Единая система электронного документооборота в крупнейшей строительной группе компаний России  «Газстройпром»


Рабочих мест: 12500
Отрасль : Строительство и девелопмент.
Исполнитель: 1С:Первый Бит, Санкт-Петербург – Центральный офис
Функциональная область: Управление на уровне группы компаний и холдинга. Управление документами и контентом.
01.01.2023 - 01.02.2025
Федеральный масштаб

||
Краткое описание проекта

Газстройпром построил единую систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП». Система обеспечивает документооборот и делопроизводство на всей территории страны. Внедрена возможность QR-кодирования, позволяющая подтверждать подлинность и целостность документов, контролировать печатные экземпляров, обеспечить возможность автоматизированной обработки, ускорить все этапы работы с бумажными документами. Часть задач выполняется без участия человека, благодаря интеграции программных роботов в маршруты обработки документов. Предиктивные алгоритмы позволяют минимизировать количество отказов в согласовании документов.

Заказчик

АО «Газстройпром» — крупнейший строительный холдинг России, генеральный подрядчик по строительству объектов ПАО «Газпром», выполняющий полный комплекс работ в рамках проектов по добыче, переработке и транспортировке природного газа. Общая численность персонала холдинга — 90 тысяч человек.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • повысить прозрачность процессов согласования и подписания документов, улучшить исполнительскую дисциплину;
  • обеспечить достоверность, целостность и актуальность согласуемой информации;
  • соакратить время и трудозатраты на подготовку и поиск необходимых документов;
  • минимизировать количество документов, подписываемых в бумажном виде;
  • повысить производительность труда за счет сокращения объема и времени выполнения задач.

Задача проекта: построить единую системы электронного документооборота (ЕСЭД) на базе «1С:Документооборот КОРП».

Ситуация до старта проекта

На момент начала проекта организации ГК АО «Газстройпром» вели разрозненный документооборот, применялись различные средства автоматизации отдельных задач, значительный объем обработки документов осуществлялся бумажных носителях, что сопровождалось ощутимыми трудозатратами и длительностью выполнения задач.

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система электронного документооборота построена на базе «1С:Документооборот КОРП» и является одним из ключевых элементов инфраструктуры группы компаний. Система обеспечивает документооборот и делопроизводство на всей территории страны. Информационная система критически важна для поддержания непрерывности бизнес-процессов организаций.

Автоматизированы следующие функции:

  1. Ведение номенклатуры дел.
  2. Делопроизводство.
  3. Учет договоров.
  4. Учет и контроль исполнения поручений.
  5. Учет и хранение документов.

Особенности системы:

  • более 45 900 учетных записей сотрудников для возможности работы в системе;
  • многие сотрудники работают в системе вне фиксированного рабочего места, перемещаясь между городами и объектами;
  • территориальная распределенность пользователей с различными каналами связи для работы с информационной системой;
  • система работает в условиях высокой нагрузки из-за большого количества одновременных подключений.
Особенности и уникальность проекта

Проект реализован классическим методом управления с применением гибких подходов на отдельных этапах работ. При проектировании информационной системы были применены наиболее успешные кейсы цифровой трансформации из опыта компании «1С:Первый БИТ»:

  1. Внедрение в документооборот возможности QR-кодирования, позволившего решить вопросы подтверждения подлинности и целостности документов, контроля печатных экземпляров, обеспечить возможность автоматизированной обработки, ускорить все этапы работы с бумажными документами.
  2. Интеграция программных роботов в маршруты обработки документов, позволяющая выполнять часть задач без участия человека.
  3. Разграничение доступа к информационной системе осуществляется на основе информационной системы кадрового учета в соответствии с занимаемой должностью и сферой деятельности сотрудника.
  4. Комплексная интеграция с оператором ЭДО, позволяющая пользователям решать свои задачи в рамках одной информационной системы.
  5. Проактивный мониторинг состояния информационной системы, оценивающий распределение рабочих процессов между потоками обработки документов и выявляющий аномалии в обработке задач пользователями. Это позволяет предупредить простои, а также оценить эффективность работы системы.
  6. Перевод документооборота в электронный вид с подписанием, в том числе, внутренних документов, электронными подписями различных типов.
  7. Использование мобильных устройств в процессе обработки части документов и архивного хранения.
  8. Организация совместной обработки отдельных видов документов пользователями, являющимися работниками различных компаний.
Результаты проекта

Внедрение единой системы электронного документооборота позволило группе компаний значительно упростить и ускорить работу с документами, обеспечить прозрачность процессов, повысить контроль исполнения задач и достичь высокой эффективности работы во всех подразделениях холдинга. В частности, можно отметить следующие результаты:

  • в группе внедрена единая методология делопроизводства и документооборота, определены процессы обработки документов с нормативными сроками;
  • обеспечена достоверность, целостность и актуальность данных обрабатываемого документа;
  • оптимизирован процесс поиска необходимых документов с помощью специализированных инструментов, что существенно сократило время на эту операцию;
  • за счет комплексной интеграции с оператором ЭДО минимизировано количество документов, подписываемых в бумажном виде, увеличена скорость подписания;
  • роботизация процессов позволила сократить время обработки документов, объем задач сотрудников, устранить трудоемкие рутинные операции, обеспечить комплекс необходимых контрольных процедур;
  • предиктивные алгоритмы позволили минимизировать количество отказов в согласовании документов;
  • разработаны инструменты получения сводной статистики по всей группе в разрезе документов и задач, что позволяет оценивать эффективность работы подразделений.

Экономический эффект от внедрения:

  • сокращение операционных и административных расходов — 5%;
  • сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 35%;
  • снижение зависимости от зарубежного ПО — 5%;
  • ускорение получения управленческой отчетности — 25%.