Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского построил систему электронного документооборота


Рабочих мест: 150
Отрасль : Образование.
Исполнитель: Бизнес Системы
Функциональная область: Управление документами и контентом.
01.11.2023 - 28.02.2024
Сибирский федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского построил систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот государственного учреждения». Переход на подписание документов электронной цифровой подписью обеспечил конфиденциальность, юридическую значимость и целостность электронных документов. Снизились трудовые и временные издержки сотрудников, участвующих в процессе документооборота, нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных. 

Заказчик

Омский государственный университет имени Ф. М. Достоевского — высшее учебное заведение в г. Омске; первое учебное заведение города, имеющее статус университета с момента основания. В состав ОмГУ входят 8 факультетов и 1 институт. А также центр делового образования  (обособленное подразделение).

Цели и задачи проекта

Основные бизнес-цели проекта:

  1. Улучшить взаимодействие между подразделениями (скорость обмена документами между факультетами, кафедрами, администрацией).
  2. Обеспечить соответствие требованиям регуляторов (ФЗ «Об электронной подписи», приказы Минобрнауки).
  3. Уменьшить бумажный документооборот и связанные с ним затраты (печать, хранение, доставка).
  4. Автоматизировать рутинные процессы (согласование, подписание, регистрация).
  5. Минимизировать потери и ошибки в документах (версионность, журналирование изменений.
  6. Контролировать сроки исполнения документов и дисциплину сотрудников.
  7. Упростить аудит и отчетность (все действия фиксируются в системе).

Задачи проекта:

  1. Провести обследование процессов делопроизводства университета.
  2. Осуществить загрузку нормативно-справочной информациию.
  3. Настроить документы и обработки по маршрутам согласования в соответствии с потребностями функциональных заказчиков.
  4. Обеспечить интеграцию с целью актуализации структуры предприятия и сотрудников из внедряемой системы кадрового учета.
Ситуация до старта проекта

До реализации проекта, для автоматизации ведения делопроизводства использовался программный продукт «Парус-Бюджет 8» (модуль «Управление деловыми процессами»).

Эксплуатирующийся модуль «Управление деловыми процессами» обеспечивал только регистрацию и учет входящей и исходящей корреспонденции, а также осуществлял хранение сканов присоединённых файлов (приказы, распоряжения и прочее).

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках реализации проекта были автоматизированы бизнес-процессы:

  1. Обработка входящих документов.
  2. Обработка обращений от граждан.
  3. Формирование и обработка исходящих документов на угловом бланке университета.
  4. Формирование и обработка исходящих документов на иностранном языке.
  5. Формирование и обработка гарантийных писем.
  6. Формирование и обработка служебных записок.
  7. Формирование и обработка служебных записок на командировочные расходы преподавателям и студентам.
  8. Формирование и обработка приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.
  9. Формирование и обработка распоряжений.
  10. Формирования и обработка положений.
  11. Формирование и обработка проектов договоров с контрагентами.
  12. Формирование и обработка соглашений.

Примеры маршрутов обработки документов 

Настроены специализированные формы отчетов:

  • «О расходовании ЗПО»;
  • «Отчет по возврату корреспонденции»;
  • «Отчет по услугам почтовой связи»;

 

Обеспечена интеграция НСИ из ИС «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»

Схема интеграции

Реализован механизм контроля в рамках изменений загружаемых объектов из 1С:ЗКГУ:

Особенности и уникальность проекта

В рамках реализации проекта можно отметить:

  1. Построение архитектуры ИС ДГУ преимущественно на основе типового функционала, прибегая только к минимальным доработкам системы (для дальнейшего снижения трудозатрат на обновление системы).
  2. Миграцию исторических данных из модуля «Управление деловыми процессами». (с учетом особенностей исторической системы на базе СУБД Oracle, сложности с получением данных).
  3. Смену ключевого руководителя проекта по внедрению на стороне заказчика уже на стадии реализации проекта, оперативное решение вопроса.
  4. Работу с возражениями со стороны сотрудников университета на пути перехода на электронный документооборот. Принятие волевых решений руководством вуза для массового старта работы с электронным документооборотом.
Результаты проекта

Внедрение «1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 3.0» в ОмГУ им. Ф.М. Достоевского позволило решить широкий спектр задач:

  1. Переход на подписание документов электронной цифровой подписью позволил обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность электронных документов.
  2. Снизились трудовые и временные издержки сотрудников, участвующих в процессе ведения документооборота, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.
  3. Появилась возможность для руководства осуществлять контроль над исполнительской дисциплиной сотрудников.

Экономический эффект от внедрения:

  1. Уменьшение затрат на бумажный документооборот на 50%. Ранее электронный документооборот в организации не использовался.
  2. Сокращение времени обработки документов на 40%, за счет оптимизации маршрутов согласования.
  3. Снижение количества операционных ошибок на 15% за счет стандартизации форм документов.
  4. Повышение исполнительской дисциплины за счет формирования соответствующей отчетности руководителями структурных подразделений университета.
Отзыв заказчика

Ольга Епанчинцева

Ведущий программист отдела информационных систем Омского государственного университета имени Ф. М. Достоевского

Внедрение электронного документооборота в ОмГУ значительно упростило работу университета: процессы стали быстрее, прозрачнее, а расходы на бумагу и архивы сократились — теперь документы можно подавать, согласовывать, а также подписывать ЭП онлайн без лишних задержек.