Шереметьево Хэндлинг построил систему электронного документооборота


Рабочих мест: 1100
Отрасль : Транспорт и логистика.
Исполнитель: Холдинг Т1
Функциональная область: Управление транспортом.
22.02.2022 - 30.06.2023
Центральный федеральный округ РФ

||
Краткое описание проекта

Шереметьево Хэндлинг построил систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот». Проект был направлен на оптимизацию бизнес-процессов в области документооборота, включая контроль решений, минимизацию неотслеживаемых задач, сокращение времени согласования и утверждения документов, создание единого информационного пространства для хранения и поиска файлов, оптимизацию обработки документов и повышение автоматизации с переходом на электронный документооборот.

Заказчик

ООО «Шереметьево Хэндлинг» — это ключевой оператор по наземному обслуживанию воздушных судов Международного аэропорта Шереметьево. Оказывает полный спектр услуг по обслуживанию пассажиров, багажа и воздушных судов.

Цели и задачи проекта

Цель проекта — оптимизировать бизнес-процессы в области документооборота:

  1. Обеспечить контроль принятых решений по документам и поручениям, полностью устранить или минимизировать задачи, которые невозможно отслеживать.
  2. Контролировать и оптимизировать время, затрачиваемое на согласование и утверждение документов.
  3. Оптимизировать обработку и отправку документов, получить контроль и возможность и исключения ошибок и задержек.

Задачи проекта:

  1. Создать общее документационно-информационное пространство, организовать хранение файлов документов, упростить их поиск.
  2. Увеличть долю автоматизированных процессов, перейти на электронный документооборот.
Ситуация до старта проекта

До начала проекта компания сталкивалась со следующими сложностями:

  1. ИТ-ландшафт был построен на базе продуктов различных вендоров.
  2. Отсутствие нормализованной НСИ.
  3. Отсутствие сквозной интеграции между системами.
  4. Недостаточная автоматизация основных бизнес-процессов.

В связи с этим получение, обработка входящей/исходящей корреспонденции, управление договорами и связями между документами требовали дополнительного ручного труда для отражения в финансовом контуре.

Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот». Автоматизированы функции:

  1. Документооборот (ECM).
  2. Делопроизводство.
  3. Учет и хранение документов.
  4. Ведение номенклатуры дел.
  5. Учет и контроль исполнения поручений.
  6. Учет рабочего времени.
  7. Учет договоров.
  8. Работа с обращениями граждан.

Sheremet_Handling_Shema_1.jpg

Схема архитектуры

Особенности и уникальность проекта

Для обеспечения работоспособности системы была выбрана схема продуктивного контура, состоящего из одного сервера приложений 1С и одного сервера СУБД. Пользователи работают на своих ПК с установленным клиентом 1С.
Контур среды разработки состоит из одного сервера СУБД и одного сервера приложений 1С, совмещающего в себе веб-сервер и сервер хранилища разработки. Также имеется контур тестирования, состоящий из одного сервера СУБД и одного сервера приложений 1С, совмещающего в себе веб-сервер и сервер хранилища предпродуктивного контура.

В качестве операционной системы для серверов СУБД выбран AstraLinux, в качестве СУБД использован Postgres.

С система «бесшовно» интегрируется с функциональными блоками:

  1. Карточки документов.
  2. Входящая корреспонденция.
  3. Обращения граждан.
  4. Исходящая корреспонденция.
  5. Организационно-распорядительные документы.
  6. Внутренние локальные акты.
  7. Служебные записки.
  8. Управление доверенностями.
  9. Управление договорами.
  10. Управление претензиями и исками.
  11. Управление мероприятиями.
  12. Корпоративное одобрение вопросов.
  13. Уведомления.
  14. Отчеты.
  15. Управление шаблонами.
  16. Учет бумажных документов.
  17. Штрихкодирование и QR.
  18. Фирменные бланки.
  19. Распознавание документов.
  20. Архив электронных документов.
  21. Управление процессами и задачами.
Результаты проекта

В результате проекта максимально автоматизирован электронный документооборот. Внедрение привело к стандартизации процессов, улучшило оперативность принятия решений. Новая информационная система позволяет:

  1. Контролировать принятые по документам и поручениям решения. Задачи, которые невозможно отслеживать, полностью устранены или минимизированы. 
  2. Контролировать и оптимизировать время, затрачиваемое на согласование и утверждение документов.
  3. Оптимизировать обработку и отправку документов, получить контроль и возможность и исключения ошибок и задержек.

Показатели экономической эффективности:

  • ускорилось получение управленческой отчетности: 15%;
  • ускорилось формирование регламентированной отчетности: 15%;
  • снизилась зависимость от зарубежного ПО: 100%.
Отзыв заказчика

Александр Добровинский

ИТ Директор ООО «Шереметьево Хэндлинг»

Команда Холдинга Т1 приложила все усилия, чтобы реализовать проект в максимально сжатые сроки. Проект охватывает все бизнес-процессы компании, что является ключевым показателем эффективности.