В розничной сети modi построили единое пространство учета и расчетов себестоимости
Отрасль : Торговля.
Исполнитель: 1С:Первый Бит, Москва - м. Преображенская площадь
Функциональная область: Управление финансами. Управление персоналом, расчёт зарплаты.
23.06.2021 - 29.04.2022
Центральный федеральный округ РФ
Компания modi автоматизировала ключевые процессы учета в единой системе на базе «1С:ERP Управление предприятием». Благодаря проекту нналажен точный расчет себестоимости товаров и трудозатрат, выстроена сквозная работа с регламентированным и оперативным учетом, а также автоматизирована сдача отчетности в срок. Достигнут высокий уровень прозрачности, управляемости и контроля за финансами, трудозатратами и товарными потоками, что создало прочную базу для масштабирования бизнеса. Внедрение затронуло работу более 70 магазинов сети и команды бэк-офиса.
modi — бренд эмоциональных товаров. Работает на российском рынке с 2017 года. Имеет более 70 розничных магазинов, которые обслуживают более 13 000 покупателей в день. modi создает товары, которые помогают людям налаживать контакт и делиться теплом и позитивными эмоциями.
Цели проекта:
- Оптимизировать расчет себестоимости товаров до требуемого уровня детализации, включая корректное распределение затрат на заработную плату.
- Снизить трудозатраты и ускорить процедуры закрытия месяца посредством интеграции и автоматизации.
- Роботизировать операции казначейства, ускорив обработку больших объемов платежей.
Задачи проекта:
- Полностью перейти с «1C:Бухгалтерия 8» и «1C:Зарплата и управление персоналом 8» на единую платформу «1С:ERP Управление предприятием».
- Успешная сдача регламентированной отчетности за 1 квартал 2022 года из новой системы.
- Настроить корректную выгрузку и перенос остатков из старых систем в 1С:ERP, не допуская потери аналитики и детализации данных.
- Объединить оперативный и регламентированный учет в одной базе.
- Разработать и реализовать новые справочники, механизмы распределения затрат, корректировки остатков, виды запасов и автоматизированные процедуры исправления ошибок.
До начала внедрения учет в компании modi был раздроблен между тремя системами: регламентированный учет осуществлялся в «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», а оперативный учет и обмен с сеткой из более чем 80 магазинов — в доработанной «1С:ERP Управление предприятием». Зарплата, рассчитанная в отдельной программе, не могла быть корректно распределена на себестоимость товаров и затраты на персонал в 1С:ERP, из-за чего себестоимость формировалась без нужной аналитики. Процедура закрытия месяца в ERP никогда не запускалась, а отчеты требовали ручных операций и согласований между базами, что существенно усложняло процессы управления и контроля и не обеспечивало прозрачность данных.
Для реализации задачи использовалась единая информационная база «1С:ERP Управление предприятием» с 30 одновременными пользователями. Были реализованы и внедрены следующие решения:
- Разработаны кастомизированные правила переноса начальных остатков из «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1C:Бухгалтерия» с сохранением всей аналитики.
- Проведена тотальная настройка и структурирование справочников для ведения регламентированного и оперативного учета.
- Внедрены инновационные механизмы для автоматизированного исправления ошибок при закрытии месяца, корректировки видов запасов, заполнения аналитики распределения.
- Созданы специальные инструменты для точной загрузки, сверки и корректировки остатков по всем регистрам.
- Оптимизированы алгоритмы закрытия месяца, что позволило втрое сократить его продолжительность. В обработке оказалось свыше 20 000 документов за месяц, время перезакрытия квартала было доведено до 24 часов без потери качества аналитики.
- Автоматизированы процессы казначейства — реализовано более 100 различных алгоритмов по заполнению и разнесению реквизитов банковских выписок, что значительно повысило скорость обработки платежей.
- Особое внимание было уделено корректной интеграции данных с сетью розничных магазинов — обеспечена сквозная информированность всех подразделений компании.
Схема архитектуры
- Одновременное объединение всех процессов учета в одной базе, что позволило впервые в истории компании вести полный расчет себестоимости с учетом всех типов расходов.
- Глубокая синхронизация остатков между оперативным и регламентированным учетом, а также корректное закрытие месяца и начало регулярного расчета себестоимости непосредственно в 1С:ERP с начала 2022 года.
- Комплексная автоматизация казначейских функций сделала возможной обработку тысяч платежей в короткие сроки благодаря интеллектуальным алгоритмам распределения и разнесения.
- Сложность миграции усиливалась тем, что учет в 1С:ERP долгое время велся параллельно с «наследуемыми» системами, и требовалась переоценка справочников, аналитик и пользовательских процедур.
- Новые механизмы позволили существенно упростить администрирование, ускорить исправление ошибок, минимизировать риски потери или искажения информации.
- Определена и реализована альтернативная методика ведения учета, учитывающая специфику сети розничной торговли и необходимость прозрачной детализации при большом количестве ежедневных операций.
- Сформирован единый цифровой контур управления финансовыми и хозяйственными процессами группы компаний в «1С:ERP Управление предприятием».
- Регламентированный и оперативный учет ведутся в одной базе, дублирование и разрывы информации устранены.
- Себестоимость товаров снижена более чем в 2 раза за счет детализированного расчета и корректного распределения затрат на заработную плату при переходе на 1С:ERP.
- Трудозатраты на закрытие месяца сократились на 30% благодаря автоматизации операций и исключению ручной обработки и согласований.
- Автоматизация казначейских функций позволила существенно сократить время на обработку платежей и ввод банковских выписок.
- Подготовка и сдача регламентированной отчетности осуществляется без задержек и в полном объеме.
- Компания успешно и своевременно сдала отчетность за 1 квартал 2022 года, несмотря на масштаб изменений и сжатые сроки реализации проекта
- Оптимизация распределения затрат повысила управляемость и рентабельность товарных потоков, а прозрачность данных свела к минимуму внутренние ошибки и потери.
- Достигнут высокий уровень прозрачности, управляемости и контроля за финансами, трудозатратами и товарными потоками, что создало прочную базу для масштабирования бизнеса.
Наталья Вакуленко
Финансовый директор ООО «МОДИ»В результате проведенного внедрения, мы получили готовый функционал «1С:ERP Управление предприятием 2.5», который полностью удовлетворяет потребностям нашей компании в части регламентированного учета. Мы получили инструмент, позволяющий вести прозрачный регламентированный учет, контролировать денежные потоки в рамках казначейства, оперативно производить расчет заработной платы (начислять и фиксировать выплату зарплаты, исчислять регламентированные законодательством налоги и взносы с фонда оплаты труда, а также отражать начисленную зарплату и налоги в затратах предприятия) и вести комплексный кадровый учет, проводить анализ его состава, а также производить исчисления оценочных обязательств по резервам на предстоящие отпуска, в соответствие с требованиями действующего законодательства РФ. И все это в единой системе учета!