«НЭО Центр» за полгода внедрил «1С:PM Управление проектами» и улучшил продуктивность команд
Отрасль : Профессиональные услуги.
Исполнитель: 1С-РАРУС
Функциональная область: Управление проектами и портфелями проектов.
20.03.2023 - 31.08.2023
Центральный федеральный округ РФ
Выполнен перевод одной из ведущих консалтинговых компаний России «НЭО Центр» с зарубежной системы проектного учета на «1С:PM Управление проектами КОРП». Устранена зависимость от иностранного программного обеспечения, вдвое сократились расходы на владение системой. Внедрение новой системы позволило усилить контроль над финансовыми данными проектов, создать возможность развития уровня автоматизации проектной деятельности, что положительно сказывается на операционной эффективности и управляемости предприятия.
АО «НЭО Центр» — одна из ведущих консалтинговых компаний России. География проектов охватывает 5 стран СНГ и 77 регионов РФ. Компания завершила более 90 инфраструктурных, 190 промышленных, 400 девелоперских проектов.
Цель проекта: запуск информационной системы на базе отечественного программного обеспечения для повышения эффективности управления проектной деятельностью и взаимоотношениями с клиентами.
Основные задачи проекта:
- Провести обследование существующих процессов управления проектами, включая инициацию проектов, планирование, контроль, отчетность, а также управление взаимоотношениями с клиентами.
- Провести моделирование процессов в рамках новой информационной системы. Выявить ключевые требования к функционалу системы и предложить оптимальные решения для их реализации.
- Адаптировать типовое решение под уникальные потребности «НЭО Центр», включая необходимые интеграции с другими внутренними информационными системами компании.
- Адаптировать и внедрить модуль для обмена документами между «1С:PM Управление проектами КОРП» и системой «1C:Документооборот КОРП».
- В короткие сроки обучить пользователей и оказать поддержку в использовании «1С:PM Управление проектами КОРП» в повседневной деятельности для эффективного управления проектами.
Ранее «НЭО Центр» использовал зарубежную систему проектного учета с ограниченной функциональностью. Существующая система не соответствовала растущим потребностям компании и не обеспечивала требуемого уровня автоматизации процессов управления проектами, учета финансовых данных и взаимодействия с клиентами. Возникали сложности с поддержкой и развитием иностранной системы в текущих условиях. Это привело к необходимости перехода на более современную и функциональную информационную систему, способную эффективно поддерживать проектную деятельность.
После анализа вариантов типовых решений для управления проектами, «НЭО Центр» остановил свой выбор на решении «1С:PM Управление проектами КОРП». Этот продукт был выбран благодаря гибкости настройки, широкому функционалу и возможности интеграции с другими продуктами «1С», которые уже использовались в компании. Кроме того, решение полностью соответствует требованиям российского законодательства и поддерживает работу на платформе «1С:Предприятие 8.3», что обеспечивает стабильность и безопасность работы.
Для реализации задач по внедрению была выбрана компания «1С-Рарус», обладающая опытом и необходимыми компетенциями для успешной реализации проекта. Совместная проектная команда «НЭО Центр» и «1С-Рарус» взялась за работу над проектом, учитывая все особенности консалтингового бизнеса и требования эффективно поддерживать проектную деятельность.
Система проектного учета построена на базе «1С:PM Управление проектами КОРП» и интегрирована с существующими информационными системами компании:
- «1С:Зарплата и управление персоналом»:
- автоматический обмен данными о сотрудниках;
- документы кадрового учета и управления персоналом.
- «1C:Бухгалтерия»:
- информация об актах выполненных работ;
- информация о платежах в разрезе проектов и этапов проектов;
- контроль за соблюдением бюджетных ограничений;
- формирование отчетности о финансовых результатах проектов.
- «1С:Документооборот»:
- согласовательные процедуры проектной деятельности;
- обеспечение централизованного хранения и управления проектной документацией;
- ввтоматизация документооборота в рамках проектной деятельности.
Проект внедрения «1С:PM Управление проектами КОРП» в «НЭО Центр» охватил более 50 рабочих мест и затронул все подразделения организации. Сотрудники и руководители, занимающиеся проектной деятельностью, участвовали во внедрении и предоставляли обратную связь на каждом этапе работ.
Схема архитектуры
Одной из ключевых особенностей проекта стало комплексное обследование и моделирование зрелых процессов проектной деятельности на примере реальных проектов «НЭО Центр», выявление функциональных разрывов и бережливый подход к принятию запросов на изменения в содержание проекта для обеспечения запуска в запланированные сроки без длительного этапа опытной эксплуатации.
В состав доработок вошли только существенные изменения типового функционала, которые обеспечивали прежде всего:
- Сохранение высокого уровня клиентского сервиса «НЭО Центр»: за счет интеграции портала клиента с «1С:PM Управление проектами КОРП» для обмена проектными документами: обеспечен удобный и безопасный обмен документами между заказчиком и исполнителем. Клиенты могут легко загружать и скачивать необходимые документы через портал, что упрощает процесс взаимодействия и повышает уровень сервиса включая безопасность.
- Обеспечение полноты охвата процессов автоматизации проектной деятельности: обеспечена возможность отражения операций и взаимодействия пользователей в системе от регистрации обращения в компанию до чек-листа закрытия проекта.
- Прослеживаемость принятия решений: за счет бесшовной интеграции «1С:Документооборот КОРП» настроены согласовательные процедуры по большинству бизнес-процессов. Используется структурированное хранение и версионирование документов в проектных репозиториях.
- Прозрачность и полноту показателей выполнения проектов для высшего руководства компании: реализована возможность оперативного получения отчетности из системы по текущему портфелю в разрезе практик, финансовым результатам проектов, дебиторской задолженности.
Проект был выполнен в самые сжатые сроки. От начала работ по обследованию до промышленной эксплуатации прошло 6 месяцев. Новая система была введена в промышленную эксплуатацию с одновременным отказом от прежней системы, удалось избежать параллельного учета в двух системах.
Ключевые результаты проекта:
- Устранена зависимость от иностранного софта по автоматизации основных операционных процессов на 100%. Создана возможность цифровизации основных и вспомогательных процессов компании.
- Снижены затраты на обслуживание системы на 50%. За счет встроенных возможностей по обновлению и поддержке продуктов на платформе «1С:Предприятие 8.3», а также бережливой адаптации типовой функциональности, система поддерживается силами «НЭО Центр».
- Улучшен контроль над финансовыми данными проектов. Система предоставляет полный обзор финансовых показателей проектов, позволяя оперативно отслеживать расходы и доходы, а также прогнозировать будущие финансовые результаты.
- На 10% ускорен документооборот. Благодаря автоматизации процессов подготовки и согласования документов и записей о проектной деятельности, время на обработку проектной документации значительно сократилось. Это позволяет быстрее принимать решения и выполнять проекты в запланированные сроки.
- Внедренная система охватывает все участки процессов проектного управления и взаимоотношений с клиентами: регистрацию интересов, инициацию проекта, планирование проектов, исполнение проектов, контрольные процедуры, закрытие проекта. Все это в комплексе создает платформу для развития цифровизации деятельности и формирует резервы для существенного повышения производительности труда и эффективности деятельности компании.
- Снижение зависимости от зарубежного ПО: 100%.
- Снижение затрат на обслуживание системы: 50%.
- Ускорение документооборота: 5–10%.
Александр Мякушев
Руководитель службы информационных технологий «НЭО Центр»Внедрение нового решения позволило нам существенно улучшить контроль над финансовой информацией проектов, что позитивно отразилось на нашей операционной эффективности, а также положительно повлияло и на другие показатели, такие как управление ресурсами и оптимизация рабочих процессов.