Сеть клиник лазерной эпиляции Novolaser автоматизировала отраслевые процессы с помощью «1С:SPA-салон»


Рабочих мест: 120
Отрасль : Профессиональные услуги.
Исполнитель: Датекс Софт
Функциональная область: Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление продажами. Управление взаимоотношениями с клиентами.
07.09.2023 - 20.09.2024
Федеральный масштаб
Республика Узбекистан

||
Краткое описание проекта

С помощью решения «1С:SPA-салон» сеть клиник лазерной эпиляции Novolaser автоматизировала все отраслевые процессы в рамках одного решения. Компания перешла от тяжелого и неповоротливого решения к адаптивной конфигурации, которая легко подстраивается под ее новые задачи. Особенность проекта в широкой филиальной сети, включающей 35 клиник на территории двух государств, большого количества рабочих мест пользователей и уникальности автоматизируемых процессов.

Заказчик

Компания «Новолазер» — федеральная сеть клиник лазерной эпиляции, основанная в 2013 году в Красноярске. Сеть клиник из 35 клиник охватывает 19 городов России, включая Москву, Санкт-Петербург, Казань, а также Узбекистан.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Обеспечить прозрачность бизнес-процессов.
  2. Повысить оперативность принятия решений.
  3. Сократить издержки.

Задачи проекта:

  1. Внедрить единую автоматизированную системУ управления предприятием на базе программных продуктов 1С.
  2. Отказаться от работы в сторонних системах автоматизации и перейти на новую единую систему в течение года с начала проекта.
  3. Консолидировать информацию по клиентской базе и финансовыми показателями компании в единой системе.
  4. Реализовать простой просмотр управленческой отчетности руководителей и рядовых сотрудников компании в разрезе различных показателей.
  5. Обеспечить контроль за системой лояльности клиентов, абонементами и выданными сертификатами на оказание услуг.
Ситуация до старта проекта

До начала проекта компания «Новолазер» использовала сторонний программный продукт, который,  несмотря на обилие функционала, был негибким и не позволял получать полную аналитику по деятельности компании. Вторым весомым фактором являлась сложность доработки и высокая стоимость содержания данной системы.

Основные проблемы, с которыми столкнулась компания:

  1. Отсутствие единой информационной системы:
  • необходимость ручного переноса данных между системами увеличивала риск ошибок и требовала дополнительных временных затрат;
  • учет в разных системах приводил к дублированию информации и расхождения в учетных данных.
  1. Сложности в управлении производственными процессами:
  • планирование загрузки специалистов осуществлялось вручную, что затрудняло учет текущей загруженности;
  • ограниченные возможности по функционалу программы, которые невозможно было адаптировать под требования компании.
  1. Неэффективное управление складскими запасами и логистикой:
  • отсутствие автоматизированного контроля остатков на складе, что приводило к избыточным или недостаточным закупкам;
  • ошибки в учете товарных позиций из-за ручного ввода данных.
  1. Ограниченные аналитические возможности:
  • отчетность формировалась с задержками, что не позволяло оперативно анализировать финансовые и производственные показатели;
  • недостаточная детализация аналитики по себестоимости продукции, прибыльности проектов и расходам по подразделениям;
  • не было инструментов для прогнозирования спроса и планирования ресурсов.

Эти проблемы тормозили развитие компании, создавали риски потерь и снижали конкурентоспособность компании на рынке. Для решения данных задач было принято решение о комплексной автоматизации бизнес-процессов на платформе «1С:Предприятие».

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта автоматизации компании «Новолазер» была разработана и внедрена комплексная информационная система на базе программных продуктов 1С. Архитектура решения обеспечила интеграцию всех ключевых бизнес-процессов предприятия, включая управление производством, финансами, кадрами и клиентскими операциями.

Автоматизированная система состоит из нескольких модулей, взаимодействующих между собой в едином информационном пространстве. Суммарно автоматизировано более 120 рабочих мест (АРМ).

Для одновременной и бесперебойной работы большого количества сотрудников, проект был реализован в облачной системе с веб-доступом.

  1. «1С:SPA-Салон» — основная система для управления производственными и операционными процессами.:
  • автоматизированы 106 рабочих мест (АРМ);
  • в программе ведется управление записью, учет материалов и планирование загрузки аппаратуры;
  • осуществляется контроль выполнения задач в реальном времени;
  • проведена интеграция с системой складского учета для оптимизации закупок и управления запасами.
  1. «1С:Бухгалтерия ПРОФ» — система для ведения бухгалтерского и налогового учета:
  • формирование регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства.
  1. «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» — программа для управления персоналом и расчета заработной платы:
  • расчет заработной платы с учетом всех надбавок, премий и удержаний;
  • ведение кадрового учета и автоматизация процессов приема, перевода и увольнения сотрудников.

Настроен обмен с внешними системами:

  1. Обмен с сайтом — с помощью настроенной интеграции в базу «1С:SPA-Салон» попадают заявки от клиентов.
  2. Интеграция с сервисом ЮКасса — для автоматизации оплат клиентов через сайт.

NovoLaser_Shema.jpg

Схема архитектуры

Масштаб проекта

Проект охватил все ключевые подразделения компании, включая производство, финансы, логистику и HR-службу. Внедренная система охватила 120 автоматизированных рабочих мест, из которых 106 непосредственно в «1С:SPA-Салон».

Дополнительно:

  • разработаны индивидуальные доработки для учета специфики бизнеса;
  • проведена интеграция с сайтом для автоматизированного сбора данных по заявкам клиентов;
  • настроены роли и уровни доступа для обеспечения безопасности данных;
  • организовано обучение сотрудников, разработаны инструкции и регламенты по работе с системой.

Комплексная архитектура решения позволила компании «Новолазер» добиться полной цифровой трансформации бизнес-процессов и обеспечить масштабируемость системы для дальнейшего роста.

Особенности и уникальность проекта

Проект автоматизации компании «Новолазер» отличается высокой степенью инновационности, так как включает передовые технологические решения и уникальные подходы к интеграции бизнес-процессов.

Уникальные особенности проекта

  1. Гибкая адаптация  «1С:SPA-Салон» под специфику деятельности «Новолазер»:
  • внесены доработки для учета процессов, специфичных для компании;
  • реализована возможность детального контроля над записью клиентов и загрузкой оборудования;
  • оптимизирован интерфейс для повышения удобства работы сотрудников;
  • доработано большое количество специализированных отчётов для более эффективной работы с клиентами.
  1. Применение аналитики на основе больших данных:
  • настроены инструменты предиктивного анализа для прогнозирования загрузки мощностей и потребностей в материалах;
  • настроены инструменты оценки эффективности сотрудников;
  • разработана система планирования рабочего времени и учета занятости персонала.
  1. Высокая степень информационной безопасности:
  • настроены разграничения прав доступа к данным в зависимости от ролей сотрудников;
  • внедрены механизмы резервного копирования и защиты информации;
  • реализован контроль изменений в учетных данных для исключения ошибок и злоупотреблений.

Инновационные решения

Уникальность данного проекта строится из нескольких аспектов:

  1. Широкая филиальная сеть, включающая в себе не только клиники в пределах РФ, но и за ее пределами: одна из клиник располагается в Узбекистане. Поэтому было важно проектировать систему с учетом дальнейшего увеличения числа клиник.
  2. В систему «1С:SPA-Салон» были перенесены все данные по посещениям клиентов, начиная с 2017 года. Данные были разрозненными и лоцировались в различных учётных системах и ресурсах. Потребовался колоссальный труд, чтобы привести данные к единому виду и перенести их в новую систему без потери информации.

Результаты проекта

В результате внедрения комплексной автоматизированной системы компания «Новолазер» достигла значительного повышения эффективности работы и оптимизации бизнес-процессов.

  1. Рост производительности:
  • производительность сотрудников выросла за счет автоматизации ключевых операций;
  • на 20% сократились трудозатраты в различных подразделениях компании.
  • время обработки визитов клиентов сократилось на 50%;
  • исключены ошибки ручного ввода данных.

2. Гибкость системы:

  • новая единая система получилась гибкой и адаптируемой под процессы компании. Внести доработки в систему теперь могут и внутренняя ИТ-служба, и внешние исполнители.

3. Прозрачность и контроль:

  • руководство получило инструмент оперативного контроля за производственными процессами;
  • на 100% ускорилось получение управленческой отчетности;
  • автоматизированная отчетность позволила анализировать ключевые показатели в режиме реального времени;
  • обеспечена полная прослеживаемость операций и история изменений в системе.

4. Улучшение клиентского сервиса:

  • на 25% сокращены сроки визитов, что повысило удовлетворенность клиентов;
  • внедрен механизм уведомлений для клиентов о статусе визита;
  • оптимизирована работа контакт-центра благодаря интеграции с учетной системой.

Проект полностью оправдал ожидания заказчика и стал основой для дальнейшего развития цифровой трансформации компании «Новолазер».

Отзыв заказчика

Дмитрий Шошев

Руководитель отдела коммуникаций ООО «НОВОЛАЗЕР»

Компания «Датекс Софт» успешно реализовала для нас проект по внедрению «1С:SPA-Салон», проявив высокий профессионализм и гибкость. Внедрение позволило значительно повысить прозрачность процессов, сократить время работы с клиентами и улучшить сервис.