Компания «Мореодор» внедрила систему кадрового электронного документооборота


Рабочих мест: 200
Отрасль : Торговля.
Исполнитель: Infosuite
Функциональная область: Управление персоналом, расчёт зарплаты.
01.03.2023 - 05.06.2023
Центральный федеральный округ РФ
Северо-Западный федеральный округ РФ
Приволжский федеральный округ РФ
Дальневосточный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Компания «Мореодор» внедрила систему кадрового электронного документооборота на базе «1С:Кабинет сотрудника», что привело к сокращению времени на оформление документов и получение справок сотрудниками. Теперь не нужно посещать отдел кадров, писать заявления на бумажном носителе, что особенно актуально при удаленной работе, либо при работе «в полях», на маршруте, в другом регионе — все можно сделать онлайн из личного кабинета и даже с помощью смартфорна. Документы хранятся в одном месте и доступны в любое время. Сократились издержки на приобретение бумаги, чернил для принтера, пересылку документов почтой или курьерской службой, а также больше не требуется места для хранения документов на бумаге.

Заказчик

Компания «Мореодор» занимается импортом и торговлей замороженной рыбой и морепродуктами. Помимо головного офиса в Москве открыты филиалы на Дальнем Востоке и в Санкт-Петербурге. Компания сотрудничает более чем со 100 иностранными партнерами из 20 стран и поставляет на российский рынок свыше 400 уникальных товарных позиций.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Обеспечить контроль над документами.
  2. Снизить рутинные задачи.
  3. Повысить качество и скорость обработки документов.

Задачи проекта:

  1. Организовать доступ к личным кабинетам сотрудников
  2. Обеспечить возможность оперативного контроля исполнения поручений.
  3. Организовать электронное хранение.

Ситуация до старта проекта

Ранее согласование заявлений велось с использованием электронной почты и иных средств, что существенно затрудняло контроль исполнения и усиливало влияние человеческого фактора. Сотрудники могли подавать несвоевременно заявления. Бумажные экземпляры могли потеряться.

Архитектура решения и масштаб проекта

«1С:Кабинет сотрудника» работает в связке с основной кадровой системой «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Получает данные о сотрудниках и документах.

Основные процессы, доработанные в рамках проекта:

  1. Отпуск.
  2. Прием на работу.
  3. Кадровый перевод.
  4. Увольнение.
  5. Изменение персональных данных.
  6. Расчетный лист.
  7. Произвольные документы.

Сотрудники имеют доступ к сервису из любой точки мира, где есть интернет. Взаимодействие происходит с помощью электронных подписей.

Сервис оформлен на 200 кабинетов, на данный момент из них подключено более 160. Проект запускался в две волны: изначально использовали тестовый период, далее приобрели платное подключение на 150 кабинетов и начинали с расчетных листков, через 12 мес. оформили расширение до 200 кабинетов перешли на полноценное использование с применением ЭЦП.

Экономический эффект от внедрения на 14% сократились операционные и административные расходы. Кадровики находятся в Москве, поэтому внедрение «1С:Кабинет сотрудника» было очень актуально.

Moreodor_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» работает с кадровой системой на базе «1С:Зарплата и управление персоналом», версия проф. Можно работать в веб-версии или мобильном приложении с операционными системами Android и IOS.

Доступ к персональным данным предоставляется через создание личного кабинета сотрудника, с использованием пароля и логина, что исключает утечку персональных данных.  Упрощает работу с сотрудниками, которые работают «на удаленке», либо имеют «разъездной» характер работы (к примеру, много командировок), а также сотрудниками из офисов других регионов, так как кадровая служба компании находится только в Москве. Ускоряет процесс согласования заявлений, упрощает взаимодействия с разными подразделениями компании.

В процессе внедрения сервиса «1С:Кабинет сотрудника» были выполнены консультации и демонстрация о возможностях сервиса, а также составлен план-график поэтапного перехода в данный сервис. В результате обследования был составлен перечень и шаблоны документов компании, разработаны произвольные документы кадрового ЭДО, которые направляются сотрудникам в формате pdf. Заказчику были предоставлены образцы приказов и другие нормативные документы, которые необходимо принять для перехода на КЭДО.

  1. Перечень электронных документов:
  2. Заявление на отпуск.
  3. Прием на работу.
  4. Кадровый перевод.
  5. Увольнение.
  6. Изменение персональных данных.
  7. Расчетный лист.

Результаты проекта

По завершении тестового периода руководство компании приняло решение об эксплуатации сервиса на постоянной основе. Окончательное внедрение сервиса производили с помощью партнера 1С компании Infosuite.

На данный момент времени в сервисе «1С:Кабинет сотрудника» зарегистрированы более 160 кабинета. Пользователи имеют возможность формировать и передавать для рассмотрения кадровой и бухгалтерской службы документы. Кадровая служба имеет возможность передачи в кабинеты сотрудников практически любые печатные формы для ознакомления и подписи.

Сервис оказался очень удобным и в каких-то ситуациях незаменимым для сотрудников, работающих в удаленных точках.
Экономический эффект от внедрения — на 14% сократились операционные и административные расходы.

У сотрудников имеется эффективный способ взаимодействия с отделом кадров и бухгалтерией. Сократилось время обработки заявлений и предоставления информации. Появился простой и удобный способ отслеживания документов, а также возможность подписания документов в электронном виде. Документы не теряются.