Создание централизованной бухгалтерии для Министерства труда и социальной защиты Тульской области


Рабочих мест: 285
Отрасль : Гос. и муниципальное управление.
Исполнитель: СофтЭксперт
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление персоналом, расчёт зарплаты.
14.01.2024 - 04.09.2025
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

В рамках выполнения поручения Президента и постановлений правительства Тульской области реализован проект по созданию единой ведомственной информационной базы данных бухгалтерского учета для 33 учреждений министерства труда и соцзащиты. Задача решена с помощью продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП», «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» и «1С:Документооборот государственного учреждения». Ключевой особенностью проекта является масштабируемость и комплексный подход: он охватил все 33 подведомственных учреждений, унифицировав их финансовые и кадровые процессы, а также внедрив электронный документооборот. В результате была достигнута полная автоматизация учета, повышена прозрачность и эффективность управления финансами ведомства.

Заказчик

Государственное казенное учреждение  «Централизованная бухгалтерия министерства труда и социальной защиты Тульской области» отвечает за ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, составление бюджетной и иной финансовой отчетности, ведение кадрового учета и подготовку кадровой отчетности в отношении обслуживаемых учреждений, подведомственных министерству труда и социальной защиты области.

Цели и задачи проекта

Цель проекта — создать единую ведомственную информационную базу данных бухгалтерского и кадрового учета учреждений, подведомственных министерству труда и социальной защиты Тульской области, на базе платформы «1С:Предприятие».

Задачи проекта:

  1. Унифицировать и автоматизировать бюджетный (бухгалтерский) учет финансово-хозяйственной деятельности учреждений.
  2. Унифицировать и автоматизировать кадровый учет обслуживаемых учреждений.
  3. Внедрить и настроить электронный документооборот для оперативного обмена информацией.
  4. Обеспечить оперативное получение информации для принятия управленческих решений.
  5. Повысить качество учета и отчетности на основе единой методологии, позволяющей стандартизировать учетные процедуры от момента создания первичного документа до формирования отчетности.
  6. Создать условия для оперативного контроля за деятельностью подведомственных учреждений.
Ситуация до старта проекта

Ранее подведомственные учреждения (33 учреждения) осуществляли бухгалтерский и кадровый учет самостоятельно.

Отсутствовали единые информационные базы и справочники, процессы были автоматизированы не полностью, в частности для взаимодействия между подведомственными учреждениями использовался бумажный документооборот. Не были сформированы единые подходы к ведению бухгалтерского учета, оформлению локальных актов и документов в сфере кадрового учета в обслуживаемых учреждениях. Кадровый учет велся учреждениями самостоятельно, в основном без использования автоматизированных систем (на бумаге или в виде разрозненных файлов).

Это осложняло составление и представление бухгалтерской отчетности, отчетности в органы статистики, внебюджетные фонды, налоговые и иные органы. Руководство не имело инструментов для оперативного контроля за финансово-хозяйственной деятельностью учреждений, подведомственных министерству.

Архитектура решения и масштаб проекта

Комплексная автоматизация бухгалтерского, кадрового, налогового и управленческого учета выполнена с использованием ПП «1С» и решений сторонних разработчиков. В основе архитектурного решения:

  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП»;
  • «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП»;
  • «1С:Документооборот государственного учреждения».

Настроено расширение для инвентаризации (с загрузкой данных в 1С).

Проект по созданию ГКУ ТО ЦБ МТиСЗ ТО охватил головной офис организации (15 учреждений) и 4 структурных подразделения (5 учреждения в Алексине, 4 учреждения в Одоеве, 6 учреждений в Новомосковске и 3 учреждения в Ефремове).

Реализованы интеграции системы с программами Web-исполнение, «Адресная социальная помощь», Социальный фонд России (СФР) и ГИС (государственными информационными системами). А также с программными продуктами сторонних разработчиков (для руководителей, кадровых служб и др.).

TAM_Shema.jpg

Обозначения на схеме:

  • Область данных БГУ_ЦБ — область данных «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» для учреждений, подведомственных Министерству труда и социальной защиты Тульской области, полномочия по ведению учета которых переданы в ЦБ (многофирменная);
  • Область данных БГУ_УСЗН — область данных «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» Управления социальной защиты Тульской области;
  • Область данных БГУ_ЦЗН — область данных «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» Центра занятости населения Тульской области.
Особенности и уникальность проекта

Ключевые особенности реализации проекта заключаются в комплексном характере работ в связи с созданием нового учреждения для централизованного управления и контроля, а также в территориальной распределенности подразделений и их количестве (всего 33 организации).

Чтобы выполнить внедрение без остановки основных процессов деятельности и минимизировать риски, связанные с комплексным характером проекта, было решено реализовать его поэтапно.

  • 1 этап (унификация бухучета) — создание единой ведомственной информационной базы данных бухгалтерского учета и внедрение электронных документов, загрузка данных об оказанных услугах получателям социальных услуг;
  • 2 этап (пилотный проект) — технологическая централизация кадрового учета для снижения нагрузки на персонал кадровой службы за счет автоматизации рутинных задач, обеспечения достоверности данных и своевременного получения информации для принятия управленческих решений;
  • 3 этап (автоматизация отдельных сфер финансово-хозяйственной деятельности) — автоматизация учета автомобильного топлива от оформления и регистрации путевого листа до расчета расходов и списания, автоматизация процесса инвентаризации имущества;
  • 4 этап (автоматизация учета продуктов питания) — создание условий для контроля в сфере питания, начиная от выбора меню на конкретную дату до списания продуктов питания, израсходованных на приготовление блюд, и обеспечение возможности формирования отчетов (о стоимости питания в день на одного получателя услуг, о необходимых объемах продуктов питания для планирования закупок). Предумотрена возможность выбора варианта меню в зависимости от категории довольствующихся, вида диеты, сезона и дня недели. Спецификация блюд ведется по калорийности, в составе блюда указаны белки, жиры, углеводы и калорийность как для каждого продукта отдельно, так и блюда целиком. Для всех учреждений номенклатура и меню единые;
  • 5 этап — технологическое развитие. В 2024 году в целях контроля и оперативного анализа ситуации по подведомственным учреждениям, а также оптимизации технологической работы с базами данных было принято решение о переходе к инфраструктуре 1С:Фреш и реализации на ее базе сводной отчетности.
Результаты проекта

В ходе поэтапной реализации проекта были выполнены следующие блоки работ.

Централизация бюджетного (бухгалтерского) учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений:

  1. Автоматизированы процессы ведения бухгалтерского учета с помощью «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», настроены интеграции с программами Web-исполнение, «Адресная социальная помощь» и Социальном фондом России (СФР).
  2. Выполнены доработки типовых операций с учетом специфики финансово-хозяйственной деятельности учреждения для унификации подходов к отражению фактов хозяйственной жизни учреждений в бухгалтерском учет.
  3. Автоматизирован процесс инвентаризации имущества в обслуживаемых учреждениях.
  4. Создана единая ведомственная информационная база бухгалтерского учета и сформированы единые справочники: должностей, выплат работникам учреждений, транспортных средств, норм расхода автомобильного топлива, видов ГСМ, видов меню, приемов пищи, готовых блюд.

Централизация кадрового учета:

  1. Автоматизирован кадровый учет на базе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП» для формирования штатного расписания, индексации окладов, ведения табеля учета использования рабочего времени, формирования графика отпусков, учета дней неиспользуемого отпуска, получения информации об обучении и повышении квалификации сотрудников, формирования плана обучения и повышения квалификации сотрудников учреждений.
  2. Унифицированы и автоматизированы процессы формирования трудовых договоров, приказов по кадровой деятельности (23 типовых приказа).

Внедрение электронного документооборота для обмена между ГКУ ТО ЦБ МТиСЗ ТО и обслуживаемыми учреждениям:

  1. Осуществлен единовременный и единообразный переход всех обслуживаемых учреждений на использование электронных документов на базе «1С:Документооборот государственного учреждения» (148 сотрудников).
  2. Настроены интеграции с ГИС и программными продуктами сторонних разработчиков, в т.ч. для руководителей и заместителей начальников отделов и работников кадровой службы.
  3. Для осуществления электронного документооборота между учреждениями использованы различные программные продукты, в том числе «1С:Документооборот государственного учреждения».

Контроль за деятельностью подведомственных учреждений:

  1. Автоматизирована работа сотрудников отдела контроля за деятельностью учреждений по проведению комплексных проверок финансово-хозяйственной деятельности подведомственных министерству учреждений, а также тематических проверок и проверок по обращениям граждан.
  2. Унифицированные требования и настройки программных продуктов сначала тестируются в пилотных учреждениях, а после внедряются в остальных.

Работа по проекту на момент публикации продолжается, в 2025 году в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП» реализованы механизмы учета предоставления технических средств реабилитации, а также проката товаров для новорожденных детей.

Достигнутые результаты:

  1. Повышение качества бухгалтерского учета и составления отчетности.
  2. Оперативное получение информации для принятия управленческих решений.
  3. Единообразие применения трудового законодательства в обслуживаемых учреждениях.
  4. Унификация подходов к оформлению локальных актов и документов в сфере кадрового учета в обслуживаемых учреждениях.

Показатели экономической эффективности внедрения:

  1. Ускорение сбора информации для принятия управленческих решений — в 8 раз.
  2. Достоверность информации — 100%
Отзыв заказчика

Елена Брысова

Заместитель директора департамента Министерства труда и социальной защиты Тульской области

В ходе реализации проекта выполнены поставленные цели цифровой трансформации, сформирована единая ведомственная информационная база данных бухгалтерского и кадрового учета учреждений, подведомственных министерству труда и социальной защиты Тульской области на базе решений 1С. Можем отметить, что теперь сводную информацию по учреждениям мы можем анализировать в режиме онлайн, что значительным образом повлияло на скорость принятия управленческих решений.