Компания «Ладога» перевела бизнес-процессы в комплексную информационную систему

Перед стартом проекта было проведено обследование текущих бизнес-процессов компании во всех стратегически значимых подразделениях: от отделов закупок и продаж до производственных участков, складов и бухгалтерии. Это включало получение обратной связи от пользователей о реализации их требований в конфигурации, разработанной предыдущим подрядчиком. На основании проведённого анализа было принято решение о продолжении реализации внедрения системы «1С:ERP Управление предприятием» + «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP».

Работа над проектом началась с этапа моделирования. Это назначение преследовало 2 цели:

• определить, насколько хорошо ранее реализованный функционал системы закрывает текущие бизнес-процессы предприятия, а также задокументировать бизнес-процессы и готовый функционал;
• отследить, какие изменения в бизнес-процессах произошли с момента последнего запуска, и принять решения по доработкам текущего функционала.

По результатам моделирования оказалось, что многие процессы с момента приостановки предыдущего проекта были уже пересмотрены Заказчиком и изменились. Выявлено множество требуемых доработок, перечень которых разбили на группы для оценки сроков реализации проекта. Группы соответствовали следующим градациям по приоритету:

• 0 — приоритет (реализация до запуска системы в эксплуатацию);
• 1 — приоритет (реализация сразу после готовности 0 приоритета, как можно скорее);
• 2 — приоритет (реализация после запуска системы, процессы не требуют быстрого запуска, печатные формы).

Основные доработки 0 и 1 приоритета были направлены на перенос данных и реализацию логики бизнес-процессов предприятия в новой конфигурации, что позволило бы сократить сложность ввода документов и операций пользователями.

Ориентируясь на исходные данные по приоритетам, специалистами «1С:Первого БИТа» был выделен неавтоматизированный, но ключевой блок ЕГАИС с запуском в поставленные сроки. А для того, чтобы запустить оставшиеся системы, потребовалось разработать правила обмена документами для их выгрузки из 1С:УПП в 1С:ERP. Подобный подход позволил разделить нагрузку на поддержку эксплуатации системы и ввода начальных остатков.

В связи с выделенным порядком доработки ЕГАИС были перенесены в 0 приоритет. Разработаны правила загрузки в ЕГАИС нормативно-справочной информации и остатков штрихкодов, справок А, Б и поддиапазонов ФСМ на начало года. Информация по остаткам и НСИ на тот момент хранилась в двух системах — внешней для отправки документов в ЕГАИС и «1С:УПП». Доработан обмен и заполнение документов ЕГАИС в «1С:ERP» данными из внешней системы. Реализована обработка обмена с оборудованием по чтению ФСМ, работа со смотчиком марок, авторазбитие поддиапазонов ФСМ, оклейка импортной продукции.

Запуск ЕГАИС был выполнен в рамках технологического окна на производстве, что позволило начать работать в новой системе уже с первого дня запуска производственных линий.

В итоге для внедрения основной учктной системы и полного перехода работы на «1С:ERP» были реализованы следующие задачи:

• разработаны правила загрузки НСИ и документов из различных систем учёта. Потребовалось загружать и сопоставлять данные из 1С:УПП и 1С:ERP, т.к. на момент старта проекта существовала конфигурация «1С:ERP» для автоматизации учёта таможенного склада, а в ранее не запущенной конфигурации хранилась обогащённая НСИ номенклатура и выверенные ресурсные спецификации. Также реализованы рассылки оповещений при изменении НСИ в системе;
• выстроены учетные процессы и разработан функционал для подразделений, ранее неработавших в автоматизированных системах (купажный цех и спиртохранилище), учет которых велся только в электронных таблицах;
• для расчета объемов спиртового сырья была разработана собственная подсистема, позволяющая отслеживать состав и содержание серии спирта и ССП в готовой продукции, формировать отчеты для бухгалтерии, производства и ЕГАИС, автоматически заполнять данные по сырью в отчёте о производстве ЕГАИС. Реализованы пересчёты курсов валют и формирование предварительной себестоимости импортных товаров;
• разработано АРМ по работе со сторонними организациями (документы, интерфейсы, печатные формы и отчеты);
• проведена работа по реализации подсистемы «тонкой» настройки прав пользователей к документам и реквизитам документов; автоматическое изменение времени документа от видов документов для сохранения последовательности движений спирта на предприятии и учета акцизов;
• в компании появилось новое бизнес-направление — оказание услуг по таможенному оформлению грузов для сторонних заказчиков, что потребовало разработки отдельной подсистемы и рабочего места, позволяющего отслеживать поступивший товар на склад таможенного оформления, полученные марки ФСМ, их оклейку и хранение в разрезе диапазонов и поддиапазонов.

Для оценки готовности системы и персонала к работе в «1С:ERP Управление предприятием» + «1С:Производство алкогольной продукции. Модуль для 1С:ERP» было проведено расширенное тестирование системы. В копию базы перенесли остатки и документы за период с начала года, создали пользователей, провели обучение по всем процессам, доработкам и сымитировали полный жизненный цикл предприятия от закупки сырья и импорта товаров до отгрузки покупателям, включая экспортные операции. Успешное тестирование позволило уже в течение недели отказаться от ведения учета в 1С:УПП.

Во время работы над проектом в системе произошла техническая авария, которая привела к потере данных. Для минимизации финансовых и репутационных потерь была организована поддержка выпуска продукции и ее учет в ручном режиме, а параллельно запущен процесс восстановления данных по бумажным носителям. Проектная команда ГК «Ладога» и сотрудников «1С:Первого БИТа» провела работу по вводу документов, выверке остатков, проведению их в системе и сравнению с кусочками информации. При этом были выдержаны сроки сдачи бухгалтерской и налоговой отчётности, удалось провести восстановление без остановки производства и отгрузки продукции. Система была восстановлена в течение 2-х месяцев. Затем были проведены работы по передаче поддержки системы на специалистов Заказчика и разработка функционала задач второго приоритета.

Схема архитектуры