В компании «Брок-Инвест-Сервис» автоматизировали документооборот и согласование договоров


Рабочих мест: 440
Отрасль : Металлургическая промышленность.
Исполнитель: ИнфоСофт
Функциональная область: Управление документами и контентом.
01.11.2023 - 01.11.2024
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В компании «Брок-Инвест-Сервис» автоматизировали документооборот и согласование договоров с помощью «1С:Документооборот 8 КОРП». Настроен обмен данными с «1С:ERP Управление предприятием 2» через бесшовную интеграцию. Проект отличался масштабностью — решение затронуло 440 пользователей, а также сложностью бизнес-процессов компании. Его особенность заключалась в адаптации типового функционала под специфику металлотрейдинга и многоэтапного процесса согласования договоров. В результате удалось автоматизировать согласование всех видов договоров, минимизировать ошибки при вводе данных. 

Заказчик

Брок-Инвест-Сервис — сервисно-производственная компания, один из лидеров российского рынка черного металлопроката. Компания работает на рынке металлотрейдинга с 1991 года и входит в десятку крупнейших металлотрейдеров России. Годовой объем продаж — более 815 тыс. тонн металла.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Сократить трудоемкость процесса согласования договоров.
  2. Ускорить процесс согласования договоров.
  3. Повысить качество данных в договорах, снизить риск ошибок, связанных с ручным вводом данных.
  4. Сократить срок получения информации о статусе согласования договора.
  5. Обеспечить контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы.

Задачи проекта:

  1. Обеспечить ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе «1С:ERP Управление предприятием» через бесшовную интеграцию с «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
  2. Перенести функционал в части договорной работы из собственной ИС в «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
  3. Осуществить адаптацию «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей.
  4. Автоматизировать процесс согласования всех видов договоров, в том числе:
  • дговор купли-продажи с клиентом;
  • кредитный договор купли-продажи с клиентом;
  • договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС.
  1. Обеспечить ведение учета доверенностей и права подписи в системе «1С:ERP Управление предприятием» через обмен с системой «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
  2. Обеспечить сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки.
Ситуация до старта проекта

Ранее на предприятии ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К» и аффилированных с ним юридических лицах для оформления, регистрации, согласования и ведения договорной работы использовалась самостоятельно разработанная система.

В связи с большим объемом бумажного документооборота, к началу 2023 года перед компанией была поставлена задача организации процесса согласования основных видов документов в электронном виде в учетных системах «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием» через бесшовную интеграцию между ними.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система автоматизации документооборота построена на базе «1С:Документооборот» через бесшовную интеграцию с «1С:ERP Управление предприятием».

Для ведения оперативного, регламентированного и управленческого учета компания использует «1С:ERP Управление предприятием».

Реализация проекта производилась с ориентацией на сохранение общей архитектуры решения систем «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием». Выполненные доработки расширяют базовую функциональность интеграции систем «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием».

Все процессы и задачи по обработке договоров сведены в единую систему «1С:ERP Управление предприятием»:

  1. Автоматический запуск процесса согласования договора.
  2. Отображение этапа согласования на форме договора.
  3. Автоматическое создание и автозаполнение шаблонов файлов в зависимости от этапа процесса согласования.
  4. Ввод дополнительных значений при выполнении задачи.
  5. Ввод комментариев таблицей с указанием пункта договора при выполнении задачи.
  6. Автоматический перенос комментариев пользователя в файл при выполнении задачи.
  7. Автоматическое удаление подложки из пакета документов после подписания.
  8. Прерывание/Аннулирование процесса согласования договора.
  9. Другие автоматизированные функции.

Внедренная в ходе проекта функциональность касается работы более 440 пользователей. Реализовано более 140 доработок типовой функциональности интеграции систем «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятем» с целью адаптации решения под потребности компании с учетом особенностей бизнес-процессов.

С момента запуска опытной промышленной эксплуатации через бесшовную интеграцию согласовано более чем 800 договоров.

BIS_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Основными особенностями проекта по внедрению новой информационной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 в компании ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К» являлись:

  1. Разработка автоматизированных рабочих мест в системе «1С:ERP Управление предприятием» через бесшовную интеграцию с «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с целью сокращения нагрузки на пользователей и исключения использования двух систем.
  2. Доработка типовой бесшовной интеграции «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1
  3. Ограниченные сроки реализации: 12 месяцев от начала проектных работ до ввода информационной системы в промышленную эксплуатацию.
  4. Широкий спектр бизнес-процессов, характерных для предприятий такого масштаба.
  5. Многоэтапный процесс согласования договоров, связанный с особенностями бизнес-процессов и масштабами деятельности компании.
  6. Проект был выполнен по технологии, предусматривающей анализ бизнес-процессов предприятия как в ходе экспресс-обследования, так и в ходе моделирования по каждому из контуров учета, что позволило сократить затраты на проведение полного предпроектного обследования.
  7. В процессе реализации проекта, несмотря на сжатые сроки, были выполнены работы по разработке прототипов автоматизированных бизнес-процессов с доработкой типового функционала для уточнения требований.
  8. Большое количество нестандартных архитектурных и функциональных решений автоматизации бизнес-процессов предприятия с максимальным сохранением типового функционала системы.
  9. Использование гибких методов разработки с целью легкой адаптации разработанного функционала к возможным новым требованиям без необходимости полной переработки.
  10. Вовлеченность руководства предприятия в процесс управления проектом, готовность к коммуникации и принятию ответственности.
Результаты проекта

В результате внедрения достигнуты следующие результаты:

  1. Обеспечено ведение документооборота всех подразделений в единой информационной системе. Автоматизирован процесс согласования всех видов договоров как по форме ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К», так и по форме клиента, в том числе:
  • договор купли-продажи с клиентом;
  • кредитный договор купли-продажи с клиентом;
  • договор купли-продажи с клиентом по ГОЗ/ГОС.
  1. Обеспечено ведение учета доверенностей и права подписи в системе «1С:ERP Управление предприятием» через обмен с системой «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
  2. Функционал из собственной ИС в части договорной работы перенесен в «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1.
  3. Обеспечена функциональная возможность пользователям вести документооборот в «1С:ERP Управление предприятием» через бесшовную интеграцию с «1С:Документооборот 8 КОРП».
  4. Проведена адаптация программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП», ред. 2.1 с учетом специфики бизнеса, особенностей бизнес-процессов и удобства пользователей.
  5. Сокращена трудоемкость процесса согласования договоров.
  6. Ускорен процесс согласования договоров.
  7. Повышено качество данных в договорах, снижен риск ошибок, связанных с ручным вводом данных.
  8. Организовано хранение оригиналов документов в прикрепленных файлах.
  9. Реализована возможность формирования и вывода информации о договоре на основании комментариев пользователей по каждому этапу согласования.
  10. Сокращен срок получения информации о статусе согласования договора.
  11. Обеспечен контроль исполнительской дисциплины в части договорной работы.
  12. Обеспечено сохранение максимально типового функционала системы, влияющего на трудоемкость ее обновления и технической поддержки.

Экономический эффект от внедрения:

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 32%;
  • ускорение обработки заказов: 21%;
  • сокращение операционных и административных расходов: 6%;
  • снижение зависимости от зарубежного ПО: 100%;
  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 37%;
  • сокращение дебиторской задолженности: 27%.
Отзыв заказчика

Юрий Руколеев

Директор департамента информационных технологий ЗАО «ТФД «Брок-Инвест-Сервис и К»

Успешно завершен масштабный проект по автоматизации документооборота в компании. За год удалось полностью перейти от бумажного документооборота к современной цифровой системе. Внедрена бесшовная интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с ERP-системой, автоматизировано 440 рабочих мест. Результатом стали: единая система документооборота для всех подразделений, автоматизация согласования договоров, эффективный контроль исполнительской дисциплины. Значительно ускорились бизнес-процессы, повысилось качество данных, сократились трудозатраты.