В МГТУ им. Н.Э. Баумана оптимизировали документооборот


Рабочих мест: 2000
Отрасль : Образование.
Исполнитель: Бизнес Системы
Функциональная область: Управление документами и контентом.
14.11.2023 - 31.05.2024
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В МГТУ им. Н.Э. Баумана перешли с «1С:Документооборот государственного учреждения», редакция 2.1 на редакцию 3.0. Ключевой особенностью проекта была необходимость перехода на новую систему без перерывов в текущей деятельности университета. Бесперебойная миграция в 1С с сохранением привычного интерфейса обеспечила плавный переход без нарушения бизнес-процессов. Пользователи приступили к работе в обновленной системе в первый же рабочий день — без простоев. Снизились трудовые и временные издержки сотрудников, участвующих в процессе ведения документооборота, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.

Заказчик

Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана — российский национальный исследовательский университет, научный центр. Осуществляет подготовку инженерных и научных кадров по более чем 600 образовательным программам. Работу университета обеспечивает более 9000 сотрудников, из них свыше 4500 профессоров и преподавателей. Имеет 3 филиала — Мытищинский, Дмитровский и Калужский.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Повысить операционную эффективность.
  2. Сократить время на обработку документов (приказы, распоряжения, заявки).
  3. Снизить трудозатраты за счет автоматизации (меньше ручного ввода данных).
  4. Поддержать цифровую трансформацию вуза.
  5. Повысить имидж университета как современной и технологичной организации.
  6. Повысить удовлетворенность сотрудников.

Задачи проекта:

  1. Провести обследование процессов делопроизводства университета.
  2. Осуществить миграцию исторических данных из «1С:Документооборот государственного учреждения», редакция 2.1 в полном объеме.
  3. Проанализировать существующие доработки типового функционала «1С:Документооборот государственного учреждения», редакция 2.1.
  4. Провести работы по доработке типового функционала внедряемой системы в соответствии с потребностями университета.
  5. Разработать правила обмена между «1С:Документооборот государственного учреждения, редакция», редакция 3.0 и модулями ИС «Цифровой университет».
  6. Внедрить подсистему управления технической поддержкой.
Ситуация до старта проекта

До реализации проекта, для автоматизации ведения делопроизводства использовался программный продукт «1С Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1».

Для ведения финансово-хозяйственной деятельности университета используются следующие модули, входящие в состав ИС «Цифровой университет», и иные информационные системы:

  1. Модуль «СЭД 2.1» — прикладное решение «1С:Документооборот государственного учреждения» предназначен для автоматизации делопроизводства и документооборота государственных учреждений.
  2. Модуль «БГУ. Бухгалтерский учет» — обеспечивает решение задач бухгалтерского и налогового регламентированного учета.
  3. Модуль «ЗКГУ. Расчет заработной платы и стипендий. Кадровый учет» — обеспечивает решение задач по кадровому учету, расчету заработной платы и стипендий.
  4. Информационная система «Электронный университет» — предназначена для управления образовательной деятельностью и сопровождения учебного процесса, обеспечивая принятие обоснованных управленческих решений.
  5. Модуль «Управление финансовым планированием» — предназначен для автоматизации процессов планирования и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности Университета.
Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации делороизводства построена на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0»:

Архитектура решения включает группы и виды документов, которые были доработаны и оптимизированы для работы в 1С:

  1. Группа видов документов «Входящие документы»:
  • входящий документ;
  • входящий документ ДСП;
  • обращение граждан;
  • письма Миноборнауки России;
  • предписания.
  1. Группа видов документов «Исходящие документы»:
  • исходящий документ;
  • осходящий документ ДСП;
  • ответ на обращения граждан.
  1. Группа видов документов «Заявки»:
  • заявка на оформление доверенности;
  • заявка на оформление ЭП;
  • заявка на подключение к ИС;
  • заявка на экспортный контроль;
  • заявка о делегировании полномочий на период отсутствия;
  • служебная записка;
  • служебная записка о претензионной работе.
  1. Группа видов документов «Приказы»:
  • приказ по основной деятельности;
  • приказ по административно-хозяйственным вопросам.
  1. Группа видов документов «Распоряжения»:
  • распоряжение.
  1. Группа видов документов «Протоколы»:
  • протокол заседания кафедры;
  • протокол заседания коллегиального органа;
  • протокол заседания НТС;
  • протокол заседания научного совета;
  • протокол совещания у руководителя структурного подразделения;
  • протокол научно-методического совета университета.

Реализовано Более 70 доработок типового функционала, в том числе:

  • авторегистрация документов, по разработанным алгоритмам для аналитики делопроизводства в университете;
  • автоподписание документов ПЭП автором маршрута обработки;
  • ограничение прав подписания документов в разрезе сотрудников и видов документов;
  • автоматическое списание документов в дела по заданным условиям;
  • доработка штампов ЭП на бланках шаблонов документов.

Таблица. Описание информационных потоков интеграционного взаимодействия:

№ Источник Получатель Описание
1 ЗКГУ СЭД 3.0

Обмен по справочникам:

  • «Физические лица»;
  • «Сотрудники»;
  • «Подразделения»;
  • «Должности»
2 УФП СЭД 3.0 Обеспечена работоспособность механизма согласования договоров с помощью механизма бесшовной интеграции с СЭД; обмен заявками в техническую поддержку подсистемы УТП
3 СЭД 3.0 УФП Возврат статуса документа «Договор»
4 СЭД 3.0 Электронный университет Обеспечено получение данных о документах в СЭД 3.0 с помощью веб-сервисов


Особенности и уникальность проекта

Ключевой особенностью проекта была необходимость перехода на новую систему без перерывов в текущей деятельности университета. Бесперебойная миграция в 1С с сохранением привычного интерфейса обеспечила плавный переход без нарушения бизнес-процессов. Пользователи приступили к работе в обновленной системе в первый же рабочий день — без простоев.

Более 2000 рабочих мест автоматизировано (головной университет и 3 филиала — Дмитровский, Калужский, Мытищинский).

Разработан модуль управления технической поддержкой внутри ИС ДГУ для консолидации обращений из всех модулей ИС «Цифровой университет». Настроена интеграция обращений на 2-ю линий консультация на стороне исполнителя работ (Бизнес Системы).

Одновременная кроссплатформенная работа пользователей на различных ОС (MS Windows, Mac ОС,Linux), конвертация подписанных файлов в PDF на сервере Linux.

Результаты проекта

Переход с «1С:Документооборот государственного учреждения», редакция 2.1 на «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 3.0 в МГТУ им. Н.Э. Баумана позволил решить широкий спектр задач:

  1. Интегрирование модуля СЭД 3.0 с другими модулями ИС «Цифровой университет» оптимизировало процессы по внесению, хранению и согласованию данных.
  2. Миграция исторических данных из СЭД 2.1 в полном объеме позволила безболезненно продолжить работу во внедренной системе. Перенос был организован так, что все начатые процессы в СЭД 2.1 там же и завершались, а об изменениях в документах информация передавалась в СЭД 3.0.
  3. Обеспечение работоспособности системы электронного документооборота на операционной системе Linux, с использованием базы данных PostgreSQL.
  4. Переход сотрудников университета на подписание документов электронной цифровой подписью позволил обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность электронных документов.
  5. Снизились трудовые и временные издержки сотрудников, участвующих в процессе ведения документооборота, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.

Отзыв заказчика

Виктория Носова

Ведущий системный аналитик МГТУ им. Баумана

Проект по переходу на «1С:Документоборот 3.0» стал важным шагом в цифровой трансформации вуза и уже принес значимые результаты. Новая редакция системы открыла для нас уникальные возможности, а гибкие маршруты согласования ускорили процессы в 2–3 раза. Проект реализован без остановки текущих процессов — переход оказался комфортным для всех!