«Дорожно-эксплуатационное учреждение №1» автоматизировало учет автопарка и построение ежедневных аналитических отчетов об обслуживании дорог
Отрасль : Транспорт и логистика.
Исполнитель: ИнфоСофт
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты. Управление транспортом.
01.07.2022 - 30.11.2023
Сибирский федеральный округ РФ
Дорожно-эксплуатационное учреждение № 1 автоматизировало процессы основной дейтельности и построило единую информационную систему на базе решений «1С:Управление автотранспортом» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Для решения ключевых задач по сбору точных данных о нахождении водителей на линии и о посещении спецтехникой участков дорог с выполнением работ по содержанию и благоустройству была разработана интеграция с системой мониторинга «Fort Monitor». Основной целью было сосредоточить все входящие данные в «1С:Управление автотранспортом». Все данные находятся в одной информационной базе и легко анализируемы за счет отчетов, разработанных под специфику учреждения. Количество ручного труда сократилось, необходимость передавать данные из отдела в отдел отпала, а на основе новых точных данных была уточнена система оплаты труда водителей, что привело к повышению эффективности их труда на 22%.
Муниципальное казенное учреждение города Новосибирска «Дорожно-эксплуатационное учреждение № 1» (МКУ «ДЭУ № 1») — это государственная организация, занимающаяся организацией работ по содержанию автомобильных дорог г. Новосибирска. При штате в 1000 человек около 600 из них являются водителями, которые ежедневно выходят в две смены на линию для выполнения плана по содержанию дорог. МКУ «ДЭУ № 1» ежемесячно выписывает от 4000 до 5500 путевых листов.
Цели проекта:
- Построить единую информационную систему управления автопарком и сбора данных о содержании дорог ради снижения трудозатрат при работе по составлению регулярных отчетов, а также исключить двойной ввод данных.
- Создать прозрачную систему оплаты труда водителей согласно положению об оплате труда организации, опирающуюся на точные показатели выработки.
Задачи проекта:
- Разработать и настроить автоматизированную систему оплаты труда водителей в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», которая будет отражать в табелях разные виды работы водителей — линия, ремонт, дежурство, временные показатели по которым собираются автоматически в «1С:Управление автотранспортом» в путевых и ремонтных листах. На основе табелей водителей разработать отчет «Шифр производственных затрат», акцентуализирующий выработку в часах каждого водителя в отдельной таблице с итогами по месяцу.
- Разработать систему расчета зимней надбавки водителей по фактическому пребыванию водителей на линии на основе геоданных.
- Решить задачу сбора данных и построения отчетов по содержанию и благоустройству дорог. Используя геоданные из ежедневных выездов водителей, централизовать все данные о выполнении задач по содержанию дорог в 1С для последующего формирования ежедневных и ежемесячных внутренних отчетов.
- Разработать оценку посыпки дорог противогололедными материалами, которая будет анализировать фактическое использование материалов и сравнивать его с нормативным, рассчитанным из показателей проделанного маршрута, выполненных работ и температуры.
Желание руководства организации уточнить расчет заработной платы для водителей в конфигурации «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения» было отправной точкой для идей по обновлению процессов организации и решений по автоматизации. Было принято решение, что вместо расчета зарплаты по окладу по дням, следует использовать часовую тарифную ставку и точно подсчитывать все рабочие часы водителей, при этом отражая тип их работы: были они на линии, на ремонте или на дежурстве. Некоторые специфические стимулирующие надбавки для водителей, например, зимнюю надбавку за работы по уборке снега, справедливо решили считать строго из часов линии. Нужно было также учесть и их многочисленные пересадки с машины на машину в случае поломки или рабочей необходимости, тарифные ставки на машинах могли отличаться, и была необходимость это учитывать, но не создавать сотни временных кадровых переводов, а решить этот вопрос более гибко.
Второй проблемой была невероятная доля ручного труда, через которую организация проходила для сбора данных о проделанной работе по содержанию дорог. Очень много специалистов организации было вовлечено в этот ручной процесс, но руководство понимало, что можно как-то его упростить, ведь все инструменты были у них в руках: система навигации «Fort Monitor» и конфигурация «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». Их идеи и пожелания в какой-то момент стали необходимостью из-за повсеместной цифровизации, когда власти города Новосибирска вынесли требование ежедневно отчитываться по проделанной работе о содержании дорог на городском портале. За сутки собрать, проверить и опубликовать точные данные было бы возможно, если бы все участвующие в процессе отделы занимались весь рабочий день только этой задачей.
Единая информационная система построена на базе решений «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» с использованием системы мониторинга транспорта «Fort Monitor».
Первым этапом проекта было решение задачи по настройке новой системы оплаты труда, в рамках которой была произведена разработка собственного блока учета для «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» со специализированным табелем водителей, обработками по автоматизированному расчету заработной платы и аналитическими отчетами по требованию заказчика.
Для получения в программе данных о выработке водителей в разрезе видов работы была разработана интеграция «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Управление автотранспортом ПРОФ».
Вторым этапом проекта решался вопрос о точном вычислении времени работы водителей на линии для расчета зимней надбавки. Все геоданные транспортных средств имелись в системе мониторинга «Fort Monitor», однако система не имела стандартной интеграции с «1С:Управление автотранспортом ПРОФ», в связи с чем был разработан обмен, удовлетворяющий требованиям заказчика, который был завязан на получении информации о времени нахождения вне геозон типа «база» на базе отчетов системы «Fort Monitor» о посещении геозон. Была выполнена адаптация интеграции между «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» для выгрузки новых данных и настройка нового начисления в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» для расчета зимней надбавки.
Третьим и заключительным этапом проекта было расширение перечня выгружаемых данных через интеграцию «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» с системой «Fort Monitor» с целью разработки единой системы учета данных о выполнении работ по содержанию дорог. Данные о посещении геозон попадали напрямую в путевые листы, куда сотрудники вносили данные о выполнении задач о благоустройстве дорог и их посыпке в зимний сезон с помощью специально разработанного АРМ.
Схема архитектуры
Ключевой особенностью проекта стала задача о сборе данных о выполнении задач по содержанию дорог. Несмотря на доступность координат транспортного средства в любой момент времени, благодаря разработанной интеграции с системой мониторинга «Fort Monitor», различные методы сбора информации о маршруте транспортного средства не были применимы для поставленной заказчиком задачи.
Особенностью формирования отчетности является представление данных в разрезе категорий дорог, которые назначаются согласно приказов вышестоящих учреждений. Все дороги города разделены на участки, поделены между районами города, и каждый участок имеет назначенную категорию, четкие границы и высчитанную длину и площадь.
Задачу по получению данных о том, на каких участках и сколько работало транспортное средство в таких условиях, было принято решать через инструмент «геозоны» в системе мониторинга «Fort Monitor», и воспользоваться доступными в API системы мониторинга командами по передаче данных о посещении геозон. В свою очередь, из даты и времени пересечения границы геозоны легко вычисляется время работы в ней, которое также можно использовать не только для анализа, но и для дальнейшей установки нормативных показателей.
В результате автоматизации организация получила желаемый алгоритм расчета заработной платы водителей, опирающийся на точные фактические показатели. Также наблюдается увеличение выработки водителей в среднем на 22%.по разным районам города за счет прозрачности назначения процента зимней надбавки строго по фактическим показателям.
Руководством организации была пересмотрена система сбора данных для отчетности по содержанию дорог, после чего стала возможна автоматизация процессов, которая значительно сократила ручной труд сотрудников и полностью исключила необходимость выполнения некоторых шагов при сборе отчетности — теперь это автоматически делает 1С, а сотрудники занимаются только анализом результатов отчетов, которые теперь можно собрать за сутки и за смену, а не по итогам отработанного месяца.
Анастасия Кузинова
Начальник планово-экономического отдела МКУ «ДЭУ №1»Благодаря автоматизации на базе решений «1С:Управление автотранспортом» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» удалось повысить эффективность работы сотрудников, причем как водителей на смене из-за обновленной системы оплаты труда, так и офисных работников, ответственных за составление отчетности, так как теперь отчеты собираются быстро, а все данные собраны в одном месте — в 1С.