная обработка заявок на оплату в почте с ручной маршрутизацией согласования по каждой заявке занимает много времени.
  3. Бухгалтер выполняет дважды одну и ту же работу: вводит платежи в rлиент-банке и корректирует платежные документы после загрузки выписки в базах бухгалтерии. 
  4. Анализ состояния взаиморасчетов внутри холдинга по займам и моделирование влияния на финансовый результат в процессе управления ликвидностью очень трудоемкий и выполняется полностью в Ms Excel.

Основные проблемные ситуации до внедрения, в рамках проекта Аеон Холдинг Девелопмент:

 Бюджетирование:
  • новая методология финансовой модели по девелопменту в компании находилась на стадии внедрения. Текущие системы бюджетирования по разным проектам отличались. Это усложняло анализ финансовой модели проекта и контроль ее исполнения; 
  • в холдинге отсутствовала возможность сравнить разные версии финансовой модели проекта;
  • не было возможности без обращения к проекту получить актуальные данные по финансовой модели проекта.
План-фактная отчетность:
  • длительный и трудоемкий процесс подготовки план-фактной отчетности по финансовой модели проекта;
  • выгрузка фактических платежей проекта за месяц, их обработка и формирование отчета по факту занимала минимум один полный рабочий день одного сотрудника;
  • в холдинге отсутствовала возможность самостоятельно оперативно получить факт по финансовой модели. Для ее получения необходимо было обращаться к финансовому менеджеру проекта;
  • в АЕОН не было возможности оперативно получать данные по факту исполнения финансовой модели любого проекта в едином формате.
Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта  построена централизованная система управления финансами на базе «1С:Управление холдингом». Решение объединило процессы бюджетирования, казначейства, учета взаиморасчетов и подготовки управленческой отчетности в единую информационную среду.

Основные компоненты архитектуры:

  1. «1С:Управление холдингом» — ядро системы для автоматизации процессов казначейства, бюджетирования, управленческого учета и формирования отчетности.
  2. Интеграция с клиент-банками — обеспечена двусторонняя интеграция: заявки на оплату выгружаются в банк, выписки о проведенных платежах автоматически загружаются обратно в 1С.
  3. Интеграция с учетными системами — настроена передача данных о платежах и взаиморасчетах в бухгалтерские базы, что позволило минимизировать ручной ввод данных и повысить точность учета.
  4. Механизмы моделирования и анализа — разработаны инструменты для сравнения разных версий финансовых моделей проектов и отслеживания план-фактного исполнения.
  5. Ролевая модель и маршруты согласования — внедрены механизмы разграничения прав доступа для пользователей дивизиона и проектов, настроены автоматизированные маршруты согласования заявок и бюджетов.

В ходе проекта в базе «1С:Управление холдингом» были автоматизированы следующие процессы по всем бизнес-единицам компании:

  1. Формирование заявки на оплату для всех платежей, кроме:
  • перевода средств между счетами одной организации и между организациями холдинга по договорам займа (формируются в платежном календаре);
  • размещения на депозит и купля-продажа валюты;
  • безакцептные списания (комиссии).
  1. По внутригрупповым регулярным операциям (договоры с покупателем, с поставщиком, прочие) разработан «Пакетный ввод заявок» на основе счетов из баз бухгалтерии:
  • доработана форма заявок;
  • добавлены флаг «Требуется платежное поручение» (транслируется в реестр для операционистов) и поле «Номер счета» (для внутригрупповых операций и произвольного заполнения);
  • отображение КПП организации и контрагента;
  • статья ДДС БУ и кнопка «Указать аналитику оперативного учета» (для соответствующих контуров учета);
  • блокировка проведения при пустых обязательных для Заказчика реквизитах (ЦФО, Проект, статья ДДС, договор (если нужен), р/счет контрагента);
  • для заявок на перечисление ЗП — ведомость приходит в управление холдингом с обменом из баз бухгалтерии, доступна после выбора организации;
  • для заявок по пакетному вводу автоматически заполняются все поля;
  • в назначение платежа добавляется текст из поля «Номер счета».
  1. Инструмент формирования этапов оплат, который позволяет проанализировать состояние взаиморасчетов в разрезе договоров и планируемый финансовый результат по организации. Пользователь проводит вручную с помощью инструмента анализ и поиск оптимальных этапов оплат:
  • доработана форма создания операций платежного календаря для внутригруппового финансирования: отбор счетов в соответствии с настройками платежного календаря; второе нижнее окно — выбор организации, договора, элемента структуры задолженности, а также вывод основных параметров договора (лимит, даты выдачи и возврата, % ставки, ДЗ/КЗ, финансового результата/планового финансового результата);
  • расчет финансового результата как суммы факта БДР и процентов до конца года;
  • доработка договоров займа: в рамках одного договора с условием возможность учитывать транши, расчет процентов от суммы траншей, изменение графика при создании операции в платежном календаре.
  1. Настроены маршруты согласования заявок на оплату. Доработаны оповещения о поступившей задаче на почту — выведены все необходимые для принятия решения данные, включая вложенные файлы.
  2. ППИ выгружаются в клиент-банки из базы «1С:Управление холдингом», из клиент-банков в «1С:Управление холдингом» загружается проведенная выписка банка.
  3. Реализована выгрузка данных выписки банка из «1С:Управление холдингом» в базы «1С:Бухгалтерии».
  4. В «1С:Управлении холдингом» разработаны профили пользователей и группы доступа. Всем пользователям, работающим с блоком казначейства назначены соответствующие группы доступа.

В рамках проекта АЕОН Холдинг Девелопмент были выполнены следующие работы в компании:

  1. Настроено ручное сопоставление между «1С:Управление холдингом» и 4 базами бухгалтерского учета в части справочников:
  • организации;
  • перечисление «Виды движений денежных средств»;
  • статьи ДДС;
  • проекты;
  • номенклатурные группы.
  1. Проведено первоначальное сопоставление элементов справочников из баз «1С:Бухгалтерии» застройщика с элементами справочников в базе «1С:Управление холдингом».
  2. Разработан документ для ввода показателей ТЭП, строительного бюджета проекта (паспорт проекта), создана универсальная настройка каждого показателя в паспорте.
  3. Создан механизм распределения показателей затрат.
  4. Реализован справочник категорий и привязки категорий к статьям аналитики.
  5. Добавлен механизм расчета кредитных ставок.
  6. Реализована автоматическая загрузка данных из Excel в отчеты «Затраты» и «Продажи».
  7. Настроены отчетные формы:
  • для анализа показателей этапов проектов, сводных показателей по проекту, по направлению деятельности «Девелопмент»;
  • для загрузки факта по финансовой модели проекта из баз бухгалтерского учета застройщика;
  • для сравнения различных сценариев (плановых и фактических) значений показателей как по этапам проектов, так и по проекту в целом, по направлению «Девелопмент»: продажи, затраты проекта/очереди, ФЭП, финансирование проекта/очереди, СF.
  1. Настроена ролевая модель для пользователей отчетов и ГС.
  2. Настроены процессы согласования форм бюджетов проектов.
  3. Подготовлены инструкции для пользователей, проведены демонстрации функционала и обучение.

Corp_AEON_Shema.jpg

Особенности и уникальность проекта

В рамках проекта в  «1С:Управление холдингом» разработали и спроектировали:

  1. Ролевую модель, настроили группы доступа и профили.
  2. Инструмент управления запросами на оплату и моделирования цепочки оплат.
  3. Инструмент пакетного создания документов «Счет на оплату от поставщика» и «Заявка на оплату» (на основании созданных счетов).

Настроили:

  1. Процессы согласования заявок на оплату.
  2. Формирование платежных поручений по данным заявок на оплату.
  3. Интеграцию «1С:Управление холдингом» с клиент-банком.
  4. Интеграцию «1С:Бухгалтерия» с «1С:Управление холдингом» в части передачи в базы бухгалтерии документов выписки банка.

Реализовали:

  1. Разделение контуров учета на:
  • статьи ДДС финансовые с расширенной аналитикой;
  • статьи БУ;
  • управленческий учет (на базе МСФО);
  • оперативный учет.
  1. Разработали формы отчетности:
  • факт БДДС по данным оперативного учета;
  • форма ввода БДДС (Оперативный учет);
  • форма план-фактного отчета БДДС.

В соответствии с пожеланиями заказчика, план и факт формируются в единой форме — регулируется настройками. Реализованный инструмент — полностью самостоятельная разработка и целиком повторяет форму отчета заказчика в Excel, типовые формы бюджетной отчетности не использовались.

Был выполнен ряд доработок:

  1. Добавлен справочник статей ДДС и версий плана.
  2. Настроена возможность редактирования курсов валют.
  3. Реализована возможность внесения корректировок через механизм копирования сценариев.
  4. Настроена ролевая модель для пользователей отчета.
  5. Подготовлена пользовательская документация.

На основе предоставленной заказчиком модели разработан уникальный документ — «Паспорт проекта». В данном документе вводится первичная информация по проекту в целом и отдельно по каждому объекту (вкладки «По проекту», «По объектам»). На основании паспорта формируются два отчета: «Строительный бюджет» и «Технико-экономические показатели». Во вкладке «Затраты» вносится сумма затрат по статьям паспорта проекта, которая автоматически распределяется пропорционально площади, указанной в колонке «Расчёт площади». Также выбирается, какая сумма будет выводиться в отчет «Строительный бюджет».

Доработан инструментарий платежного календаря в части работы с внутренним финансированием:

  • возможность строить графики договоров займа по траншам в рамках одного договора (без спецификаций);
  • доработана форма создания внутригруппового перемещения средств из платежного календаря:
    • выведен список договоров займа;
    • показаны остатки, доступные к выборке в рамках каждого договора займа (с учетом вида лимита — возобновляемый/невозобновляемый);
    • показаны сроки действия договора;
    • показаны суммы дебиторской/кредиторской задолженности в разрезе элемента структуры задолженности (основной долг, проценты, комиссии, штрафы);
    • можно сразу выбрать по какому элементу задолженности необходимо сделать перевод;
    • воказан финансовый результат при выборе договора/элемента структуры задолженности (планируемое изменение суммы процентов на конец года);
  • автоматическое заполнение платежного поручения нужными аналитиками и текстом назначения платежа в зависимости от вида договора (процентный, беспроцентый) и элемента структуры задолженности (основной долг, проценты).

Доработан реестр оплат, создаваемый из платежного календаря:

  • создается общий реестр оплат (по всем организациям, счетам и валютам), автоматически создаются реестры платежей отдельно по каждой организации, счету;
  • рразработаны печатные формы для общего реестра (все оплаты, только внешние, только внутренние).
Результаты проекта

После выполнения работ по автоматизации процессов казначейства компания получила следующие результаты:

  1. Все процессы казначейства выполняются в единой системе «1С:Управление холдингом».
  2. Реализован инструмент формирования оплат, который позволяет анализировать:
  • состояние взаиморасчетов в разрезе договоров;
  • финансовый результат по организации.
  1. Все заявки на оплату проходят согласование по настроенным маршрутам.
  2. ППИ выгружаются в клиент-банки из «1С:Управление холдингом», из клиент-банков в «1С:Управление холдингом» загружается проведенная выписка банка.
  3. Реализована выгрузка данных выписки банка из «1С:Управления холдингом» в базы «1С:Бухгалтерии».
  4. В  «1С:Управление холдингом» разработаны профили пользователей и группы доступа. Всем пользователям, работающим с блоком казначейства, назначены соответствующие группы доступа.
  5. Проведено обучение ключевых пользователей и подготовлены пользовательские инструкции с описанием внедряемого функционала.

По итогу выполнения работ по стадии «Бюджетирование и оперативная отчетность» Аеон получил следующие ключевые результаты:

  1. Настроены формы планирования БДДС (годовой и корректировочный).
  2. Настроена план-фактная отчетность по БДДС и оперативная аналитическая отчетность.

По итогу выполнения работ по стадиям «Формирование финансовой модели» и «Сбор факта» Аеон ХолдингДевелопмент получил следующие ключевые результаты:

  1. Настроен типовой механизм синхронизации.
  2. Разработан документ для ввода и хранения в системе:
  • плановых технико-экономических показателей проекта;
  • вспомогательных коэффициентов;
  • периодов этапов работ по проекту;
  • строительного бюджета проекта;
  • результата распределения доходов и затрат на этапы и объекты.
  1. Настроена форма ввода бюджета продаж типовыми средствами в базе «1С:Управление холдингом».
  2. Настроены формы отчетов:
  • CF;
  • продажи;
  • финансирование проекта (очереди);
  • ФЭП;
  • затраты проекта/очереди.
  1. Настроены виды отчетов для сравнения различных сценариев (плановых и фактических) значений показателей, как по этапам проекта, так и по проекту в целом, по направлению «Девелопмент».
  2. Настроена ролевая модель:
  • роли для пользователей ГС,
  • роли для пользователей проектов.
  1. Настроены маршруты согласования форм ввода данных по финансовой модели проекта.
  2. Подготовлены пользовательские инструкции, проведены обучающие демонстрации пользователям.

Экономический эффект от внедрения:

  • на 30% сократились сроки обработки заявок на оплату;
  • на 15% снижены трудозатраты бухгалтеров и финансовых служб;
  • на 40% ускорена подготовка управленческой отчетности;
  • на 10% снижены риски финансовых ошибок.
Отзыв заказчика

Ирина Глазунова

Генеральный директор ООО «Аеон-Общий центр обслуживания»

Проект внедрения «1С:Управление холдингом» был направлен на автоматизацию процессов бюджетирования, казначейства и управленческого учета управляющей компании. Теперь работа с заявками на оплату, бюджетами и взаиморасчетами стала значительно быстрее и прозрачнее: сократились сроки обработки платежей, повысился контроль за финансовыми потоками.