В зерновом терминале «КСК» построили систему комплексной цифровизации и автоматизации документооборота


Рабочих мест: 150
Отрасль : Транспорт и логистика.
Исполнитель: ДелоТех
Функциональная область: Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление документами и контентом.
21.08.2023 - 30.08.2024
Южный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В компании «КСК» успешно завершен проект внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП», направленный на комплексную цифровизацию и автоматизацию документооборота. Ключевыми этапами проекта стали: интеграция с ITSM-системой (ServiceDesk), миграция договоров и базы контрагентов, настройка многоуровневых маршрутов согласования документов и автоматизация проверок контрагентов на соответствие санкционным спискам. В результате внедрения достигнуто значительное сокращение сроков согласования документов, создан единый защищенный архив, реализован автоматический контроль контрагентов, внедрены регламентированные процессы ServiceDesk и единый личный кабинет сотрудника

Заказчик

АО «Зерновой терминал КСК» — глубоководный зерновой терминал компании ДелоПортс, мощностью 10,5 млн тонн в год, осуществляющий перевалку грузов в порту Новороссийск. Первый по величине зерновой терминал в черноморском регионе России. Клиентами компании являются крупнейшие международные и российские компании.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Ускорение ключевых бизнес-процессов (заключение договоров, утверждение регламентов, обработка входящей корреспонденции), повышение операционной эффективности.
  2. Повышение управляемости, снижение рисков потери данных/заявок, усиление контроля руководства, возможность оперативного вмешательства в затянувшиеся процессы.
  3. Гарантированное соответствие требованиям 63-ФЗ, ФСБ и внутренним политикам (комплаенс), минимизация рисков утечек и потерь данных (увеличение безопасности), упрощение аудитов и поиска информации.
  4. Повышение удовлетворенности пользователей (сотрудников) качеством ИТ-услуг, оптимизация загрузки ИТ-персонала, снижение операционных рисков из-за сбоев ИТ-сервисов.
  5. Высвобождение ресурсов сотрудников (как пользователей, так и ИТ/администраторов) для решения более стратегических задач, снижение операционных издержек.

Задачи проекта:

Документооборот

  1. Утвердить схемы согласования для всех типов документов:
  • внутренние, входящие и исходящие документы;
  • определить роли, этапы и сроки согласования.
  1. Адаптировать СЭД под утвержденные схемы согласования:
  • настроить автоматическую маршрутизацию документов;
  • внедрить контроль версий и уведомления о статусах.
  1. Сократить время ручных операций:
  • автоматизировать поиск документов (теги, фильтры, полнотекстовый поиск);
  • исключить дублирование данных через интеграцию СЭД с существующими системами.
  1. Создать централизованный архив документов:
  • настроить разграничение прав доступа;
  • обеспечить возможность аудита и формирования отчетности.

Инфраструктура

  1. Внедрить личный кабинет сотрудника:
  • реализовать единый интерфейс для подачи ИТ-заявок;
  • интегрировать ЛК с ITSM-системой для автоматической регистрации запросов.
  1. Настроить процессы ITSM:
  • утвердить категории заявок (инциденты, запросы на обслуживание, запросы на изменения);
  • автоматизировать назначение исполнителей, уведомления и эскалацию.
  1. Обеспечить прозрачность и контроль SLA:
  • внедрить дашборды для мониторинга статусов заявок и сроков выполнения;
  • настроить автоматический расчет метрик (время реакции, время решения).
  1. Организовать обучение сотрудников:
  • провести инструктаж по работе с ЛК и ITSM-системой;
  • создать базу знаний с пользовательскими инструкциями.
Ситуация до старта проекта

Управление документацией:

  1. Неэффективное согласование: процесс согласования документов осуществляется через электронную почту и бумажные носители. Это приводит к значительным временным затратам, конфликту версий файлов и риску потери данных.
  2. Отсутствие централизованного архива: хранение и учет электронных документов ведутся децентрализованно, преимущественно вручную (например, в Excel). Это существенно затрудняет поиск нужных документов, контроль версий и проведение аудита.
  3. Непрозрачность процесса согласования: отсутствует единая система фиксации статусов документов, текущих этапов согласования и ответственных лиц. Полная непрозрачность процесса затрудняет контроль и управление.
  4. Неформализованные схемы согласования: для разных типов документов (входящие, исходящие, внутренние) отсутствуют четко утвержденные схемы согласования, что вызывает путаницу в обязанностях и затягивает процессы.

Управление ИТ-заявками:

  1. Отсутствие единой точки входа: регистрация и обработка запросов в ИТ-службу не имеют единой системы. Заявки поступают бесконтрольно через множество каналов (электронная почта, мессенджеры, телефонные звонки), что неизбежно ведет к их потере и дублированию.
  2. Отсутствие контроля и аналитики: невозможно эффективно отслеживать статус выполнения заявок, контролировать соблюдение согласованных сроков (SLA) и анализировать реальную загрузку сотрудников ИТ-подразделения.
  3. Ручные процессы и риски: преобладание ручных операций в управлении ITSM-процессами (инциденты, запросы, изменения) повышает риски нарушения SLA, снижает предсказуемость и качество ИТ-обслуживания.
Архитектура решения и масштаб проекта

Ядро решения: комплексная система на базе патформы «1С:Предприятие 8», объединяющая специализированные модули и интеграции для сквозной автоматизации ключевых процессов.

Основные функциональные модули

«1С:Документооборот 8» (СЭД):

  1. Управление полным циклом документов: централизованная обработка входящих, исходящих и внутренних документов.
  2. Интеллектуальное согласование:
  • многоуровневые процессы с настраиваемыми (динамическими) маршрутами;
  • автоматическая маршрутизация на основе правил (роли, атрибуты документа, например, сумма договора).
  1. Контроль и прозрачность:
  • строгий контроль версий документов;
  • автоматические уведомления об изменении статусов;
  • централизованный защищенный архив (шифрование, полный аудит-лог действий).
  1. Юридическая значимость: интеграция с УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) для полного электронного документооборота (ЭДО).

ITSM-система (ServiceDesk):

  1. Управление ИТ-заявками: сквозная обработка всех типов обращений (инциденты, запросы на обслуживание, запросы на изменения — RFC).
  2. Автоматизация процессов:
  • интеллектуальное назначение исполнителей;
  • автоматические уведомления пользователей и исполнителей;
  • эскалация по правилам при нарушении сроков.
  1. Контроль SLA и аналитика:
  • визуальные дашборды для мониторинга статусов заявок и соблюдения сроков (SLA);
  • автоматический расчет ключевых метрик (время реакции, время решения).
  1. Удобство пользователей: прямая интеграция с личным кабинетом сотрудника для простой подачи и отслеживания заявок.

Особенности и уникальность проекта

Проект по внедрению «1С:Документооборот» в распределенной группе компаний выделялся беспрецедентным масштабом и сложностью, что потребовало разработки и реализации комплексной стратегии. Его ключевые отличительные черты:

  1. Масштабность распределенной структуры:
  • внедрение охватило весь холдинг с множеством юридических лиц и территориально удаленными подразделениями;
  • уникальная задача: создание единого цифрового пространства для документооборота, обеспечивающего общие стандарты управления при гибкой адаптации под специфику каждого юрлица.
  1. Интеллектуальная система согласований и ролевая модель:
  • реализованы сложные, гибкие маршруты согласования с многоуровневым участием (юристы, финансы, руководство);
  • уникальное решение: внедрение динамических ролей, где права доступа и цепочки согласования автоматически адаптируются под тип документа, сумму, ответственное подразделение и другие ключевые условия, что резко повысило эффективность.
  1. Юридически значимый электронный документооборот (с УКЭП):
  • ключевая уникальная особенность: полноценная интеграция усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);
  • результат: полный отказ от бумаги для договоров, приказов, отчетов и других критически важных документов с гарантированной юридической силой всех операций в системе.
  1. Многоуровневая система поддержки с гарантией отклика:
  • внедрена трехуровневая модель поддержки для минимизации простоев и оперативного решения вопросов:
    • 1-й уровень (колл-центр): быстрое решение базовых задач пользователей (создание документов, шаблоны, навигация).
    • 2-й уровень (инженеры 1С): устранение технических сбоев, оптимизация рабочих процессов, консультации.
    • 3-й уровень (разработчики/архитекторы): решение сложных задач, кастомизация, интеграции, развитие системы.
  • уникальный подход: все обращения централизованно фиксируются и отслеживаются в единой системе, обеспечивая прозрачность, управляемость и ускорение обработки заявок.
Результаты проекта

Данный проект — не просто внедрение системы, а создание масштабируемой, юридически значимой цифровой экосистемы документооборота для сложной распределенной структуры, с интеллектуальными механизмами управления процессами и надежной многоуровневой поддержкой пользователей.

Результаты:

  1. Сокращение цикла согласования в 10+ раз: С 5-7 дней до 3-6 часов благодаря автоматизации уведомлений и полному отказу от бумажных носителей.
  2. Повышение безопасности данных на 75%: централизованное защищенное хранилище с шифрованием и детальным аудит-логом минимизировало риски утечек конфиденциальной информации.
  3. Гарантированный комплаенс: безусловное соответствие требованиям 63-ФЗ и ФСБ за счет интеграции УКЭП и сквозного журналирования всех операций.

Дмитрий Буровихин, руководитель ИТ АО «КСК»

Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило радикально оптимизировать документооборот: время согласования сокращено, создан единый архив, автоматизированы проверки контрагентов и процессы ИТ-поддержки через ServiceDesk и ЛК сотрудника. Проект доказал эффективность платформы «1С:Предприятие» для комплексной цифровизации.