Концерн «Калашников» унифицировал процесс управления документооборотом
Отрасль : Машиностроение, приборостроение.
Исполнитель: КЦР
Функциональная область: Управление договорной деятельностью и платными услугами. Управление документами и контентом. Управление нормативно-справочной информацией.
12.09.2024 - 30.04.2025
Приволжский федеральный округ РФ
Концерн «Калашников» унифицировал процесс управления документооборотом на базе «1С:Документооборот». Разработанная архитектура позволила автоматизировать делопроизводство, выдачу задач и поручений, а также контроль исполнительской дисциплины на уровне группы, с учетом динамично меняющихся требований отрасли. В результате ускоилась обработка документов, сократилось время поиска, пересылки, согласования и подписания документов.
Группа компаний «Калашников» — крупнейший российский производитель боевого автоматического и снайперского оружия, управляемых артиллерийских снарядов, а также широкого спектра высокоточного оружия.
Цели проекта: создать единую среду СЭД, дефрагментировать и унифицировать существующие бизнес-процессов документообороты, чтобы устранить дублирование и несогласованность данных и повысить качество управленческих решений.
Задачи проекта:
- Реализовать проект на основе единого корпоративного шаблонного решения «1С:Документооборот» для комплексного подхода к автоматизации информационных процессов и унификации информационных систем управления документооборотом в концерне Калашникова.
- Создать единую среду для СЭД.
- Унифицировать справочники НСИ для целей документооборота.
- Унифицировать процессы работы с входящей и исходящей документацией.
- Создать единую среду постановки поручений, их регистрации, отчета об их исполнении и регистрации результатов исполнения.
- Унифицировать процессы создания, регистрации, доведения до пользователей и хранения организационно-распорядительной документации, в том числе локальных нормативных актов.
Предпосылками проекта являются:
- Фрагментарность существующей СЭД. Используется несколько несвязанных инструментов (сторонняя СЭД + Jira + электронная почта + таблицы Excel), что приводит к дублированию функций, отсутствию целостной картины процессов и снижению эффективности работы.
- Ограниченные возможности масштабирования СЭД. Закупка новых именных лицензий недоступна, что исключает возможность расширения числа пользователей и увеличения нагрузки на систему.
- Недостаточный функционал по контролю исполнения и автоматизации. Jira не является специализированным инструментом для автоматизации процессов СЭД, вследствие чего: ограничены возможности контроля исполнения поручений и соблюдения исполнительской дисциплины, высокая доля участия операторов в выполнении типовых процедур, что снижает эффективность работы.
- Фрагментарность НСИ. Отсутствие единого централизованного источника НСИ приводит к дублированию, несогласованности данных и снижает качество управленческих решений.
Система электронного документа построена на базе «1С:Документооборот» и связана с ИТ-ландшафтом руппы компаний не только средой виртуализации, но и посредством интеграции со смежными информационными системами: IDM, доменом, почтовыми серверами Exchange, а также «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Это позволило обеспечить сквозную авторизацию пользователей. Полностью автоматизирован процесс ведения справочной информации (сотрудники, должности, подразделения), кадровых изменений, структуры предприятия и назначение полномочий и прав доступа.
В рамках внедрения «1С:Документооборот» были автоматизированы следующие бизнес-процессы работы:
- с входящей и исходящей корреспонденцией;
- протоколами и организационно-распорядительными документами;
- служебными записками;
- должностными инструкциями и положениями о подразделениях;
- отчетами по исполнительской дисциплине и текущим задачам исполнителей.
При реализации проекта использована клиент-серверная архитектура с применением ОС MS Windows и системы управления базами данных MS SQL Server, что обеспечило высокую производительность и надежность системы.
В рамках внедрения и адаптации конфигурации были значительно доработаны справочники и основные регистры конфигурации, а также создан массив собственных объектов для обеспечения большей гибкости и удовлетворения требований заказчика.В рамках внедрения было автоматизировано более 10 000 рабочих мест, что позволило охватить всех участников процесса делопроизводства. Одновременно в системе используются различные типы клиентов для доступа и работы:
- тонкий клиент — более 5 600 пользователей (основной режим работы для большинства сотрудников);
- веб-клиент — более 4 400 пользователей (для удаленного доступа и гибкости).
Объем информационной базы на момент формирования настоящего описания составлял более 120 000 Мб, что отражает объем данных, обрабатываемых системой (прикладываемые к электронным документам файлы хранятся в томах на диске).Для обеспечения функционирования системы используется значительное количество метаданных (стандартных и кастомных), обеспечивающих комплексное управление процессами:
- 172 справочника;
- 204 регистра;
- 126 отчетов.
В настройках системы реализовано 16 Видов документов. В день в систему, в среднем, заносится 313 документов.
Проведенные работы с конфигурацией «1С:Документооборот» в части интеграции, доработок и настроек позволили встроить процессы делопроизводства в единую ИТ-экосистему группы компаний.
Проект внедрения «1С:Документооборот» в АО «Концерн «Калашников» отличается значительным масштабом в части количества дочерних и зависимых обществ группы компаний и, как следствие, количеством пользователей, а также объемами нового и доработанного функционала, который был разработан и внедрен на основе требований, сформулированных бизнес-пользователями.
Разработанная архитектура решения позволила успешно автоматизировать делопроизводство, выдачу задач и поручений, а также контроль исполнительской дисциплины на уровне группы, с учетом динамично меняющихся требований отрасли, организационных и функциональных зависимостей. Реализованные доработки и настройки стандартного функционала обеспечили минимизацию человеческого фактора при работе в информационной системе, гибкое разграничение прав доступа, а также свело к минимуму недостатки стандартной поставки конфигурации «1С:Документооборот».
Внедрение собственных разработок — гибкого рабочего стола, отчетов и механизмов уведомлений — вывело на новый уровень автоматизации процессы аппарата генерального, управляющих директоров, а также канцелярии.
Внедрение проходило в несколько последовательных этапов, работы проводились, преимущественно, удаленно и в сжатые сроки. По результатам внедрения достигнута основная цель проекта — создание единого и в высокой степени автоматизированного документооборота для более чем 10 000 сотрудников компании, удовлетворяющего всем требованиям.
Внедрение «1С:Документооборот 3.0 КОРП» в АО «Концерн «Калашников» позволило:
- ускорить процесс обработки документов;
- сократить время поиска, пересылки, согласования и подписания документов;
- минимизировать влияние человеческого фактора (за счет ведения нормативно-справочной информации, нормализации справочников, а также ряда реализованных в расширениях автоматических проверок в совокупности со стандартными механизмами контроля корректности вводимых данных);
- обеспечить доступ к информации в реальном времени — участники процесса видят текущий статус документов, что улучшает коммуникацию между организационными единицами и уменьшает количество запросов о статусе поставленных задач. вести учет изменений в документах, тем самым облегчая контроль.
Эффект от внедрения:
- сократились трудозатраты в подразделениях на 32%;
- снизились операционные и административные расходы на 6%;
- уменьшилась зависимость от зарубежного ПО на 100%;
- сократились сроки исполнения поручений на 37%;
- процесс согласования документов ускорился на 55%.
- бумажный документооборот сократился на 60%.
- время на поиск документов снизилось на 80%.
- повысилась прозрачность бизнес-процессов и оперативность работы подразделений.
Алексей Слюньков
Директор по информационным технологиям и связи АО «Концерн «Калашников»Бизнес-процессы стали прозрачнее — руководители могут отслеживать ключевые моменты в работе подразделений, а сотрудники — актуальные задачи и сроки их выполнения. Произошло ускорение процессов согласования документов и работа каждого подразделения при работе с документами. Уменьшилось количество ручного труда и ошибок в работе.