Как за 4 месяца сделать проще жизнь администрации университета и студентов: кейс по внедрению СЭД и автоматизации студенческого МФЦ
Отрасль : Образование.
Исполнитель: СофтЭксперт
Функциональная область: Управление образовательной организацией. Управление документами и контентом.
12.08.2024 - 13.12.2024
Центральный федеральный округ РФ
В одном из крупнейших вузов Тулы специалисты «СофтЭксперт» внедрили «1С:Документооборот государственного учреждения», чтобы автоматизировать связанные с подготовкой документов бизнес-процессы и сделать СЭД частью единой информационной системы. Взаимодействие между администрацией, преподавателями и студентами стало быстрее и доступнее. Бизнес-процессы и работа с документами систематизированы, руководству легче контролировать исполнение задач. Сократились расходы на бумагу, печать, почтовые услуги и другие издержки на управление потоками документов.
ФБГОУ ВО «Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого» (ТГПУ им. Л.Н. Толстого) — одно из лидирующих учреждений высшего образования в Тульской области. В структуре 5 институтов и 8 факультетов, 7 инновационных научных центров, 12 лабораторий, 3 студенческих конструкторских бюро. В университете работают около тысячи преподавателей и обучаются более 7000 студентов.
Цель проекта — переход с системы электронного документооборота стороннего разработчика на «1С:Документооборот государственного учреждения» с настройкой интеграции с «1С:Университет ПРОФ» и автоматизацией студенческого МФЦ.
Задачи проекта:
- Создать единое информационное пространство вуза и площадку для коммуникации на базе СЭД.
- Полностью перейти на электронный документооборот и создать цифровой архив документов.
- Обеспечить работу с применением мобильных решений для ректора и проректоров.
- Создать на базе платформы «1С:Предприятие» студенческий МФЦ (оказание электронных услуг для студентов).
В 2023 году начался проект по созданию единого комплексного информационного контура университета на базе решений «1С:Предприятие». На первом этапе специалисты «СофтЭксперт» развернули и адаптировали «1С:Университет ПРОФ», внедрили подсистемы по учету контингента и расчету стипендий, доработали модуль «Портал вуза» для создания личного кабинета студента, а также вручную выполнили перенос из авторского ПО более 200 000 исторических записей с личными данными студентов, договорами, информацией об успеваемости.
Переход на «1С:Документооборот государственного учреждения» стал логическим продолжением работы по созданию единой информационной платформы и начался в августе 2024, после завершения второй приемной кампании с использованием «1С».
Этапы проекта
В интервью руководство университета обозначило свои пожелания к системе:
- исключить бумажные документы из внутреннего оборота и полностью перейти на электронный документооборот;
- создать условия для ускорения информационных потоков с возможностью контроля всех процессов и исполнительской дисциплиной;
- создать электронный архив для упрощения и удешевления хранения документов;
- упростить процедуру и сократить сроки оказания услуг студентам при обращении в «Студенческий многофункциональный центр».
Мы выбрали решение «1С:Документооборот государственного учреждения», так как оно легко интегрируется с другими программными продуктами «1С», а также обладает востребованным функционалом из коробки, что ускоряет внедрение и сокращает расходы для заказчика. В частности, руководство университета заинтересовали модули работы с мероприятиями, бронирования помещений, календарь и форум, которые мы также включили в план настройки в техническом задании.
Система автоматизации документооборота построена на базе «1С:Документооборот государственного учреждения». За 4 месяца реализации проекта в «Тульском государственном педагогическом университет им. Л.Н. Толстого» автоматизировано 300 рабочих мест в 70 структурных подразделениях, оптимизировано более 100 бизнес-процессов, разработано более 150 видов документов, включая 27 форм для «Студенческого многофункционального центра».
Университет использует все возможности СЭД:
- 100% управленческого документооборота. Входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан и организаций, письма по воинскому учету, ответы на обращения и запросы, 100 видов приказов и распоряжений, локальные нормативные акты, служебные записки.
- 100% договорной деятельности. Более 10 видов договоров, дополнительные соглашения, спецификации, протоколы разногласий, заявки на приобретение товаров (работ, услуг), извещения о проведении аукционов, конкурсов, запросы котировок, планы закупок.
Автоматизированные функции:
- делопроизводство в части работы с корреспонденцией, ОРД, служебными записками;
- учет и контроль поручений вышестоящего руководства и руководителей подразделений;
- договорная деятельность, закупочная деятельность;
- локальные нормативные акты, положения;
- студенческий МФЦ (заявления студентов, справки и выписки, согласия на обработку персональных данных, заявления на предоставление копий документов).
Программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения» интегрирован в единую информационную систему на платформе «1С:Предприятие». В частности, для работы блока «Студенческий МФЦ» настроен обмен с «1С:Университет ПРОФ» и модулем «Портал вуза», на котором реализован личный кабинет студента.
Концептуальная схема обмена между элементами системы
Создание в государственном университете системы электронного документооборота имеет свои особенности:
- Регламентированный документооборот с большим числом маршрутов и заданных условий. На подготовительном этапе мы провели комплексный аудит системы и интервью с ключевыми пользователями, по итогам которых формализовали, оптимизировали и полностью перевели в электронный вид более 100 бизнес-процессов.
- Высокая нагрузка на систему документооборота. Готовое техническое задание включало автоматизацию более 150 видов документов, из которых 90% с использованием электронной подписи. В первые две недели промышленной эксплуатации была создана и зарегистрирована 1000 документов, по ним выполнено 8600 задач.
- Быстрая адаптация пользователей к системе. Работники университета используют возможности СЭД на максимум, четко понимают, что именно необходимо и могут дать конструктивную обратную связь. Это позволило нам всего за 4 месяца создать эффективную систему документооборота и автоматизировать работу студенческого МФЦ.
Студенческий МФЦ
Ежедневно в «Студенческий многофункциональный центр» университета поступает 50-250 заявок на оказание услуг от студентов, которые трудозатратно обрабатывать вручную. В пиковые моменты загрузки сроки выполнения заявок увеличиваются, возрастает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Развитие цифровых услуг — это глобальный тренд, который затрагивает и коммерческие, и государственные структуры. Руководство ТГПУ им. Л.Н. Толстого идет в ногу со временем, поэтому важной задачей стала разработка блока для автоматизации работы студенческого МФЦ.
Совместно с отделом веб-разработки «СофтЭксперт» мы доработали интерфейс личного кабинета студента и создали 27 форм документов, с помощью которых обучающиеся университета могут в удобное время дистанционно отправить обращение и получить документы (в электронном или бумажном виде).
Документы блока студенческого МФЦ включают:
- Заявления о переводе (4 вида обращений);
- Справки и выписки (7 видов обращений);
- Заявки на выдачу оригиналов и копий документов (7 видов обращений);
- Заявления об операциях с договорами, доп. соглашениями, справками об оплате (8 видов обращений);
- Согласие на обработку персональных данных.
Надежда Владимировна Мыслик, начальник студенческого МФЦ:
Внедрение «1С:Документооборот государственного учреждения» позволило студенческому МФЦ стать более современным, удобным и понятным для обучающихся. Благодаря его внедрению, у обучающихся из отдаленных корпусов появилась возможность получения документов с электронной цифровой подписью.
Мобильные технологии
Деятельность руководства вуза связана с частными встречами, участием в мероприятиях как внутри учебного заведения, так и за его пределами. Поэтому для сотрудников административной части мы настроили мобильный клиент, который дает возможность полнофункциональной удаленной работы в системе электронного документооборота.
При создании личного кабинета студента была применена адаптивная верстка, что позволяет студентам с удобством использовать все функции личного кабинета с любого устройства, например, смартфона.
Внедрение СЭД на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» и подсистемы «Студенческий МФЦ» завершили основной процесс перехода на платформу программных продуктов «1С» в ТГПУ им. Л.Н. Толстого.
Благодаря созданию единой информационной системы университета:
- взаимодействие между администрацией, преподавателями и студентами стало проще, быстрее и доступнее;
- бизнес-процессы вуза и работа с документами систематизированы, руководству легче контролировать исполнение задач;
- сократились расходы на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и другие издержки на управление потоками документов в организации;
- хранение бумажных документов существенно упрощено, так как появился оперативный электронный архив;
- при работе с 90% документов отказались от обычной подписи в пользу электронной (согласующие подписи — простая ЭП, финальная подпись — квалифицированная ЭП с постановкой штампа визуализации);
- качество и скорость обработки информации повысились, трудозатраты сотрудников снизились, в т. ч. благодаря использованию мобильных технологий;
- мобильность оказания услуг студентам повысилась, сами студенты довольны, что больше не нужно стоять в очереди в МФЦ.
В рамках реализации проекта внедрения мы в полном объеме перенесли документы из использовавшейся ранее системы электронного документооборота стороннего разработчика и настроили дополнительные блоки — «Мероприятия и бронирование помещений» и «Форум» (оперативный обмен мнениями и обсуждение документов онлайн). Выполнена интеграция с порталом ССТУ.РФ для регистрации обращений граждан.
На 2025 год у руководства университета и команды «СофтЭксперт» есть совместные планы по развитию информационной системы. В частности, автоматизация дополнительного образования, расширение деятельности вуза в рамках образовательных программ СПО, расширение оказания услуг студенческого МФЦ, автоматизация расчета рейтинговых показателей сотрудников вуза, внедрение мониторинга («1С:Аналитика»).
Фролов Александр Юрьевич
Проректор по учебной работе ТГПУ им. Л.Н. ТолстогоУниверситет, реализуя принцип «одного окна», внедрил модель, в которой студенты могут получить любые необходимые документы в студенческом МФЦ. Внедрение системы в управление вузом и ее интеграция с личным кабинетом обучающегося значительно упростили процесс оформления документов. Теперь студенты могут заказывать и получать различные документы с электронной цифровой подписью, не посещая университет. Это решение позволило упростить взаимодействие студентов с администрацией вуза, сократить время оформления документов, повысить доступность предоставляемых услуг, независимо от места нахождения студента. Цифровизация образовательных услуг стала важным шагом в создании современной и удобной среды для студентов.