В холдинге «ТАГРАС» оптимизировали процессы закупок и управления запасами
Отрасль : Добывающая промышленность.
Исполнитель: АДАПТА
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление закупками (МТО). Управление логистикой и складом.
01.03.2023 - 30.01.2025
Приволжский федеральный округ РФ
В рамках проекта для холдинга «ТАГРАС» была решена задача оптимизации и централизации процессов закупок и управления запасами. С помощью распределенной автоматизированной системы на базе решений 1С создан единый инструмент для согласования закупок и контроля над товарно-материальными ценностями во всех дивизионах. Проект отличался высокой степенью сложности из-за масштабности холдинга, распределенности структур и строгих отраслевых нормативных требований. В результате внедрения значительно повысилась прозрачность закупочной деятельности, сократились издержки, снизились риски дублирующих закупок и переплат, а также ускорилось принятие управленческих решений.
Холдинг «ТАГРАС» — крупнейшая российская нефтесервисная группа, объединяющая 8 дивизионов и 54 предприятия, предоставляющих полный спектр услуг для компаний нефтегазовой и смежных отраслей. В клиентском портфеле — более 1 500 заказчиков, в сервисном портфеле — свыше 1 350 товарных позиций и услуг.
Цели проекта:
- Сократить материальные и трудовые затраты за счет автоматизации процессов, уменьшения объема дублирующих закупок, снижения избыточных запасов, а также повышения контроля за расходами.
- Создать единый реестр поставщиков и цнифицировать тендерную документацию, что также позволит улучшить условия закупок.
- Улучшить прозрачность процессов закупок через внедрение инструментов для анализа данных о закупочной деятельности, что позволит принимать более обоснованные управленческие решения и контролировать соблюдение условий договоров и тендеров.
- Снизить зависимость от зарубежных решений в управлении закупками за счет использования российских продуктов, в частности решений фирмы «1С», что соответствует политике импортозамещения.
- Уменьшить время, необходимое для прохождения всех этапов закупок — от подачи заявки до финальной поставки, что увеличит скорость выполнения заказов и повысит оперативность работы всех подразделений.
- Повысить производительность труда за счет автоматизации рутинных задач и внедрения функционала для управления жизненным циклом ТМЦ, что позволит более эффективно контролировать и распределять ресурсы.
Задача проекта: внедрить единую систему управления закупками и запасами которая охватывает все дивизионы холдинга «ТАГРАС» и обеспечивает полный контроль на всех этапах закупочной деятельности.
Столкнувшись с рядом задач в управлении закупками и запасами, руководство холдинга приняло решение о внедрении современной системы управления на базе платформы «1С:Предприятие» для оптимизации этих процессов.
До внедрения системы в дивизионах нефтесервисного холдинга «ТАГРАС» наблюдались следующие сложности в управлении процессом закупочной деятельности:
- Отсутствие единого подхода к оформлению тендерной документации: каждый дивизион использовал собственные стандарты и процессы, что осложняло централизованное управление и контроль.
- Ограниченный доступ к информации о товарно-материальных ценностях (ТМЦ): не было единой системы, позволяющей оперативно отслеживать свободные запасы, неликвидные ТМЦ и материалы, которые можно было бы использовать в других подразделениях, исключая дублирование закупок.
- Отсутствие единого реестра поставщиков: дивизионы работали с разными поставщиками без согласованных условий, что вело к закупкам одних и тех же товаров по различным ценам.
- Недостаточный контроль стоимости поступающих ТМЦ: не было механизма контроля за тем, чтобы цены на закупаемые материалы соответствовали условиям торгов и договоров.
- Отсутствие единой общедоступной базы по результатам технических аудитов и контролю благонадежности поставшиков: отсутствовал единый общедоступный ресурс, при обращении к которому можно было бы получить данные о проверке соответствующего контрагента. В результате дивизионы вели автономную работу по техническим аудитам и контролю благонадежности поставщиков, что увеличивало временные и трудовые затраты.
Вышеизложенные факторы затрудняли и снижали эффективность процедур управления закупками и запасами, приводили к увеличению времени рассмотрения документов, повышению сроков принятия решений, закупке дивизионами аналогичных товаров по разным ценам (зачастую у одного и того же поставщика) и ряду других негативных прецедентов. Данные вопросы требовали комплексного решения и однотипных подходов по всем дивизионам нефтесервисного холдинга «ТАГРАС».
Автоматизированная система управления закупками (АСУЗ) и имеет распределенную архитектуру, которая включает две основные части:
- Отдельная информационная система для руководства холдинга на базе решения «1С:Управление торговлей»: эта система предназначена для согласования закупок на уровне топ-менеджмента холдинга. В ней консолидируется вся информация о проводимых торгах, поставщиках, свободных остатках и внутренних заявках, поступающих от различных дивизионов холдинга. Система обеспечивает прозрачность и полный контроль над всеми этапами закупочной деятельности, что позволяет оперативно принимать управленческие решения.
- Модули АСУЗ в информационных системах дивизионов: в каждом дивизионе, ведущем закупочную деятельность, используются отдельные модули АСУЗ, интегрированные с их существующими информационными системами. Эти модули отвечают за автоматизацию операционных процессов закупок, включая подготовку заявок, проведение тендеров и контроль выполнения поставок. Модули могут быть внедрены в одну или несколько информационных систем, в зависимости от структуры конкретного подразделения.
Архитектура, разработанная на базе решения «1С:Управление торговлей», позволяет эффективно управлять процессами закупок как на уровне отдельных дивизионов, так и на уровне всего холдинга, обеспечивая их интеграцию и централизованный контроль. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг. «1С:Управление торговлей 11» рассчитано на любые виды торговых операций, которые используются в холдинговой структуре управления закупочной деятельностью. Таким образом реализован комплекс функций учета — от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.
Схема архитектуры
Проект уникален тем, что охватывает все 8 дивизионов и 54 предприятия холдинга «ТАГРАС», объединяя их под одной системой управления закупками на базе 1С. Это обеспечивает централизованное управление процессами в масштабах холдинга и унифицирует подходы к закупкам, что особенно важно для таких сложных и крупных структур.
Инновационность проекта обусловлена необходимостью соответствия высоким стандартам учета и хранения документов, предъявляемым в нефтегазовой отрасли. Это включает соблюдение всех нормативных требований к процессам управления закупками и документами, что делает проект особенно значимым для данного сектора.
Готового решения среди существующих продуктов 1С не было обнаружено, что потребовало создавать решение практически «с нуля», учитывая все цели и задачи, поставленные заказчиком.
- Создание единой базы данных на основе решения «1С:Управление торговлей»: внедрена единая база данных для управления запасами ТМЦ, включая свободные складские остатки, неликвидные и невостребованные материалы. База охватывает все дивизионы холдинга и обеспечивает прозрачность данных, что позволяет легко отслеживать не используемые материалы и минимизировать дублирующие закупки. Дополнительно были автоматизированы механизмы создания и согласования внутренних заявок на закупку ТМЦ между структурными подразделениями холдинга в целях снижения невостребованных запасов.
- Полный цикл отслеживания закупок: автоматизирован полный цикл процесса закупки — от подачи заявки на закупку до выдачи ТМЦ конечному заказчику. Система позволяет отслеживать все этапы закупки: проведение тендера, согласование, заключение договора и выдачу товара заявителю.
- Функционал для контроля стоимости: реализована возможность сверки стоимости закупленных ТМЦ с предыдущими периодами и с ценами, установленными в тендерных документах и договорах. Это позволило обеспечить строгий контроль за соблюдением условий закупок и исключить возможность переплат.
- Унификация тендерной документации: создана единая электронная форма для протоколов тендерных комиссий. Теперь все дивизионы холдинга используют единую базу протоколов, что облегчает управление тендерами и делает процесс прозрачным и управляемым. При этом учтены индивидуальные особенности закупочной деятельности структурных подразделений и пожелания их сотрудников по оптимизации форм и механизмов автоматизированной системы управления закупками.
- Обмен тендерной документацией системы с электронными торговыми площадками «Татнефть» и «B2b Center»: автоматизированная загрузка информации по проведенным тендерным процедурам. Это исключает риск выгрузки нерелевантной информации и сокращает время на формирование протокола тендерной комиссии.
- Интеграция с «1С:Документооборот»: для согласования договоров на поставку ТМЦ внедрена интеграция с системой «1С:Документооборот», что позволило автоматизировать процесс согласования договоров на уровне дивизионов и повысить оперативность принятия решений.
Проект по внедрению автоматизированной системы управления закупками на базе 1С в холдинге «ТАГРАС» позволил значительно улучшить контроль за процессами закупочной деятельности и управления запасами, унифицировать подход к их ведению во всех дивизионах, снизить издержки и минимизировать риски закупки одних и тех же товаров по разным ценам, а также не допускать приобретения товаров по ценам, отличным от указанных в тендерной и договорной документации.
Экономический эффект от внедрения:
- Снижение зависимости от зарубежного ПО — 100%.
- Ускорение получения управленческой отчетности — 60%.
- Рост оборачиваемости складских запасов — 36%.
- Снижение объемов материальных запасов — 34%.
- Ускорение обработки заказов — 30%.
- Сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг — 25%.
- Рост производительности труда в производстве — 23%.
- Сокращение расходов на материальные ресурсы — 22%.
- Сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 22%.
- Снижение себестоимости продукции / услуг — 18%.
- Сокращение операционных и административных расходов — 15%.
- Сокращение дебиторской задолженности — 15%.
- Увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг — 14%.
- Снижение производственных издержек — 12%
- Сокращение длительности простоев оборудования — 12%
- Ускорение получения регламентированной отчетности — 12%
- Рост прибыли — 7%.
- Снижение производственного брака — 8%.
Евгений Терлецкий
Начальник отдела производственного планирования и стандартизации закупок ООО «ТаграС-Холдинг»Проект внедрения автоматизированной системы управления закупками стал важным шагом в цифровой трансформации холдинга. Мы получили прозрачный, управляемый процесс закупок, сократили издержки и повысили эффективность работы всех дивизионов.