«Трансинжстрой» в 2 раза ускорил закрытие периода и формирование отчетности 11 предприятий
Отрасль : Строительство и девелопмент.
Исполнитель: 1С-РАРУС
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление финансами. Бухгалтерский и налоговый учёт.
01.11.2022 - 31.05.2023
Центральный федеральный округ РФ
Приволжский федеральный округ РФ
«1С-Рарус» за полгода перевел учет головного офиса и 10 филиалов компании «Трансинжстрой» в современную систему «1C:ERP Управление строительной организацией». В 2 раза ускорены закрытие периода (через цикличную систему межфилиальных расчетов) и формирование отчетности предприятий группы. Настроены сложные алгоритмы расчета себестоимости, ведутся работы по развитию системы.
АО «Трансинжстрой» занимается проектированием и строительством транспортных и инженерных сооружений, в том числе метро, объектов жилищного и социально-культурного назначения.
Цель проекта: создать систему управления предприятием на базе платформы «1С:Предприятие 8» с интеграцией всех используемых подсистем для сокращения операционных и административных расходов и ускорения подготовки отчетности.
Задачи проекта:
- Организовать эффективный учет деятельности всех служб, с единым циклом от закупки до исполнения строительных работ.
- Повысить эффективность управления и прибыльности.
- Ускорить формирование отчетности.
- Обеспечить возможность анализировать, планировать и гибко управлять ресурсами.
Более 10 лет назад в компании «Трансинжстрой» был внедрен отраслевой продукт «1С:Подрядчик строительства», а также использовались не интегрированные между собой решения автоматизированного проектирования, сметного проектирования и управления проектами.
Руководство компании понимало, что нужно двигаться к цифровой трансформации бизнеса. В конце 2022 года на предприятии стартовал проект поэтапной автоматизации с использованием программных продуктов нового поколения на базе платформы «1С:Предприятие 8.3». Для построения единой информационной системы выбран комплекс программных продуктов 1C, базирующихся на специализированной отраслевой конфигурации «1C:ERP Управление строительной организацией 2» («1С:ERP УСО»).
В пользу выбранного комплекса сыграла возможность одновременно вести управленческий, бухгалтерский, налоговый учет и формировать отчетность, в том числе по стандартам МСФО, а также гибкость и возможность кастомизации без изменения внешней конфигурации. В качестве партнера по внедрению приглашен разработчик комплекса компания «1С-Рарус».
Информационная система компании построена на базе решения «1C:ERP Управление строительной организацией».
Специалисты «1С-Рарус» настроили интеграционные взаимодействия с используемыми компанией системами:
- Корпоративная система учета контрагентов и договоров (СЭД) на базе «1С:Документооборот КОРП». В ERP-систему загружается информация по контрагентам, объектам строительства и договоры с контрагентами.
- Корпоративная система финансово-экономического планирования и отчетности (ФЭПиО) на платформе «1С:Предприятие». В «1С:ERP УСО» передаются согласованные к оплате заявки на расходование денежных средств и реестры от филиалов. Далее в ERP-системе на основании этих заявок формируются платежные документы, выполняются платежи и происходит обмен с клиент-банком. Также в ERP-систему загружаются статьи движения денежных средств и обратно выгружаются основные средства и информация о принятии к учету основных средств, а также банковские счета.
- «1С:Управление торговлей 8». Складские ордера загружаются в ERP-систему в табличную часть «Товары» в документы «Приобретение товаров и услуг», «Перемещение товаров» и «Реализация товаров и услуг».
- «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП». Из отраслевой системы в ERP-систему загружаются «Транспортные средства» и документы «Внутреннее потребление товаров» и «Приобретение услуг и прочих активов» на основании «Ремонтных листов». Из ERP-системы в транспортную подсистему выгружаются данные по амортизации, транспортному налогу, накладные расходы.
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». В ERP-систему загружаются данные «Отражение зарплаты в финансовом учете», «Резервы по оплате труда» и «Начисление Единого налогового платежа по филиалам».
Схема архитектуры
Схема интеграции
В структуре компании четыре строительно-монтажных управления, остальные филиалы несут вспомогательные функции, в том числе оказывают услуги по переработке, перевозкам, производят и поставляют строительные и прочие материалы. Цикличность производства не позволяла использовать типовые механизмы межфилиального документооборота ERP-системы, когда стоимость затрат и материалов фиксируется сразу при передаче.
Себестоимость по филиалам формируется по разным правилам, действует единый центр закупки и снабжения материальными ресурсами, в котором ведется партионный учет стоимости материалов, а во всех остальных филиалах применяется метод оценки по средней стоимости. Важной и сложной задачей проекта была доработка возможности запускать закрытие месяца по каждому филиалу отдельно, без общего расчета себестоимости по всем филиалам одномоментно.
Совместная проектная команда «Трансинжстрой» и «1С-Рарус» разработала и внедрила алгоритм, где каждый филиал для целей передачи затрат закрывает период в определенной последовательности, и далее выполняется общий расчет себестоимости. Также разработан механизм, позволяющий после проверки документа «Авизо» фиксировать движения и проводки каждой операции, которые никто не имеет права менять. Это позволило вести обособленный межфилиальный документооборот с сохранением корректного расчета себестоимости, а также сократить ошибки и упростить формирование отчетности.
В компании был инициирован внутренний проект «Быстрое закрытие», в рамках которого специалисты «1С-Рарус» организовали для филиалов цикл обучающих мероприятий по закрытию периодов, подготовили и передали пользователям набор инструкций, в том числе в видеоформате.
- Учет 11 предприятий (головной офис и 10 филиалов в разных регионах) за полгода полностью переведен в новую ERP-систему. Чтобы выполнить переход в сжатые сроки, было принято дальновидное решение отказаться от ведения параллельного учета в двух базах:
- начиная с 1 января 2023 года, пользователи начали самостоятельно вводить в систему данные первичных документов, для чего в декабре 2022 года было проведено предварительное обучение сотрудников. Поддержка пользователей осуществлялась командой «1С-Рарус» параллельно с переносом данных из предыдущей системы и разработкой конфигурации;
- перенесены данных из 11 баз центрального офиса и филиалов компании в базу «1С:ERP Управление строительной организацией». Правила переноса данных начали разрабатываться в ноябре 2022 года. Первый тестовый перенос выполнен в декабре 2022 года, а первый рабочий перенос — 2 января 2023 года. Выполнено множество итераций переносов остатков, что обусловлено корректировкой по итогам года остатков в предыдущей базе.
- Закрытие периодов по регламентированному учету выполняется в запланированные сроки за счет работы в единой учетной системе. Годовая отчетность и отчеты за 1 квартал 2023 года были сданы вовремя.
- Внедрение алгоритма последовательного закрытия и индивидуальных правил распределения и передачи затрат между филиалами позволило ускорить процесс закрытия месяца в 2 раза.
- Менеджмент компании оперативно получает отчетность в необходимых разрезах. Осуществляется своевременное оповещение ответственных лиц и руководителей о критичных показателях компании.
- Новая система позволяет получать детальную информацию по налогообложению, в частности, по оперативным регистрам, на что были потрачены значительные ресурсы проекта. Типовые отчеты помогают проверять корректность расчета единого налогового платежа.
- Автоматическое создание операций между филиалами на принимающей стороне, которые не требуют единого закрытия месяца, позволило сократить время закрытия периодов, т.к. процесс исправления обнаруженных ошибок выполняется оперативно сотрудниками филиалов.
- Интеграции с используемыми компанией системами позволили сэкономить финансовые и человеческие ресурсы на внедрение аналогичного функционала в 1С:ERP УСО и не вызвало перебоев в работе компании по уже налаженным процессам согласования платежей, бюджетирования, складского учета, согласования договоров и учета автотранспорта.
- Налажен прозрачный межфилиальный документооборот с автоматическим созданием «зеркальных» документов и правилами последовательной обработки документов. Используются совместные журналы документов «Авизо» со статусами обработки, с запретом внесения изменений в документах на стороне отправителя, если документы утверждены получателем.
- Добавлена возможность фиксации стоимости материалов при передаче между филиалами, что позволило сохранить утвержденные в компании правила ведения учета и расчета себестоимости.
- Настроен учет выполнения строительно-монтажных работ по ПБУ 2/2008, что реализовано благодаря внедрению использования отраслевых документов по учету выпуска, приемки и реализации строительно-монтажных работ.
Планы развития системы:
Приоритетная задача — автоматизация учета по международным стандартам финансовой отчетности с отражением внутригрупповых оборотов. Команда «1С-Рарус» адаптировала методическую модель учета и отчетности по МСФО под потребности компании, провела консультации по вариантам настройки и использования данного функционала.
Планируется внедрить внутренний электронный документооборот. Для согласования и подписания документов различными вариантами электронных подписей дорабатывается интеграция системы с «1С:Документооборот КОРП», ред. 3.0, и функция по автоматической связи исходящих и входящих документов «Авизо». В ближайших планах расширить внутренний ЭДО на филиалы группы «Трансинжстрой».
В планах развития системы стоит отказ от отдельных конфигураций и перевод в 1С:ERP УСО процессов:
- складского учета;
- бюджетирования по стандартам компании;
- учета и согласования платежей;
- заявочной кампании;
- календарно-сетевого планирования строительно-монтажных работ с функцией планирования закупки материалов.
При запуске новой системы наше руководство пошло на определенные риски, отказавшись от ведения учета параллельно в двух программах. Это позволило выполнить переход в сжатые сроки. Спасибо нашему генеральному директору за поддержку и веру в нас, а команде «1С-Рарус» и моим коллегам — за профессионализм и упорство! «1С-Рарус» помог нам быстро адаптироваться к ведению регламентированного учета в новой управленческой системе, сейчас все коллеги из филиалов быстро и уверенно сдают отчетность и владеют нюансами функционала программы. Многое сделано, и у нас еще много планов в части повышения эффективности нашей работы.
- ускорение получения управленческой отчетности: 80%;
- сокращение операционных и административных расходов: 40%;
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 15%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 80%.
Роман Сизов
Начальник ИТ-отдела АО «Трансинжстрой»Мы в рекордные сроки, всего за 6 месяцев, перевели работу 11 предприятий в «1С:Управление строительной организацией». Планируем развитие системы в направлениях бюджетирования и введения календарно-сетевого планирования для роста эффективности строительных проектов.