Компания «Новые технологии» модернизировала систему учета и управления
Отрасль : Торговля.
Исполнитель: Мега-Ком
Функциональная область: Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление продажами. Управление взаимоотношениями с клиентами. Управление логистикой и складом.
16.05.2024 - 28.12.2024
Центральный федеральный округ РФ
Компания «Новые технологии» модернизировала систему учета и управления на базе программного продукта «1С:Управление торговлей 8 ред.11.5». Это позволило оптимизировать торговые и складские процессы за счет новых функциональных возможностей, улучшить аналитику и управленческий учет с помощью встроенных инструментов бизнес-анализа. Для удобства работы сотрудников разработаны отчеты и документы, позволяющие ускорить работу и получать актуальные данные по товарам. Доработан механизм выгрузки первичных документов в «1С:Бухгалтерия 8» и обмен с розничными точками. Разработана система интеграции с поставщиками по механизму дистрибуции.
ООО «Компания «Новые технологии» занимается оптовой и розничной торговлей фармацевтической продукцией (ветеринарными препаратами). Головной офис находится в г. Курске, также есть филиал в Старом Осколе и торговые представители в других регионах. Компания имеет сеть ветеринарных аптек.
Цель проекта — модернизировать систему учета и управления за счет внедрения современной информационной системы на базе программного продукта «1С:Управление торговлей 8 ред.11.5», которая позволила бы:
- сократить время обработки заказов;
- уменьшить количество ручных ошибок в учете;
- оптимизировать управление складом, повысить точность учета товаров за счет интеграции ТСД (терминалов сбора данных);
- улучшить взаимодействия с поставщиками и партнерами;
- обеспечить бесперебойный обмен данными между 1С и другими системами;
- повысить управляемость бизнеса, получать аналитику в реальном времени по продажам, остаткам, закупкам.
Для достижения поставленной цели требовалось решить следующие задачи:
- перейти на новый программный продукт «1С:Управление торговлей 8 ред.11.5»;
- максимально использовать типовой функционал;
- внедрить систему для управления складом и интегрировать терминалы сбора данных;
- разработать решение для обмена данными с поставщиками (дистрибуция);
- разработать решение для обмена данными с другими информационными системами.
Ранее учет в компании был автоматизирован на базе устаревшей программы «1С:Управление торговлей 8 ред.10». В силу изменений законодательства и окончания поддержки данного программного продукта понадобилось быстро осуществить переход на современную и функциональную версию имеющегося программного продукта «1С:Управление торговлей 8 ред.11.5»
Единая информационная система компании построена на базе решений «1С:Управление торговлей 8», «1С:Розница 8» и «1С:Бухгалтерия 8». Автоматизированы рабочие места для отдела продаж, отдела закупок, кладовщиков, руководителей, бухгалтеров.
Настроена интеграция:
- с терминалами сбора данных;
- с оптовыми поставщиками;
- со сторонними решениями;
- с системой «Честный знак»;
- с ФГИС «Меркурий».
В ходе проекта были автоматизированы следующие функциональные блоки:
- Продажи (сбыт), сервис, маркетинг:
- оформление заказов покупателей;
- ценообразование, прайс-листы;
- планирование продаж;
- учет продаж ТМЦ;
- взаиморасчеты с покупателями;
- оптовая торговля;
- розничная торговля.
- Склад:
- управление складскими запасами;
- резервирование ТМЦ;
- контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов.
- Розничная торговля маркированной продукцией:
- поступление и учет маркированной продукции на склад;
- вывод из оборота маркированной продукции (выбытие товара);
- отпуск лекарственного препарата со скидкой или бесплатно;
- обеспечение процесса маркировки;
- регистрация в ЦРПТ;
- обучение пользователей;
- настройка ПП на компьютерах, передающих данные в ЦРПТ;
- оптовая торговля маркированной продукцией;
- поступление и учет маркированной продукции на склад;
- отгрузка маркированной продукции.
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:
- оформление заказов поставщикам;
- планирование закупок;
- учет прихода ТМЦ;
- управление отношениями с поставщиками;
- взаиморасчеты с поставщиками.
Схема архитектуры решения
- Основную сложность при переходе составил перенос обширной номенклатурной базы (около 20000 позиций с детализацией до характеристик и с различными упаковками), потребовавший особого подхода к обработке данных.
- На складах ООО «Компания «Новые технологии» была успешно настроена и внедрена интеграция терминалов сбора данных (ТСД) с учетной системой, что позволило автоматизировать процессы приемки, отгрузки и инвентаризации.
- Реализована интеграция данными поставщиков (дистрибуция).
- Разработано решение для обмена данными с другими информационными системами.
- В сжатые сроки осуществлен переход на современный программный продукт, решение «1С:Управление торговлей 8 ред.11.5», которое покрывает все требования российского законодательства.
- В этот же промежуток времени были адаптированы текущие процессы закупок, продаж, складских операций, а также процессы миграции НСИ и начальных остатков из старой информационной системы.
- Разработаны печатные формы регламентированного и управленческого учета в соответствии с локальными нормативными правилами, разработаны аналитические и учетные отчеты.
- Обработка заказов ускорилась в два раза, что позволило обрабатывать больше заявок клиентов. Информация вводится в базу данных быстрее и без ошибок, что повышает точность работы.
- Настройка складского учета позволила лучше контролировать движение товаров, что обеспечивает прозрачность и надежность складских операций. Оформление закупочных документов ускорилось, что оптимизирует закупочную деятельность и способствует более эффективному снабжению.
Показатели экономической эффективности:
- Ускорилась обработка заказов клиентов в 2 раза.
- Сократилось время инвентаризации на 55%.
- Уменьшилось время отгрузки заказов на 32%.
Нина Полянская
Главный бухгалтер ООО «Компания «Новые технологии»Благодаря экспертизе и опыту специалистов из компании «Мега-ком» за короткий срок были собраны требования к процессу модернизации учетной системы на базе «1С:Управление Торговлей 8». К началу 2025 года были разработаны удобные пользовательские отчеты и документы необходимые нам для оперативной работы, настроено торговое оборудование и обмены с внешними системами. Организована оперативная поддержка пользователей. Данный проект позволил перевести нашу работу на новый уровень обеспечив высокую эффективность, автоматизацию и контроль ключевых бизнес-процессов, а также сокращение времени на обработку данных.