Автоматизация управленческого учета на базе решения 1С:Комплексная автоматизация для ООО «Свикс Хэлскеа»


Рабочих мест: 205
Отрасль : Фармацевтическая промышленность.
Исполнитель: RG-Soft
Функциональная область: Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт. Управление закупками (МТО). Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление продажами. Управление логистикой и складом. Управление нормативно-справочной информацией.
01.08.2024 - 30.09.2025
Федеральный масштаб
Азербайджанская Республика
Республика Армения
Республика Беларусь
Грузия
Республика Казахстан
Кыргызская Республика
Республика Молдова
Республика Таджикистан
Туркменистан
Республика Узбекистан
Азия
Африка
Центральная и Восточная Европа
Западное полушарие

||
Краткое описание проекта

Автоматизированы основные процессы российского офиса «Свикс Хэлскеа» с учетом особенностей и расширенных аналитик, используемых головной швейцарской компанией, на базе решений «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:Документооборот 3.0». Ключевая особенность в способе отражения хозяйственных операций, которые потребовалось корректно транслировать в систему бухгалтерского учета и в централизованную систему управленческого учета зарубежного вендора с сохранением детализации учета. Настроены разветвленные маршруты согласования для процессов закупки и казначейства, разработан инструмент согласования при создании и изменении НСИ, реализовано управление договорами ГПХ.

Заказчик

Свикс Биофарма представляет филиалы или отдельные бизнес-подразделения транснациональных компаний — производителей биофармацевтических, безрецептурных препаратов и медицинских устройств в странах Центральной и Восточной Европы и за ее пределами, где они не ведут деловую активность.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  1. Автоматизировать сбор и передачу данных финансового учета в корпоративную систему другого вендора для снижения трудозатрат и сроков подготовки, а также для возможности сопоставления данных учета разных систем.
  2. Обеспечить прозрачность процессов согласования документов по процессам закупки, казначейства и договоров ГПХ, повысить скорость обработки, исключить ошибки, связанные с человеческим фактором.

Задачи проекта:

  1. Доработать и адаптировать решение «1С:Комплексная автоматизация» в части процессов закупки, продажи, склада, казначейства, финансового учета (по корпоративным стандартам) под потребности бизнеса.
  2. Настроить и адаптировать процессы согласования для блоков закупки, казначейства, создания/изменения контрагентов с использованием «1С:Документооборот».
  3. Реализовать учет и возможность подписания по ЭДО для договоров ГПХ в «1С:Документооборот».
  4. Реализовать автоматизированную передачу данных в систему Navisio.
  5. Настроить и адаптировать синхронизацию с «1С:Бухгалтерия».
  6. Настроить и адаптировать ролевую модель в «1С:Комплексная автоматизация».
Ситуация до старта проекта

Для целей учета операций российского офиса Свикс используются системы «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Бухгалтерия 3», табличный редактор Microsoft Excel.

В 1С:УТ ведется только часть операций, трансляция данных в «1С:Бухгалтерию» постоянно требует ручной корректировки и дообогащения.

В «1С:Бухгалтерии» нет достаточного количества аналитик управленческого учета, вследствие чего сбор данных финансового учета для системы другого вендора требует ручного труда и существенных трудозатрат. Общая информация по компании может быть получена только по данным проводок бухгалтерского учета и не совпадает с данными оперативного учета (УТ).

Нет электронного документа для оперативного планирования закупок, нет централизованного механизма для процессов согласования документов, нормативно-справочная информация разрозненна. Расчет резервов предстоящих расходов ведется в Excel с последующим отражением в «1С:Бухгалтерии» .

Архитектура решения и масштаб проекта

При выполнении проекта осуществлен апгрейд системы «1С:Управление торговлей» на «1С:Комплексная автоматизация», при этом осуществлен перенос ряда учетных функций из «1С:Бухгалтерия предприятия», что сделало систему «1С:Комплексная автоматизация» основной в части оперативного и управленческого учета.

Настройка и адаптация синхронизации между «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Бухгалтерией» позволила автоматизировать отражение в бухгалтерии ряда функций, которые ранее вносились непосредственно специалистами бухгалтерии.

Новая архитектура решения позволяет масштабировать как количество пользователей решения, так и учетные функции. На момент запуска в эксплуатацию реализованы такие уникальные функции как: оперативное планирование по заявкам и контроль закупок (Purchase Request, Purchase order, Invoice), расчет резервов предстоящих расходов (accruals), автоматический контроль дебиторской задолженности и полученного обеспечения при предоставлении покупателям отсрочки платежа (кредитный контроль), учет договоров ГПХ, трансляция на проводки финансового учета, синхронизация с системой другого вендора и пр.

В рамках проекта выполнена настройка и адаптация бесшовной интеграции между ИС «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Документооборот». Автоматизированы 6 маршрутов бизнес-процессов:

  1. Согласование PR.
  2. Заявки на расходование ДС.
  3. Заявки на перемещение ДС.
  4. Создание / изменение контрагентов.
  5. Реестр платежей.
  6. Договоры возмездного оказания услуг (ГПХ).

Автоматизированы следующие блоки:

  1. Управление закупками: автоматизирована цепочка закупки товаров и услуг, включающая планирование закупки от заявки (Purchase Request), утверждения заказа (Purchase Order) до оформления приемки с прослеживанием исполнения изначально согласованного Заказа. Для исключения человеческого фактора, потери информации выполнена настройка и адаптация бесшовной интеграции с 1С:ДО, которая позволила гибко настроить маршруты согласования для разных случаев заказа (с учетом особенностей видов заказываемой продукции, стоимости заказа и других параметров). Разработаны специализированные отчеты и печатные формы для документов цепочки закупки.
  2. Управление продажами: автоматизирован процесс продаж от заказа до отгрузки клиента. Разработан уникальный алгоритм кредитного контроля, позволяющий контролировать формирования заказа и отгрузки клиентам, который исключает риски реализации товаров с отсрочкой платежа при отсутствии достаточного обеспечения дебиторской задолженности
  3. Управление запасами: автоматизирована работа склада с использованием рабочих мест кладовщика по приемке и отгрузке товаров.
  4. Финансовый учет и контроллинг: разработан функционал учета резервов предстоящих расходов (Accruals), реализована функция автоматического формирования заявок на расходование средств при приближении срока платежа. Разработана подсистема формирования финансовых проводок и их передачи в корпоративную систему.

В совокупности более 200 пользователей работают в «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Документооборот».Swixx_BioPharm_Shema.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Управленческий учет предприятия для последующей передачи информации в корпоративную систему учета зарубежного вендора требовал ведения в разрезе шести дополнительных объектов аналитики: Cost Center (центр затрат), P&L line (строка отчета о доходах и расходах), Product (товарная группа, бренд), Project codes (код проекта), RAF № (код маркетингового мероприятия), HCP (код специалиста, оказывающего услуги). Кроме этого, учет требовал отражения операций методом двойной записи на счетах корпоративного учёта (GL account).

В процессе реализации проекта в системе «1С:Комплексная автоматизация» доработаны новые справочники объектов аналитического учета, разработаны механизмы автоматического заполнения документов оперативного учета дополнительными объектами аналитики, механизмы контроля заполнения документов этими объектами, а также формирование проводок по хозяйственным операциям на счетах корпоративного учёта в специально созданном для этого регистре.

Адаптирована бесшовная интеграция 1С:КА и 1С:ДО в части:

  • согласования реестра платежей;
  • согласования заявок на создание и изменение НСИ;
  • передачи статусов документов (по собственной модели), нетиповых реквизитов и табличных частей;
  • реализована автоматическая аутентификация пользователей (по токенам доступа).
Результаты проекта
  1. Полностью исключены бумажные носители для оформления заявок на закупку товаров и услуг (Purchase Request) и заказов поставщику (Purchase order), все документы создаются и регистрируются в едином информационном пространстве, исключены их потери и утрата информации.
  2. За счет автоматического контроля заполнения документов исключен риск ошибок в них при заполнении обязательных реквизитов и всех объектов аналитики.
  3. Исключен риск несанкционированных изменений условий закупок за счет автоматического контроля предыдущих условий.
  4. Исключены ошибки, связанные с человеческим фактором, при расчете резервов предстоящих расходов (Accruals) — расчет в Excel заменен на автоматизированный расчет в системе, информация о начисленных резервах защищена от изменений.
  5. Исключен ручной труд при создании заявок на расходование денежных средств на оплату товаров и услуг — при приближении срока платежа на основании графиков оплат заявки создаются автоматически.
  6. Исключен ручной труд при формировании реестра платежей в Excel — документ формируется автоматически на основании согласованных заявок на расходование денежных средств, на основании реестра автоматически формируются платежные поручения.
  7. На 100% сокращены трудозатраты при контроле исполнения закупок путем замены ручного труда в Excel — заявки на закупку при наступлении определенных событий закрываются автоматически, формирование отчетов по исполнению закупок формируются в системе.
  8. Исключены риски реализации товаров с отсрочкой платежа при отсутствии достаточного обеспечения дебиторской задолженности — в системе реализован функционал для учета полученного обеспечения обязательств в различных формах (страховое покрытие, банковская гарантия), автоматический контроль достаточности обеспечения при формировании заказов клиента и блокировка отгрузки при недостаточности обеспечения.
  9. На 90% сокращены трудозатраты по дополнению передаваемой информации в корпоративную систему Navision необходимыми объектами аналитического учета — по операциям, связанным с закупками, складскими движениями, продажами и казначейством исключен ручной труд в Excel, информация со всеми необходимыми данными формируется непосредственно в системе учета и выгружается полностью подготовленной.
  10. Существенно ускорен процесс согласования документов путем замены бумажных носителей, электронной почты и мессенджеров на автоматизированную систему. В дополнение к этому получен электронный архив, содержащий историю согласования документов.
  11. Настроенные механизмы бесшовной интеграции с «1С:Документооборот» и функционал «Выполнение задач по почте» значительно упростили работу пользователей — сотрудникам, работающим в «1С: Комплексная автоматизация», больше нет необходимости держать открытыми 2 системы. Согласование и ознакомление с необходимой документацией проходит напрямую в «1С:Комплексная автоматизация». Если системы нет под рукой, то согласование можно выполнить по электронной почте.

Показатели экономической эффективности: 

  1. Ускорился сбор ежемесячной управленческой отчетности на 65%.
  2. Сократились трудозатраты на ведение учета на 20%.
  3. Ускорились процессы согласования ключевой документации на 50%, а прозрачность хода процесса повысилась на 100%.